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Navigation: Configuration des modules > Configurer les modèles de documents > Automatiser l'envoi de documents fusionnés à partir d'un modèle de document

Définir une tâche « Fusionner des documents »

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Menu : APS > Tâches planifiées (Assistant)

Automatisation par l'APS

Cette tâche vous permet de générer un ou plusieurs documents relatifs à un employé ou un événement donné (accident de travail, absence, entretien, etc.) à partir des modèles de document. Ces documents peuvent être envoyés par courrier électronique à l'employé ou à son supérieur.

Il peut s'agir d'une lettre pour confirmer la réception d'un curriculum vitæ, planifier une rencontre pour l'entretien, etc.

Les documents fusionnés pour un employé sont conservés dans sa fiche d'employé.

Les documents fusionnés pour un événement de l'employé sont traités comme des éléments de suivi de cet événement. Dans ce cas, c'est le type du modèle de document utilisé qui conditionne le type d'événement associé au document fusionné (ex. un modèle de document de type SST - Accident de travail sera associé à un événement de type Accident de travail). Il sera alors important de définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée (fenêtre flottante Condition) pour éviter que le document fusionné ne se retrouve dans tous les accidents de travail.

Voir Documents fusionnés pour plus de détails sur les documents fusionnés.

Limitations

Cas

Explications

Format du document fusionné

Lors d'une fusion en lot, le document fusionné sera toujours copié directement dans le corps du courrier électronique (en format HTML). Le système ne prend pas en considération les paramètres suivants qui figurent dans le modèle de document : Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel et Introduction. Donc, le document fusionné n'est pas envoyé en pièce jointe et le contenu du champ Introduction (figurant dans le modèle de document) ne figure pas dans le courriel.

•Si le document a été fusionné à partir d'un modèle de document Word qui comprenait une image, celle-ci ne sera pas visible. Si vous utilisez des modèles de document Word qui comprennent des images, par exemple pour imprimer un en-tête, assurez-vous de fusionner ces documents individuellement dans le dossier concerné et non en lot.

•Si le document a été fusionné à partir d'un modèle de document interne qui comprenait une image, celle-ci sera visible si l'utilisateur accepte de télécharger cette image qui a été sauvegardée à une URL précise dans le modèle de document.

Champs à occurrences multiples exigeant une sélection de la part de l'utilisateur

Si le modèle de document comprend des champs à occurrences multiples qui exigent une sélection de la part de l'utilisateur, le document fusionné ne peut pas être créé. Ce cas se produit, par exemple, lorsque le modèle de document comprend des champs sur la conséquence (Date de début, Date de fin, etc.). Comme il peut y avoir plusieurs conséquences dans un même événement, l'utilisateur doit choisir manuellement la conséquence requise. La fusion en lot ne permet pas ce type de sélection.

Par conséquent, si vous ajoutez ce type de champs dans des modèles de document, assurez-vous de les fusionner individuellement dans le dossier concerné et non en lot. Vous pourrez alors sélectionner l'occurrence requise du champ (conséquence, etc.) et obtenir les données appropriées dans le document fusionné.

Étape précédente

Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

Configurer le modèle de tâche

1.Selon le cas, choisir l'une des combinaisons Catégorie / Modèle suivantes :

•Employé / Fusionner des documents,

•Evénement de l'employé / Fusionner des documents.

2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues).

3.Sélectionner le modèle de document à utiliser.

Seuls les modèles de documents dont les destinataires sont des employés ou des responsables de dossier sont disponibles. Cependant, selon la combinaison Catégorie / Modèle sélectionnée dans la tâche, seuls certains types de modèles de documents sont disponibles.

Type de modèle de document affiché selon la combinaison Catégorie / Modèle dans la tâche

Catégorie / Modèle

Type de modèle de document disponible

Evénement de l'employé / Fusionner des documents

Clinique médicale

SST - Accident de travail

Entretien

Formation - Inscription à une session

Formation - Liste d'attente

Recrutement - Candidat

Temps - Absence

Employé / Fusionner des documents

Employé

4.Préciser si le document fusionné doit être sauvegardé ou envoyé par courrier électronique.

Selon la combinaison Catégorie / Modèle sélectionnée, préciser où le document doit être sauvegardé.

Catégorie / Modèle	Case
Evénement de l'employé / Fusionner des documents	Sauvegarder le document dans le suivi de dossier de l'événement qui y est associé
Employé / Fusionner des documents	Sauvegarder le document dans la fiche d'employé

Astuce

Note : Il n'est pas obligatoire de sauvegarder le document fusionné. Si l'utilisateur choisit de ne pas sauvegarder le document, le système ne conservera aucune trace.

5.Cocher la case Envoyer le document par courrier électronique à l'employé pour expédier le document par courriel à tous les employés répondant aux conditions définies dans la tâche planifiée.

6.Cocher la case Envoyer le document par courrier électronique aux supérieurs de l'employé pour expédier le document par courriel aux supérieurs hiérarchiques de l'employé.

7.Cocher la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique pour que le courrier électronique comprenne un hyperlien qui permettra à l'utilisateur d'accéder directement au dossier concerné.

Par exemple, si le document est fusionné dans l'entretien, l'utilisateur accédera à cet événement en cliquant sur l'hyperlien. Toutefois, si l'utilisateur n'a pas les droits requis pour accéder à ce type de dossier, il obtiendra une erreur 1201 (Accès refusé) en cliquant l'hyperlien et ne pourra pas accéder au dossier. Les droits d'accès configurés pour cet utilisateur dans SIGMA–RH sont respectés.

Astuce

Note : En décochant la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique, l'hyperlien ne sera pas présent dans le courrier électronique envoyé, ce qui peut être intéressant si l'utilisateur n'a jamais accès au dossier concerné, mais qu'il doit quand même être avisé par courrier électronique. Par exemple, si le document est fusionné dans l'entretien, mais que le courrier électronique doit être envoyé à l'employé associé à l'événement, vous pourriez décocher la case pour ne pas afficher le lien si l'employé n'a pas accès à ce type de dossier.

8.Si la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique a été cochée, choisir le type de profil qui doit être utilisé pour évaluer la sécurité à appliquée au lien qui figurera dans le courriel envoyé.

9.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne correspondent pas aux conditions définies dans la tâche planifiée, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Adresses supplémentaires.

Envoyer un courrier électronique à un employé

1.Sélectionner le type Employé dans la liste déroulante.

2.Cliquer Loupe .

3.Faire une recherche pour repérer l'employé.

4.Cocher l'employé qui convient, puis cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système retourne à la fenêtre principale où le nom de l'employé sélectionné est affiché.

5.Cocher le type de destinataire :

•A s'il s'agit du destinataire principal,

•Cc pour envoyer une copie du courriel à titre informatif,

•Cci pour cacher le nom du destinataire.

Résultat : L'adresse et le type du destinataire sont affichés au-dessus des boutons de sélection.

Envoyer un courrier électronique à un destinataire qui n'est pas un employé

1.Sélectionner le type Autre dans la liste déroulante.

2.Entrer directement l'adresse (ex. polka@bktours.com).

3.Cocher le type de destinataire :

•A s'il s'agit du destinataire principal,

•Cc pour envoyer une copie du courriel à titre informatif,

•Cci pour cacher le nom du destinataire.

Résultat : L'adresse et le type du destinataire sont affichés au-dessus des boutons de sélection.

Étape suivante

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification et aux conditions requises.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) :

•Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence.

•Définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Condition

•Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée.

Voir aussi...

Ajouter une tâche planifiée

Modifier une tâche planifiée

Définir une tâche

Modifier une tâche

Catégories de tâches pouvant être exécutées

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