Les notes manuelles servent à indiquer des événements ponctuels. Elles peuvent servir par exemple à inscrire une réunion ou un entretien à votre agenda.
1.Accéder au menu requis :
Type d'agenda
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Description
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Agenda personnel
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Dans la barre de menu de l'écran (coin supérieur droit), choisir Mon agenda sous votre nom.
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Agenda collectif
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Choisir Multimodules > Gestion des agendas dans la barre de menus, puis sélectionner l'agenda approprié.
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Résultat : L'agenda s'affiche à l'écran.
2.Cliquer le jour ou l'heure de la note (selon la vue de l'agenda) ou cliquer le bouton Ajouter une note de la fenêtre flottante secondaire Agenda.
Champ
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Description
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Objet *
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Saisir le texte qui sera reporté dans :
•le titre de la note ajoutée dans l'agenda; •l'objet du courrier électronique, si vous configurez l'envoi de celui. |
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Début *
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Inscrire la date et l'heure de début de la note.
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Fin *
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S'il s'agit d'un événement étalé sur plusieurs heures ou jours, indiquer la date et l'heure de fin de cette note. Dans ce cas, une barre bleue sera affichée en haut de la note.
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Type
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Choisir le type de note, par ex. A faire, Appel ou Rendez-vous.
Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Statut note (Note évolutive) (code SN).
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Note : Ce champ s'affiche uniquement lorsque le dossier de l'utilisateur qui est propriétaire de l'agenda a été associé à un dossier d'employé.
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Description *
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Rappel
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Il est possible de générer un rappel pour cette note. Ce rappel sera :
•affiché dans la fenêtre flottante secondaire Rappels de la page d'accueil de l'application ou dans le menu Rappels; •transmis par courrier électronique (si la case Envoyer un courrier électronique au moment du rappel est cochée). Si nécessaire, définir quand le rappel sera généré. Si aucun rappel n'est nécessaire et qu'une simple note doit être ajoutée à l'agenda, ne pas cocher la case Rappel. En inscrivant 0 jour avant ou après, le rappel s'affiche à la date de début de la note manuelle.
Exemples :
•1 semaine avant la date de début de la note manuelle •1 jour après la date de début de la note manuelle |
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Envoyer un courrier électronique au moment du rappel
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Cocher cette case pour que le ou les utilisateurs de l'agenda soient prévenus par courrier électronique.
Sélectionner l'option requise :
Envoyer à la date du rappel
Le système enverra le courriel seulement lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel sera unique.
Exemple :
L'utilisateur sélectionne Envoyer à la date du rappel. Dans le champ Rappel, il précise 10 jours avant la date de début de la note manuelle.
Dans ce cas, l'utilisateur recevra le courriel 10 jours avant la date de début de la note manuelle.
Envoyer tous les jours à partir de la date du rappel
Le système enverra le courriel lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel se poursuivra jusqu'à la date de début de la note manuelle.
Exemple :
L'utilisateur sélectionne Envoyer tous les jours à partir de la date du rappel. Dans le champ Rappel, il précise 10 jours avant la date de début de la note manuelle.
Dans ce cas, l'utilisateur recevra le courriel 10 jours avant la date de début de la note manuelle, puis un autre courriel 9 jours avant, et un autre courriel 8 jours avant, etc.
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3.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la note.
Résultat : Le système retourne à l'agenda où la note est maintenant affichée.
4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'agenda.
Voir aussi...
Sécurité des agendas
Paramétrer un agenda
Supprimer une note dans un agenda
Imprimer un agenda
Configurer des notes automatiques individuelles dans un agenda
Configurer des notes automatiques collectives
Gérer les rappels
Créer un agenda collectif
