Configurer le référentiel des actions à réaliser pour le preboarding (pré-embauche)

Barre de menus : Configuration

Menu : Salariés > Référentiel des actions à réaliser pour le preboarding

Les actions à réaliser peuvent être regroupées dans un référentiel. Une fois que les actions à réaliser sont ajoutées, vous pouvez les associer à un modèle de preboarding. La même action à réaliser peut être associée à plusieurs modèles de preboarding.

Pour chaque action à réaliser, vous devez préciser :

•la méthode utilisée pour calculer la date limite de cette action une fois qu'un nouvel événement de pré-embauche (Preboarding) sera créé;

•la personne qui sera proposée comme responsable lorsqu'un nouvel événement de pré-embauche (Preboarding) sera créé.

Chaque référentiel peut être cloisonné, par exemple si chaque niveau 4 dans votre structure administrative (Etablissement) a ses propres actions à réaliser qui ne doivent pas être visualisées et utilisées dans un autre établissement.

Note : Le référentiel des actions à réaliser comprend habituellement les actions fréquentes qui peuvent être réutilisées dans plusieurs modèles de preboarding, par exemple l'action Remise de clés peut être réutilisée dans les modèles de preboarding réservés aux cadres et aux employés de bureau. Cependant, si une action s'applique uniquement à un modèle de preboarding, elle peut être ajoutée directement dans ce modèle. De plus, si le modèle de preboarding le permet, des actions à réaliser peuvent être ajoutées directement dans l'événement de pré-embauche (Preboarding).

1.Choisir Salariés > Référentiel des actions à réaliser pour le preboarding dans la barre de menus Configuration.

2.Accéder au référentiel requis.

3.Dans la fenêtre Actions à réaliser, cliquer Ajouter.

Résultat : L'écran de définition des actions à réaliser s'affiche.

4.Saisir les informations obligatoires dans la fenêtre flottante Informations générales, puis cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'action à réaliser.

Champ

Utilisation

Code *

Saisir le code unique qui permet d'identifier cette action à réaliser.

Nom *

Saisir le nom de cette action à réaliser.

Directive

Saisir la directive applicable pour cette action à réaliser.

Ce champ permet de saisir des instructions détaillées qui indiqueront au responsable de l'action à réaliser ce qu'il doit faire lors de l'ajout des événements de pré-embauche.

Type

Sélectionner le type de cette action à réaliser.

Les codes figurant dans cette liste déroulante sont définis dans la table de codes de sélection Type pour référentiel et action à réaliser {Preboarding/Onboarding/offboarding} (code XCM).

Indiquer la façon pour calculer la date limite pour compléter l'action

Sélectionner la date qui doit être prise en compte pour calculer automatique la date figurant dans le champ Date limite de réalisation des actions à réaliser. La date limite de réalisation sera calculée automatiquement au moment lors de la création des actions à réaliser à l'ajout des événements de pré-embauche.

Préciser ensuite comment le délai doit être calculé en choisissant le nombre de jours, de semaines ou de mois approprié. Par exemple, 7 jours après la date de l'événement.

Cette date permet d'afficher les statuts des actions à réaliser (en retard ou non) dans le menu Salariés > Registre des actions à réaliser (preboarding, onboarding, offboarding).

Sélectionner la personne qui sera proposée comme responsable au moment de la création de l'action à réaliser

Choisir la méthode utilisée afin de désigner la personne qui sera proposée par défaut comme responsable lors de l'ajout des événements de pré-embauche.

Attention : Si la méthode de désignation sélectionnée fait en sorte que plusieurs personnes peuvent être responsables, aucun responsable ne sera désigné automatiquement dans les actions à réaliser ajoutées dans les événements de pré-embauche. Par exemple, si vous choisissez le groupe d'utilisateurs Responsable RH et que 3 utilisateurs sont membres de ce groupe, aucun des trois utilisateurs ne sera désigné comme responsable. Une désignation manuelle devra être faite dans les actions à réaliser dans les événements de pré-embauche.

Méthode de désignation

Paramètres à saisir

Employé

Sélectionner l'employé requis.

Groupe d'utilisateurs

Sélectionner le groupe d'utilisateurs requis.

Tous les employés occupant un poste seront des approbateurs

Sélectionner le poste requis.

Supérieurs hiérarchiques de l'employé (N + X)

1.Saisir à quel niveau de supérieur hiérarchique de l'employé l'approbateur doit être désigné.

2.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

Champ de référence sur un employé

Sélectionner le champ de référence requis. Le système présente tous les champs de l'écran où l'on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés).

Supérieurs hiérarchiques d'un champ de référence sur un employé (N + X)

1.Sélectionner le champ de référence requis.

Résultat : Le système présente tous les champs de l'écran dans lesquels on peut choisir un employé. Il peut s'agir d'un champ système (par exemple le champ réservé au responsable de dossier d'un événement) ou d'un champ utilisateur de type Champ de recherche (alimentée par la liste des employés).

2.Saisir le niveau hiérarchique de la personne devant être approbateur.

3.Choisir la méthode utilisée pour déterminer la chaîne hiérarchique.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le référentiel des actions à réaliser.

Voir aussi...

Gérer les événements de pré-embauche (Preboarding)

Configurer les modèles de preboarding

Consulter le registre des actions à réaliser (preboarding, onboarding, offboarding)