1.Choisir la catégorie Demande de congé et le modèle Envoyer un courrier électronique à l'approbateur. 2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues). 3.Cocher la case Inclure le nom de l'employé dans le sujet du message si le nom de cette personne doit être ajouté au sujet du courrier électronique qui sera envoyé automatiquement. 4.Cocher la case Inclure un iCal au courriel si un iCal doit être ajouté au courrier électronique qui sera envoyé automatiquement.
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Note : Si cette case est cochée, les dates de début et de fin figurant dans le iCal correspondront aux dates de début et de fin précisées dans la demande de congé. De plus, l'heure de début et de fin figurant dans le iCal correspondront à l'heure de début de la première journée d'absence et à l'heure de fin de la dernière journée d'absence.
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5.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne correspondent pas aux conditions définies dans la tâche planifiée, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Adresses supplémentaires.
1.Sélectionner le type Employé dans la liste déroulante. 2.Cliquer  . 3.Faire une recherche pour repérer l'employé. 4.Cocher l'employé qui convient, puis cliquer Sélectionner. Résultat : Le système retourne à la fenêtre principale où le nom de l'employé sélectionné est affiché.
5.Cocher le type de destinataire : •A s'il s'agit du destinataire principal, •Cc pour envoyer une copie du courriel à titre informatif, •Cci pour cacher le nom du destinataire. Résultat : L'adresse et le type du destinataire sont affichés au-dessus des boutons de sélection.
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1.Sélectionner le type Autre dans la liste déroulante. 2.Entrer directement l'adresse (ex. polka@bktours.com). 3.Cocher le type de destinataire : •A s'il s'agit du destinataire principal, •Cc pour envoyer une copie du courriel à titre informatif, •Cci pour cacher le nom du destinataire. Résultat : L'adresse et le type du destinataire sont affichés au-dessus des boutons de sélection.
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6.Saisir le sujet du courrier électronique. 7.Inscrire le message que le destinataire pourra visualiser. Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique.
8.Au besoin, joindre des documents au courriel.
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Attention : Vous pouvez uniquement ajouter une pièce jointe au courriel à partir du menu Gestion des tâches. Cet ajout ne peut être fait si vous créez la tâche à partir du menu Tâches planifiées (Assistant). Si une pièce jointe est requise :
1.Créer la tâche dans le menu Gestion des tâches. 2.Créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) en prenant soin de sélectionner la tâche créée au préalable. |
1.Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Pièces jointes. 2.Inscrire une description du document à attacher (en français, en anglais ou dans les deux langues). 3.Cliquer Parcourir et localiser le document sur le serveur, le disque dur du PC, etc. 4.Inscrire la date du document. 5.Cliquer Enregistrer pour finaliser l'attachement du document. |
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