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Navigation: Configuration des modules > Configurer les agendas et les rappels > Configurer des notes automatiques collectives

Ajouter une note automatique collective

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Barre de menus : Configuration

Menu : Multimodules > Notes automatiques collectives

Une fois qu'une note automatique collective est sauvegardée, le système créera dans les agendas de tous les utilisateurs liés à un employé qui répondent aux conditions définies dans les étapes Étape 4 et Étape 5 une note automatique dont la configuration est identique à celle figurant dans la note automatique collective.

Astuce

Note : Dès qu'une note automatique crée une note à l'agenda, un iCal est automatiquement inclus dans les notifications envoyées par courriel. Ce iCal comprend la date de début de l'événement.

Pour certains éléments déclencheurs, le iCal est fait pour une date et une heure précises. Voir la liste des éléments déclencheurs qui prennent en considération l'heure.

Attention

Attention : La sécurité ne s’applique pas lors de la création des notes automatiques à partir des notes automatiques collectives. Par conséquent, si l’utilisateur qui configure la note automatique collective n’a pas accès à certains dossiers d'employés, le système créera quand même les notes automatiques dans les agendas des utilisateurs liés à un employé.

Étape 1 - Indiquer ce qui déclenchera la création ou la modification automatique des notes à l'agenda

1.Choisir Multimodules > Notes automatiques collectives dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer Ajouter.

3.Indiquer ce qui déclenchera la création ou la modification automatique des notes à l'agenda.

Champ

Description

Nom du module contenant l'élément déclencheur

Choisir le module pour lequel la note sera générée.

En plus des événements standards auxquels l'utilisateur connecté a accès, le système liste également les écrans utilisateurs de type Événement associé à un employé et Suivi de dossier d'événement employé auxquels l'utilisateur connecté a accès.

Élément déclencheur

Sélectionner l'élément déclencheur qui va provoquer la création d'une note à l'agenda (ex. Date de début d'absence/congé, Nouveau rapport d'accident, etc.). Le contenu de cette liste déroulante s'ajuste en fonction du module sélectionné précédemment.

Si vous aviez sélectionné un écran utilisateur dans le champ Nom du module contenant l'élément déclencheur, les éléments qui peuvent générer une note à l'agenda sont les suivants :

Type d'écran utilisateur

Élément déclencheur

Événement associé à un employé

•Une nouvelle occurrence d'un événement ajouté à partir de la définition de cet écran utilisateur.

•Les champs utilisateurs de type Date ajoutés dans l'écran utilisateur.

•Toute nouvelle attribution d'un responsable de dossier ou tout changement de responsable de dossier.

Suivi de dossier d'événement employé

•Une nouvelle occurrence d'un suivi de dossier ajouté à partir de la définition de cet écran utilisateur.

•Les champs utilisateurs de type Date ajoutés dans l'écran utilisateur.

Type de profil utilisé pour évaluer la note automatique

Sélectionner le type de profil qui sera utilisé afin que le lien qui figure dans les courriers électroniques pouvant être envoyés respecte les accès de sécurité appropriés.

Deux types de profils (Gestion et My SigmaRH) peuvent être sélectionnés par défaut.

Astuce

Note : Au besoin, d'autres types de profils peuvent être créés. Veuillez communiquer avec le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL si vous voulez créer de nouveaux types de profils qui devront être attribués à d'autres barres de menus. Par exemple, si un utilisateur doit avoir une sécurité différente sur la liste des employés et le niveau de structure lorsqu'il passe de la barre de menus A.T. & Risques à la barre de menus RH global, SIGMA-RH France SARL devra créer un nouveau type de profil pour que celui-ci soit attribué à la barre de menu et aux utilisateurs appropriés.

Étape 2 - Préciser le titre et le texte de la note à l'agenda et des courriers électroniques envoyés

Choisir les options de votre choix.

Titre de la note

Le titre de la note est reporté dans :

•le titre de la note ajoutée dans l'agenda;

•l'objet du courrier électronique, si vous configurez l'envoi de celui.

Option

Utilisation

Inscrire le texte suivant dans le titre lors de la création de la note

Sélectionnez cette option pour saisir le titre de votre choix.

Vous devrez alors saisir le titre requis.

Inclure les informations de base dans le titre (contenu de base de la note)

Sélectionnez cette option pour utiliser les informations disponibles par défaut. Le titre de la note comprendra alors la mention Note automatique, suivi de l'élément déclencheur sélectionné, par exemple Note automatique - Date de début d'absence/congé.

Texte de la note

Le texte de la note est reporté dans :

•la description de la note ajoutée dans l'agenda;

•le courrier électronique, si vous configurez l'envoi de celui.

Option

Utilisation

Insérer le modèle de document fusionné suivant lors de la création de la note

Sélectionnez cette option pour fusionner un modèle de document lorsque la note à l'agenda sera générée automatiquement.

Vous devrez cliquer Loupe , puis sélectionnez le modèle de document requis. Seuls les modèles de document applicables pour l'élément déclencheur ET dont le destinataire est Utilisateur peuvent être sélectionnés.

Attention

Attention : Cette option peut uniquement être sélectionnée pour les éléments déclencheurs où des documents fusionnés peuvent être ajoutés. Par exemple, si vous choisissez l'élément déclencheur Nouvelle expertise dans le module Absence, vous ne pourrez pas sélectionner un modèle de document, car il n'est pas possible d'avoir un document fusionné dans le suivi de dossier Expertise.

Inscrire les informations de base et le texte suivant dans le descriptif lors de la création de la note

Sélectionnez cette option pour saisir le texte de votre choix.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Étape 3 - Choisir les options d'avertissement (notes à l'agenda, rappels, envoi de courriers électroniques)

Choisir les options de votre choix.

Astuce

Note : Dans les courriers électroniques pouvant être envoyés par les notes automatiques (que ce soit pour les rappels ou lorsque l'élément déclencheur est activé, modifié ou remis à vide), un hyperlien permet de consulter le dossier se rapportant à la note ajoutée dans l'agenda.

•Si l'utilisateur est déjà connecté à SIGMA–RH, il accédera au dossier approprié après avoir cliqué l'hyperlien.

•Si l'utilisateur n'est pas connecté à SIGMA–RH lorsqu'il clique l'hyperlien, il devra saisir son nom d'utilisateur et son mot de passe avant de pouvoir accéder au dossier approprié.

À l'agenda

Option

Utilisation

Lorsque l'élément déclencheur est activé, créer une note dans l'agenda du destinataire de la note automatique

Cocher cette case pour qu'une note soit ajoutée dans l'agenda dès que l'élément déclencheur se produit. Cette note portera la date de l'élément déclencheur qui générera la note.

Si cette case est cochée et que le paramétrage de l'agenda le permet, un iCal sera envoyé lors de la création ou de la modification d'une note à l'agenda générée à partir de cette note automatique.

La date du rappel sera X (jours, semaines, mois ou année) avant ou après la date associée à l'élément déclencheur

Il est possible de générer un rappel pour une note ajoutée dans l'agenda. Ce rappel sera :

•affiché dans la fenêtre flottante secondaire Rappels de la page d'accueil de l'application ou dans le menu Rappels;

•transmis par courrier électronique au propriétaire de l'agenda si la case Envoyer un courrier électronique est cochée.

Si nécessaire, définir quand le rappel sera généré. La période de rappel est configurable. Vous pouvez saisir le nombre de jours/semaines/mois/années avant ou après la date associée à l'élément déclencheur.

Astuce

Note : En inscrivant 0 jour avant ou après, le rappel s'affiche immédiatement lorsque l'élément déclencheur se produit. La note automatique génère systématiquement un rappel lorsque l'élément déclencheur se produit.

Exemples

•1 semaine avant la date associée à l'élément déclencheur (Date d'audition de contestation dans le cas d'un accident de travail)

•1 jour après la date associée à l'élément déclencheur (Date de réception d'un billet médical)

•0 jour après la date associée à l'élément déclencheur (Date de départ d'un employé) afin d'obtenir un rappel vous avisant de rencontrer l'employé la journée de son départ

Envoyer un courrier électronique

Cocher cette case pour que le ou les utilisateurs de l'agenda soient prévenus par courrier électronique au moment du rappel, puis choisir l'option de votre choix.

Option

Description

Exemple

Le jour de la date du rappel

Le système enverra le courriel seulement lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel sera unique.

Dans le paramètre La date du rappel, on a précisé 3 jours avant la date associée à l'élément déclencheur (c'est-à-dire Date de l'événement d'un entretien).

Dans ce cas, l'utilisateur recevra uniquement un seul courriel 3 jours avant la date de l'événement d'un entretien.

Tous les jours à partir de la date du rappel

Le système enverra le courriel lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel se poursuivra jusqu'à la date de l'événement.

Dans le paramètre La date du rappel, on a précisé 3 jours avant la date associée à l'élément déclencheur (c'est-à-dire Date de l'événement d'un entretien).

Dans ce cas, l'utilisateur recevra le courriel 3 jours avant la date de l'entretien, puis un autre courriel 2 jours avant, puis un autre courriel 1 jour avant.

Attention

Attention : L'envoi de courriel qui tient compte de la période de rappel est fonctionnel :

•pour le propriétaire de l'agenda,

•pour les utilisateurs qui ont le droit de visualiser les rappels dans l'agenda individuel d'un autre utilisateur.

Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est supprimé

Cocher cette case pour supprimer automatiquement toute note à l'agenda associée à un élément déclencheur supprimé, par exemple si une nouvelle absence a été supprimée parce qu'elle avait été ajoutée par erreur.

Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est remis à vide

Cocher cette case pour supprimer automatiquement toute note à l'agenda associée à un élément déclencheur qui a été remis à vide, par exemple un champ Date.

Par courrier électronique

1.Cocher la case Envoyer un courrier électronique dès que l'élément déclencheur est pour que le propriétaire de l'agenda soit prévenu par courrier électronique, puis choisir l'option de votre choix :

Option

Utilisation

Activé ou modifié ou remis à vide

C'est la valeur sélectionnée par défaut à l'ajout.

Choisir cette option pour que le propriétaire de l'agenda soit prévenu par courrier électronique lorsque l'élément déclencheur est activé, modifié ou remis à vide dans le système.

Activé ou modifié

Choisir cette option afin qu'aucun courrier électronique ne soit envoyé au propriétaire de l'agenda lorsqu'un élément déclencheur de type Date est remis à vide.

2.Cocher la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique pour que le courrier électronique comprenne un hyperlien qui permettra à l'utilisateur d'accéder directement au dossier concerné.

Par exemple, si l'élément déclencheur est la date de l'événement de l'entretien, l'utilisateur accédera à l'entretien en cliquant sur l'hyperlien. Toutefois, si l'utilisateur n'a pas les droits requis pour accéder à ce type de dossier, il obtiendra une erreur 1201 (Accès refusé) en cliquant l'hyperlien et ne pourra pas accéder au dossier. Les droits d'accès configurés pour cet utilisateur dans SIGMA–RH sont respectés.

Astuce

Note : En décochant la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique, l'hyperlien ne sera pas présent dans le courrier électronique envoyé, ce qui peut être intéressant si l'utilisateur n'a jamais accès au dossier concerné, mais qu'il doit quand même être avisé par courrier électronique. Par exemple, si l'élément déclencheur est la date de l'événement de l'entretien, mais que le courrier électronique doit être envoyé à l'employé associé à l'événement, vous pourriez décocher la case pour ne pas afficher le lien si l'employé n'a pas accès à ce type de dossier.

Adresse courriel de l'expéditeur

Préciser l'adresse électronique de retour dans le champ Courriel de retour pour éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur connecté, cependant vous pouvez saisir une adresse générique qui aurait été créée par votre service informatique, par exemple, RH@societeABC.com.

Étape 4 - Sélectionner le destinataire de la note automatique qui sera créée (responsable de dossier, employé ou supérieur hiérarchique)

Sélectionner quel sera le destinataire de la note automatique créée à partir de cette note automatique collective.

Astuce

Note : Pour qu'une note automatique soit créée dans les agendas des utilisateurs liés à un employé à partir d'une note automatique collective, il faut que cet employé réponde à la condition sur la structure administrative définie dans l'étape Étape 5 .

Attention

Attention : La note automatique sera créée pour tous les utilisateurs liés à un employé, même si ces utilisateurs n'ont pas été désignés supérieur hiérarchique d'un autre employé ou responsable de dossier.

•Tant qu'un employé n'est pas le supérieur hiérarchique d'un autre employé, la note automatique ne créera aucune note dans l'agenda de cet utilisateur.

•Tant qu'un employé n'est pas désigné responsable de dossier, la note automatique ne créera aucune note dans l'agenda de cet utilisateur.

Destinataires pouvant être choisis

Option

Utilisation

Le responsable de dossier associé à l'événement

Choisir cette option pour que la note automatique ajoutée dans les agendas de tous les utilisateurs reliés à un employé comprenne une condition sur le responsable de dossier associé à l'événement.

Le nom de chaque utilisateur est pré-sélectionné dans la condition Le responsable de dossier associé à l'événement.

Exemple d'utilisation

•Pour les campagnes d'entretiens, vous voulez aviser tous les responsables de dossier 3 jours avant que la date limite pour la convocation ne soit atteinte.

L'employé associé à l'événement

Choisir cette option pour que la note automatique ajoutée dans les agendas de tous les utilisateurs reliés à un employé comprenne une condition sur l'employé associé à l'événement.

Le nom de chaque utilisateur est pré-sélectionné dans la condition L'employé associé à l'événement.

Exemple d'utilisation

•Pour les campagnes d'entretiens, vous voulez aviser tous les employés 1 jour avant la date de leur entretien.

Le supérieur hiérarchique de l'employé associé à l'événement

Choisir cette option pour que la note automatique ajoutée dans les agendas de tous les utilisateurs reliés à un employé comprenne une condition sur le supérieur hiérarchique associé à l'événement.

Le nom de chaque utilisateur est pré-sélectionné dans la condition L'employé associé à l'événement.

Exemple d'utilisation

•Pour les campagnes d'entretiens, vous voulez aviser le supérieur hiérarchique d'un employé 1 jour avant la date de l'entretien réalisé pour cet employé.

Impacts lors de l'ajout d'un nouvel utilisateur

Lorsqu'un nouvel utilisateur lié à un employé est ajouté (que ce soit automatiquement ou manuellement), la configuration de note automatique collective est créée dans l'agenda de cet utilisateur s'il répond aux conditions définies aux étapes Étape 4 et Étape 5 .

Exemples

•Vous avez créé une note automatique collective où la condition L'employé associé à l'événement a été choisie.

•Un nouveau dossier d'employé est ajouté pour une nouvelle embauche.

•Dès qu'un dossier d'utilisateur est lié à ce dossier d'employé, l'utilisateur peut visualiser la configuration de note automatique collective dans son agenda.

oLe nom de cet utilisateur est pré-sélectionné dans la condition L'employé associé à l'événement.

oL'utilisateur ne peut pas modifier cette note automatique, car elle provient d'une note automatique collective.

Étape 5 - Sélectionner le niveau de structure administrative des employés pour lesquels la note automatique doit être créée

Le niveau de structure sélectionné :

•détermine pour quels employés la note automatique doit être créée à partir de la note automatique collective;

•est reporté dans les notes automatiques créées à partir de la note automatique collective. Dans les notes automatiques individuelles, l'élément sélectionné correspondra au niveau de structure administrative de l'événement.

Exemple

Vous avez créé la note automatique collective suivante :

•Dans l'étape Étape 4 , vous avez choisi la condition Le responsable de dossier associé à l'événement.

•Dans l'étape Étape 5 , vous avez sélectionné l'établissement ABC dans le niveau 4 dans la structure (Etablissement).

Résultat : Le système ajoute, dans l'agenda de tous employés dont le dossier a été créé l'établissement ABC, une note automatique dont la configuration est identique à celle de la note automatique collective.

Lorsqu'un utilisateur lié à un employé visualise la note automatique dans son agenda :

•Le nom de cet utilisateur est pré-sélectionné dans le paramètre Le responsable de dossier associé à l'événement.

•L'utilisateur ne peut pas modifier cette note automatique, car elle provient d'une note automatique collective.

Voir aussi...

Modifier une note automatique collective

Supprimer une note automatique collective

FAQ - Configuration des notes automatiques collectives

Liste des éléments déclencheurs disponibles pour les notes automatiques collectives

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