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Navigation: Configuration des modules > Configurer les agendas et les rappels > Configurer des notes automatiques individuelles dans un agenda

FAQ - Configurations des notes automatiques individuelles

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Menu : Mon agenda

Barre de menus : Configuration

Menu : Multimodules > Gestion des agendas

Quels sont les déclencheurs qui tiennent compte de l'heure de l'événement?

Lors de la configuration des notes automatiques individuelles, les éléments déclencheurs ci-dessous gèrent les heures, c'est-à-dire que les notes à l'agenda et les ical envoyés sont faits pour une date ainsi qu'une heure.

Module	Déclencheur
•Employé	•Date d'embauche (utilisation de l'heure d'embauche)
•Expertise	•Date de l'expertise (utilisation de l'heure de l'expertise)
•Gestion de la prévention	•Date de la prévention (utilisation de l'heure de la prévention) •Date de réalisation (utilisation de l'heure de réalisation)
•Conséquence	•Date de début (avec utilisation de l'heure de début) •Date de fin (avec utilisation de l'heure de fin)
•Clinique médicale	•Date de réexamen (avec utilisation de l'heure de réexamen)
•Absence	•Date de l'événement (avec utilisation de l'heure de l'événement)
•Rapport d'accident
•Exposition accidentelle
•Exposition à l'amiante
•Exposition aux rayonnements ionisants
•Entretien	•Date de l'événement (avec utilisation de l'heure de l'événement. La date et l'heure de fin sont calculées en fonction du champ Durée figurant dans l'événement.)
•Entretien de recrutement

Comment puis-je créer une note automatique individuelle sur la date de fin de période d'essai (dans le dossier de l'employé)

La propriétaire d'un agenda (Daphné Douville) crée une note automatique pour la date de fin de période d'essai de l'employé (Nom du module contenant l'élément déclencheur = Employé). Dans les options d'avertissement de l'étape Étape 3 , elle précise les valeurs suivantes :

Section

Configuration

À l'agenda

Elle coche la case Lorsque l'élément déclencheur est activé, créer une note à l'agenda.

Elle précise les données suivantes dans le paramètre : La date du rappel sera 7 jours avant la date associée à l'élément déclencheur.

Elle sélectionne l'option Envoyer un courrier électronique le jour de la date du rappel.

Par courrier électronique

Elle coche la case Envoyer un courrier électronique dès que l'élément déclencheur est, puis choisi l'option Activé ou modifié.

Comme elle doit s'absenter pour un congé de maternité, elle donne accès à son agenda à son remplaçant : Martin Guimond. Lorsqu'elle sécurise sont agenda, elle coche les cases Autoriser pour les droits Lecture et Rappel.

Lors de la création d'un nouveau dossier d'employé (pour Richard Leblanc) le 8 décembre 2008, le gestionnaire RH saisit une date de fin de période d'essai qui est le 9 mars 2009.

Résultat - Qu'est qui se produit, pour qui et quand?

Quand

Qui

Quoi

8 décembre 2008

Daphné Douville, la propriétaire de cet agenda

•Reçoit un iCal par courrier électronique (si le paramétrage de l'agenda permet l'envoi de iCal).

•Reçoit un courrier électronique qui l'avise qu'il y aura une fin de période d'essai pour Richard Leblanc le 9 mars 2009.

•Voit qu'une note a été inscrite dans son agenda en date du 9 mars 2009.

•Voit qu'un rappel figure dans le menu Rappels pour le 2 mars 2009. Dans ce menu, Daphné Douville peut consulter les rappels futurs en choisissant Tous dans la fenêtre flottante secondaire Filtre sur la date de rappel.

8 décembre 2008

Martin Guimond, le remplaçant de Daphné Douville

•Reçoit un iCal par courrier électronique (si le paramétrage de l'agenda permet l'envoi de iCal).

•Reçoit un courrier électronique qui l'avise qu'il y aura une fin de période d'essai pour Richard Leblanc le 9 mars 2009.

•Voit qu'une note a été inscrite, dans l'agenda de Daphné Douville, en date du 9 mars 2009.

•Voit qu'un rappel figure dans le menu Rappels pour le 2 mars 2009. Dans ce menu, Martin Guimond peut consulter les rappels futurs en choisissant Tous dans la fenêtre flottante secondaire Filtre sur la date de rappel.

2 mars 2009 (c'est-à-dire à la date du rappel - 7 jours avant le 9 mars 2009)

Daphné Douville, la propriétaire de cet agenda

•Reçoit en rappel un courrier électronique qui l'avisera qu'il y aura une fin de période d'essai pour Richard Leblanc le 9 mars 2009.

Martin Guimond, le remplaçant de Daphné Douville

•Reçoit en rappel un courrier électronique qui l'avisera qu'il y aura une fin de période d'essai pour Richard Leblanc le 9 mars 2009.

Résultat - Qu'est qui se produit, pour qui et quand?

Dans les notes automatiques individuelles, quels sont les éléments déclencheurs qui permettent la sélection d'un modèle de document et quels types de modèles de documents dois-je configurer?

Seuls les éléments déclencheurs disponibles dans les modules suivants permettent la sélection d'un modèle de document dans les notes automatiques individuelles.

Astuce

Note : Vous pouvez également sélectionner un modèle de document pour tous les éléments déclencheurs figurant dans les écrans utilisateurs de type Événement associé à un employé.

Pour chaque élément déclencheur, vous devez configurer un différent type de modèle de document où le destinataire est Utilisateur.