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Navigation: Temps et activités > Configuration de base pour la gestion du temps et des activités > Configurer les facteurs

Ajouter un facteur

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Barre de menus : Configuration

Menu : GTA > Gestion des facteurs

Les unités servent à décrire les quantités saisies dans les entrées des feuilles de temps. La fonction des facteurs, quant à elle, est d'appliquer un coefficient à ces mêmes entrées pour une unité donnée. Il est ainsi possible d'automatiser les calculs effectués sur les quantités saisies dans les feuilles de temps.

Certains facteurs sont prédéfinis (heures et jours pour du temps travaillé et heures et jours pour du temps non travaillé). Mais il vous est aussi possible d'en définir de nouveaux, tels que des kilomètres ou des repas. Ces deux types de facteurs sont identifiables par leur origine :

•Système pour les facteurs prédéfinis;

•Utilisateur pour ceux qui ont été ajoutés par les utilisateurs.

Exemples d'utilisation

•Facteur taux double avec une unité heure : Les heures supplémentaires alors accumulées dans le compteur de l'employé seraient systématiquement multipliées par deux.

•Remboursement des frais de déplacement avec un intervalle simple : Votre entreprise rembourse 0,50 € pour chaque kilomètre. Lorsque l'employé entre le nombre de kilomètres dans sa feuille de temps (par exemple 100), le système calcule automatiquement le montant du remboursement : 100 x 0,50 = 50,00 €. Ce résultat serait affiché dans le récapitulatif des feuilles de temps et servirait au calcul des dépenses.

•Remboursement des frais de déplacement avec un intervalle cumulé : Votre entreprise alloue des remboursements différents selon le nombre de kilomètres. Par exemple, si l'employé effectue 100 kilomètres ou moins, votre entreprise lui rembourse 0,50 € par kilomètre. Si l'employé effectue plus de 100 kilomètres, votre entreprise lui rembourse 0,50 € par kilomètre pour les 100 premiers kilomètres, mais uniquement 0,40 € pour tous les kilomètres en excédent de 100. Lorsque l'employé entre le nombre de kilomètres dans sa feuille de temps (par exemple 150), le système calcule automatiquement le montant du remboursement : (100 x 0,50 = 50,00 €) + (50 x 0,40 € =20 €). Ce résultat serait affiché dans le récapitulatif des feuilles de temps et servirait au calcul des dépenses.

•Remboursement des dépenses de repas limitées à un montant maximal (plafond) : Le montant maximal que votre entreprise rembourse pour un repas est de 20 €. Même si l'employé entre 25 € dans sa feuille de temps, le montant du remboursement sera limité à 20 €.

Ajouter un facteur

1.Choisir GTA > Gestion des facteurs dans la barre de menus Configuration.

2.Cliquer Ajouter.

Informations générales

Champ

Utilisation

Code

Entrer le code requis.

Description * (Français et Anglais)

Entrer une description en français, en anglais ou dans les deux langues.

Groupe

Choisir un groupe (Bonis, Compte de dépenses, Temps travaillé ou Temps non travaillé). Les groupes sont définis par le système (ils ne peuvent donc être modifiés) et permettent de définir si le facteur représente du temps (travaillé / non travaillé) ou des montants d'argent.

Unité *

Sélectionner une unité.

Date de début et Date de fin

Indiquer les dates de début et de fin de la période d'application de ce facteur. Les indemnités de kilométrage, par exemple, peuvent être revues systématiquement tous les six mois d'après la convention collective. Il faudra donc définir pour ce facteur les six mois de la période de validité.

Ces dates seront validées dans les feuilles de temps correspondantes, c.-à-d. qu'une entrée de feuille de temps ne pourra être associée à un facteur si les dates ne concordent pas.

Exemple de validation des dates des feuilles de temps

Compteur dans lequel accumuler les quantités saisies avec ce facteur

Choisir le compteur où seront accumulées les quantités figurant dans les entrées des feuilles de temps associées à ce facteur. Les quantités ajoutées dans les compteurs sont faites en fonction de la colonne Quantité avec application du facteur.

Exemple d'utilisation

Type de facteur *

Sélectionner le type de facteur.

Afin de « forcer » les employés à créer une demande de congé pour les absences de type « Vacances », « Temps repris », etc., il faut rendre invisibles ces facteurs afin que les employés ne puissent pas les saisir directement dans la feuille de temps, dans la fenêtre flottante Temps non travaillé.

Visible à tous

Ce facteur sera visible à tous les employés.

Visible à tous sauf pour certains employés

Les employés pour qui vous voulez rendre les facteurs invisibles sont énumérés dans la fenêtre Association entre les employés et les facteurs.

Visible seulement pour certains employés

Les employés pour qui vous voulez rendre les facteurs visibles sont énumérés dans la fenêtre Association entre les employés et les facteurs.

Plafond sur la quantité brute avant calcul

Entrer un montant pour limiter la quantité brute saisie par l'utilisateur dans la feuille de temps.

Exemple d'utilisation

Plafond sur la quantité nette après calcul

Entrer un montant pour limiter la quantité nette saisie par l'utilisateur dans la feuille de temps.

Exemple d'utilisation

Type d'intervalle *

Sélectionner le type d'intervalle requis.

Simple

Vous pouvez créer un seul intervalle. Il n'est pas possible de créer des tranches de calcul.

Intervalle simple

Vous pouvez ajouter plusieurs intervalles dans la fenêtre Intervalles d'application du facteur. Selon la quantité que l'utilisateur saisit dans la feuille de temps, le système va directement appliquer le facteur qui correspond à cette quantité.

Exemple d'utilisation

Intervalle cumulé

Vous pouvez ajouter plusieurs intervalles dans la fenêtre Intervalles d'application du facteur. Selon la quantité que l'utilisateur saisit dans la feuille de temps, le système va appliquer le calcul du premier intervalle puis les suivants.

Exemple d'utilisation

Options des transactions de feuille de temps

Sélectionner le moment auquel les transactions doivent être faites dans le compteur figurant dans le paramètre Compteur dans lequel accumuler les quantités saisies avec ce facteur.

Les transactions peuvent être faites dans le compteur :

•à l'approbation de la feuille de temps;

•à l'enregistrement de la feuille de temps.

3.Si le type de facteur est Visible à tous sauf pour certains employés ou Visible seulement pour certains employés, sélectionner les employés requis dans la fenêtre Association entre les employés et les facteurs.

4.Si le type d'intervalle est Intervalle simple ou Intervalle cumulé, préciser les valeurs requises dans la fenêtre Intervalles d'application du facteur.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le facteur.

Exemple de validation des dates des feuilles de temps

	Date de début	Date de fin	Date de l'entrée de la feuille de temps	Résultat
Exemple 1	1er janv. 2019	20 janv. 2019	5 janv. 2019	Entrée valide car le 5 janv. est compris entre le 1er janv. et le 20 janv.
Exemple 2	1er janv. 2019	20 janv. 2019	2 fév. 2019	Entrée NON valide car le 2 fév. n'est pas compris entre le 1er janv. et le 20 janv.
Exemple 3	—	20 janv. 2019	5 janv. 2019	Entrée valide car le 5 janv. est antérieur au 20 janv.
Exemple 4	1er janv. 2019	—	5 janv. 2019	Entrée valide car le 5 janv. est postérieur au 1er janv.

Voir aussi...

Configurer les facteurs

Exemple de facteur avec taux double

Exemple de facteur avec un intervalle simple

Exemple de facteur avec un intervalle cumulé

Exemple de facteur avec un plafond

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Compteur dans lequel accumuler les quantités saisies avec ce facteur