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Cette tâche vous permet d'automatiser la production et l'envoi par courrier électronique d'une liste ou d'un rapport ajouté dans la liste des favoris à un ou plusieurs destinataires prédéfinis.
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Note : Si la liste ou le rapport doit uniquement vous être envoyé, vous pouvez également planifier l'envoi directement à partir de la liste des favoris. Si la liste ou le rapport doit être envoyé à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, vous pouvez planifier l'envoi à partir de la tâche Envoyer en masse par courrier électronique une liste existante. |
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Note : Une fois que cette tâche est définie, vous pourrez voir dans la liste sélectionnée l'information concernant la ou les tâches planifiées qui permettent l'envoi. De cette façon, vous pouvez savoir facilement quelles tâches planifiées doivent être vérifiées en cas de problèmes. |
Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches. |
1.Choisir la catégorie Général et le modèle Envoyer par courrier électronique une liste existante. 2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues). 3.Choisir la liste ou le rapport à envoyer.
4.Au besoin, modifier le nom de la liste ou du rapport qui a été extrait de la base de données et qui a été reporté dans le champ Titre. 5.Choisir le format d'export : Excel, HTML, PDF ou Texte. Note : Pour le format Texte, indiquer le délimiteur qui servira à distinguer les données (par exemple, pour un format délimité par virgule, entrer ,). 6.Préciser l'adresse électronique du ou des destinataires de ce courriel :
7.Saisir le sujet du message (ex. Liste des employés). 8.Inscrire le message comme tel. Note : Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique. 9.Choisir vos préférences d'envoi si la liste est vide et ne contient aucune donnée.
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•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification requise. •Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) : •Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence. •Aucune condition ne peut être définie pour les tâches de catégorie Général. •Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée. |
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