Définir une tâche « Envoyer en masse par courrier électronique une liste existante »

•Chaque premier du mois, vous voulez envoyer par courrier électronique la liste des absences du mois précédent au responsable de dossier désigné dans l'événement. Dans la liste des absences, vous avez ajouté :

oUne condition de type Moi pour le responsable de dossier afin que chaque responsable voit uniquement les absences le concernant.

oUne condition dynamique afin d'obtenir uniquement les absences du mois précédent.

•En planifiant le modèle de tâche :

oVous avez ajouté une condition afin que les membres du groupe d'utilisateurs Responsables des absences reçoivent la liste. Charles Leblanc et Roberta Dubois sont membres de ce groupe d'utilisateurs.

oVous avez précisé que l'utilisateur Sophie Genest recevra une copie conforme des listes envoyées à l'ensemble des utilisateurs définis dans les conditions. Mme Genest veut obtenir la copie conforme des listes afin d'assurer un contrôle.

•Lors de l'envoi en masse :

oLes responsables de dossier Charles Leblanc et Roberta Dubois recevront des listes différentes, car ces utilisateurs ont été désignés responsable de dossier pour des absences distinctes.

oSophie Genest recevra à la fois la liste des absences de Charles Leblanc et de Roberta Dubois.

Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

1.Choisir la catégorie Utilisateurs et le modèle Envoyer en masse par courrier électronique une liste existante.

2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues).

3.Choisir le modèle de liste à envoyer.

4.Au besoin, modifier le nom de la liste ou du rapport qui a été extrait de la base de données et qui a été reporté dans le champ Titre.

5.Choisir le format d'export : Excel, HTML, PDF ou Texte.

Note : Pour le format Texte, indiquer le délimiteur qui servira à distinguer les données (par exemple, pour un format délimité par virgule, entrer ,).

6.Sélectionner le type de profil qui doit être utilisé pour évaluer la sécurité.

7.Saisir le sujet du message (ex. Liste des employés).

8.Inscrire le message comme tel.

Note : Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique.

9.Choisir vos préférences d'envoi si la liste est vide et ne contient aucune donnée.

10.Sélectionner les utilisateurs qui recevront une copie conforme de l'ensemble des listes générées.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification et aux conditions requises.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) :

•Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence.

•Définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Condition

•Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée.