Automatiser l'envoi de courriers électroniques aux employés en fonction de certaines conditions

•Envoi d'un courrier électronique aux employés dont le solde d'un compteur est négatif.

•Envoi d'un message de félicitations lorsqu'un employé atteint un certain nombre d'années d'ancienneté (5 ans, 10 ans, etc.)

•Envoi d'un message d'anniversaire à la date de naissance d'un employé.

Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

1.Choisir la catégorie Employé et le modèle Envoyer un courrier électronique aux employés.

2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues).

3.Cocher la case Inclure le nom de l'employé dans le sujet du message si le nom de cette personne doit être ajouté au sujet du courrier électronique qui sera envoyé automatiquement.

4.Cocher la case C.C. aux supérieurs de l'employé si une copie conforme doit être envoyée par courrier électronique aux supérieurs de l'employé.

5.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne correspondent pas aux conditions définies dans la tâche planifiée, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Adresses supplémentaires.

6.Saisir le sujet du courrier électronique.

7.Inscrire le message que le destinataire pourra visualiser.

Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique.

8.Au besoin, joindre des documents au courriel.

Attention : Vous pouvez uniquement ajouter une pièce jointe au courriel à partir du menu Gestion des tâches. Cet ajout ne peut être fait si vous créez la tâche à partir du menu Tâches planifiées (Assistant). Si une pièce jointe est requise :

1.Créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

2.Créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) en prenant soin de sélectionner la tâche créée au préalable.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification et aux conditions requises.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) :

•Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence.

•Définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Condition

•Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée.