Automatiser l'envoi de courriers électroniques récurrents

•Envoi d'un message à l'administrateur pour lui rappeler d'ajouter une nouvelle année pour les horaires de travail et les calendriers qui sont utilisés pour la gestion du temps et des activités.

•Envoi d'un message à l'administrateur pour lui rappeler de définir les masses salariales et les effectifs pour la nouvelle année afin que les coûts estimatifs des accidents de travail continuent d'être calculés.

•Envoi d'un message pour aviser les utilisateurs de la non-disponibilité du système pendant une période de maintenance.

Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

1.Choisir la catégorie Général et le modèle Envoyer un courrier électronique.

2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues).

3.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne sont pas des employés, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Destinataires.

4.Saisir le sujet du courrier électronique.

5.Inscrire le message que le destinataire pourra visualiser.

Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique.

6.Au besoin, joindre des documents au courriel.

Attention : Vous pouvez uniquement ajouter une pièce jointe au courriel à partir du menu Gestion des tâches. Cet ajout ne peut être fait si vous créez la tâche à partir du menu Tâches planifiées (Assistant). Si une pièce jointe est requise :

1.Créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

2.Créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) en prenant soin de sélectionner la tâche créée au préalable.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification requise.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) :

•Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence.

•Aucune condition ne peut être définie pour les tâches de catégorie Général.

•Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée.