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Barre de menus : Configuration |
Menu : AT & Risques > Fournisseurs pour le contrôle de substance chimique |
Vous pouvez configurer les différents fournisseurs auxquels votre entreprise fait appel pour l'achat de produits chimiques.
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Note : Il est recommandé de sauvegarder le fournisseur avant de saisir les sites et les contacts. La saisie complète d'un fournisseur se fera donc en deux temps : informations générales, puis sites et contacts. Les fournisseurs où vous achetez des produits chimiques peuvent aussi être définis dans le menu Clients et fournisseurs. |
1.Choisir AT & Risques > Fournisseurs pour le contrôle de substance chimique dans la barre de menus Configuration. 2.Cliquer Ajouter. 3.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante principale Identification.
4.Sélectionner le niveau de structure administrative applicable pour le fournisseur. 5.Saisir l'adresse complète du fournisseur ou de son siège social si ce fournisseur a plusieurs sites.
6.La fenêtre flottante secondaire Documents associés permet de relier un ou plusieurs documents à ce fournisseur. Il peut s'agir, par exemple, d'une brochure publicitaire, de plusieurs factures préalablement numérisées, etc. 7.Dans la fenêtre flottante Informations générales : •Choisir un profil d'entreprise si nécessaire, puis indiquer la devise dans laquelle seront effectuées les transactions financières avec le fournisseur (ex. facturation). •Saisir les numéros de téléphone et télécopieur de l'entreprise, son adresse Internet et l'adresse générale de courriel. •Inscrire éventuellement sa spécialité, des conditions particulières ou une note. •Si des contacts ont été définis, indiquer le contact principal. Sélectionner aussi un répartiteur implicite, c.-à-d. l'employé responsable des relations avec cette entreprise. •Indiquer si le fournisseur est actif ou non, et ajouter la raison du changement de statut. •Il est parfois préférable de ne pas supprimer le fournisseur, mais plutôt de le désactiver temporairement en modifiant son statut. Par exemple, le fournisseur peut fermer pour des raisons financières et rouvrir dès qu'il a trouvé du financement. Dans ce cas, il est plus simple de le désactiver plutôt que de le supprimer et de le recréer par la suite.
8.La fenêtre flottante Informations financières sert à des fins de facturation. •Sélectionner le type de facturation. •Inscrire les numéros de banque et de compte, le nom de la banque, les termes de paiement (ex. 30 jours), la limite de crédit de l'entreprise, ainsi que le taux d'intérêt (ex. 1,5 % mensuel) dû pour les paiements en retard. 9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le fournisseur. |
.Un même fournisseur peut avoir plusieurs sites. Ces différents sites peuvent tous être définis dans le dossier du fournisseur. 1.Choisir AT & Risques > Fournisseurs pour le contrôle de substance chimique dans la barre de menus Configuration. 2.Cliquer le dossier du fournisseur pour lequel des sites doivent être définis. 3.Dans la fenêtre flottante Sites additionnels de l'entreprise, cliquer Ajouter.
•Le numéro du site est géré par le système et ne peut donc être modifié. •Inscrire le nom du site. •Ajouter les coordonnées du site. •Sélectionner un profil d'entreprise et entrer une note si nécessaire. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le site. Résultat : Le système retourne à l'écran précédent où le nouveau site est maintenant listé. 4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le fournisseur. |
Il est intéressant de saisir au moins un contact pour ce fournisseur afin de faciliter les relations de travail. 1.Choisir AT & Risques > Fournisseurs pour le contrôle de substance chimique dans la barre de menus Configuration. 2.Cliquer le dossier du fournisseur auquel des contacts doivent être ajoutés. 3.Dans la fenêtre flottante secondaire Contacts, cliquer Détails..., puis Ajouter.
•Inscrire le nom, prénom et titre du contact. •Indiquer si ce contact est actif ou non. Il est parfois préférable de ne pas supprimer un contact, mais plutôt de le désactiver temporairement. Par exemple, quand un contact part en congé sabbatique, il est plus simple de le désactiver plutôt que de le supprimer à son départ et de le recréer à son retour. •Saisir les différents numéros de téléphone auxquels ce contact peut être joint et ajouter son adresse électronique. Un hyperlien Ecrire permet d'envoyer un courriel à cette adresse. •Le contact peut être associé à un site précis. Dans ce cas, sélectionner ce site parmi les choix offerts dans la liste déroulante. Pour utiliser l'adresse générale saisie dans le fournisseur plutôt que celle d'un site en particulier, choisir Aucun. •Saisir le nom du département pour lequel travaille ce contact. •Si ce contact a des horaires de travail particuliers, il est intéressant d'indiquer quand on peut le joindre. Dans ce cas, sélectionner le quart de travail qui s'applique. •Inscrire une note si nécessaire. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le contact. Résultat : Le système retourne à la fenêtre Contacts où le nouveau contact est maintenant listé. 4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le fournisseur. |
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