SIGMA–RH

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Navigation: Événements des employés (Gestion express) > Éléments de suivi

Documents associés

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Cette fonctionnalité vous permet de joindre un document, quel qu'il soit, à :

•un événement (par ex. rapport d'accident de travail, absence, entretien, etc.). Dans ce cas, le document associé est ajouté à l'événement dans un suivi de dossier Document associé.

•un dossier (par ex. fiche d'un employé, risque, évaluations et suivis, etc.). Dans ce cas, le document est associé au dossier dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

Il peut s'agir d'une photo du lieu de l'accident, d'un rapport d'expertise médicale, d'une copie numérisée d'un billet médical, d'une facture quelconque, d'un curriculum vitæ d'un candidat.

Peu importe la provenance du document (disque dur de votre PC, serveurs de la société, fichier joint dans un courriel, etc.), il sera incorporé à la base de données SIGMA–RH. Ce document pourra donc ensuite être déplacé, supprimé des serveurs ou renommé; l'information demeurera disponible dans votre application SIGMA–RH.

Restriction

Par défaut, la taille maximale d'un document associé est de 4096 Ko. Cependant, si avez fréquemment à ajouter des documents associés dépassant cette taille, communiquez avec SIGMA-RH France SARL pour que cette valeur par défaut soit modifiée dans le fichier de configuration de l'application sur le serveur.

Où puis-je ajouter un document associé?

Astuce

Note : Il s'agit également d'un suivi de dossier standard qui peut être ajouté aux écrans utilisateurs de type :

•Événement associé à un employé;

•Événement associé à une structure administrative.

Absences

Événement	Menu réservé à ce type d'événement	Gestion express
Absence

Dossier de l'employé

Événement	Menu réservé à ce type de dossier	Gestion express
Dossier de l'employé

Poste

Événement	Menu réservé à ce type de dossier	Gestion express
Poste

Projets (feuilles de temps)

Événement	Menu réservé à ce type de dossier	Gestion express
Projets

Formation

Événement	Menu réservé à ce type d'événement	Gestion express
Demande de formation
Inscription à une liste d'attente
Inscription à une session de formation
Session de formation

Besoin en formation (besoins nominatifs seulement)

Entretiens

Événement	Menu réservé à ce type d'événement	Gestion express
Entretien

Recrutement

Événement	Menu réservé à ce type de dossier	Gestion express
Recrutement
Candidatures dans un recrutement
Entretiens de recrutement

Astuce

Note : L'événement de type Recrutement peut être visualisé dans le menu Gestion express, mais il ne peut pas être ajouté à partir de ce menu. L'ajout de cet événement peut uniquement être fait en ajoutant des candidatures dans un recrutement.

Risques

Dossier	Menu réservé à ce type de dossier	Gestion express
Unités de travail
Phases de travail
Risques, évaluations et suivis
Modèles d'unités de travail
Modèles de phases de travail
Contrôles des substances
Produits chimiques
Expositions accidentelles à un produit chimique
Exposition à l'amiante
Exposition aux rayonnements ionisants

Santé et Sécurité

Événement	Menu réservé à ce type d'événement	Gestion express
Rapport d'accident de travail
Clinique médicale
Accident bénin

Clients ou fournisseurs

Événement	Menu réservé à ce type de dossier	Gestion express
Dossier d'un client ou fournisseur

Ajouter un document associé à l'aide du glisser-déposer

Vous pouvez utiliser le glisser-déposer pour ajouter un document associé dans :

•un suivi de dossier d'un événement;

•le recrutement;

•le dossier de l'employé.

Attention

Attention : Lorsque vous utilisez le glisser-déposer, un seul fichier peut être ajouté à la fois.

Astuce

Note : Vous pouvez également utiliser le glisser-déposer lorsque vous :

•ajoutez un document associé en ajoutant un suivi de dossier;

•ajoutez un document associé après avoir cliqué Détails dans un dossier

•remplacez un document associé existant.

Suivi de dossier

1.Accéder à l'événement dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Sélectionner le fichier à ajouter dans l'explorateur de fichiers.

3.Glisser-déposer le fichier dans la fenêtre flottante principale Suivi de dossier de l'événement.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

5.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Dossier d'employé ou recrutement

1.Accéder au recrutement ou au dossier d'employé dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Sélectionner le fichier à ajouter dans l'explorateur de fichiers.

3.Glisser-déposer le fichier dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés du recrutement ou du dossier d'employé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres documents associés.

Ajouter un document associé en sélectionnant le fichier à l'aide du raccourci Parcourir

Vous pouvez utiliser le raccourci Parcourir pour ajouter un document associé dans :

•un suivi de dossier d'un événement;

•le recrutement;

•le dossier de l'employé.

Suivi de dossier

1.Accéder à l'événement dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Parcourir dans la fenêtre flottante principale Suivi de dossier.

3.Localiser le document et cliquer Ouvrir.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

5.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Dossier d'employé ou recrutement

1.Accéder au recrutement ou au dossier d'employé dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Parcourir dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

3.Localiser le document et cliquer Ouvrir.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres documents associés.

Ajouter un document associé en ajoutant un suivi de dossier

Vous pouvez ajouter un document associé en ajoutant un suivi de dossier de type Document associé dans un événement.

1.Accéder à l'événement dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Suivi de dossier.

3.Choisir Document associé dans la fenêtre contextuelle.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Cliquer Parcourir pour localiser le fichier ou glisser-déposer le fichier.

5.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

6.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Ajouter un document associé après avoir accédé aux détails

Lorsque les documents associés sont conservés dans une fenêtre flottante secondaire Documents associés d'un dossier (dossier de l'employé, poste, recrutement, session de formation, unité de travail, phase de travail, risque (avec ses évaluations et suivis), modèle d'unité ou de phase de travail, contrôle de substance, produit chimique, projet de feuille de temps, dossier d'un client/fournisseur), vous pouvez ajouter de nouveaux documents associés en cliquant Détails.

1.Accéder au dossier dans lequel le document associé doit être ajouté.

2.Cliquer Détails… dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

3.Cliquer Ajouter dans la liste des documents associés.

Résultat : L'écran Document associé s'affiche à l'écran.

4.Cliquer Parcourir pour localiser le fichier ou glisser-déposer le fichier.

5.Vérifier la description du fichier. La valeur implicite est le nom du fichier sélectionné, mais une description différente peut être saisie.

6.Vérifier la date du fichier. La valeur implicite est la date du jour, mais celle-ci peut être modifiée.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres suivis de dossier de type Document associé.

Consulter un document associé

Vous pouvez consulter en tout temps un document associé qui a déjà été ajouté dans un dossier ou un événement.

1.Accéder au dossier ou à l'événement pour lequel le document associé a été ajouté.

2.Si le document a été ajouté dans la fenêtre flottante principale Suivi de dossier, cliquer l'hyperlien du document associé dans cette fenêtre.

3.Si le document a été ajouté dans une fenêtre flottante secondaire Documents associés, cliquer l'hyperlien du document associé dans cette fenêtre.

Résultat : Le document associé s'affiche à l'écran à condition que le logiciel approprié soit disponible sur le PC (ex. ouvrir un document PDF requiert Acrobat Reader).

Remplacer un document associé

Si le document associé a été ajouté dans un dossier (ex. dossier d'employé), vous pouvez le remplacer par une nouvelle version, par exemple si un fichier erroné a été ajouté initialement.

Attention

Attention : Si le document associé a été ajouté en tant que suivi de dossier dans un événement, il ne peut pas être remplacé. Vous devrez supprimer le document associé, puis en ajouter un autre.

1.Accéder au dossier dans lequel le document associé a été ajouté.

2.Cliquer Détails… dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés.

3.Accéder au document associé qui doit être remplacé.

4.Cliquer Remplacer pour localiser le fichier ou glisser-déposer le fichier.

5.Vérifier la description du fichier.

6.Vérifier la date du fichier.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document associé.

Résultat : Le document sera alors listé avec les autres documents associés.

Supprimer un document associé

Si un document associé erroné a été ajouté, vous pouvez le supprimer si vous avez les droits requis.