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Gérer les contrôles des substances chimiques réalisés dans une unité de travail

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Barre de menus : RH global

Menu : AT & Risques > Structures des unités de travail

Le contrôle de substance chimique vous permet de saisir les mesures obtenues à une date précise dans une unité de travail. Vous saurez ainsi à quel point les normes sur les limites d'exposition aux substances sont respectées dans cette unité de travail. Vous pouvez également préciser la personne qui a effectué le contrôle et ajouter tous les rapports pertinents.

Astuce

Note : Si votre entreprise effectue à la fois des contrôles sur la VLE (Valeur limite d’exposition à court terme) et la VME (Valeur limite de moyenne d’exposition) sur une même substance donnée, vous devez créer deux contrôles distincts afin de consigner les mesures appropriées pour chaque valeur limite d'exposition.

Les contrôles des substances chimiques réalisés dans une unité de travail sont reportés dans l'Annexe A de la fiche d'exposition du compte personnel de prévention.

Ajouter un contrôle de substance chimique

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Cliquer l'unité de travail requise.

4.Dans la fenêtre flottante principale Contrôle de substance chimique, cliquer Ajouter.

Résultat : L'écran de définition d'un contrôle de substance s'affiche.

5.Saisir les informations obligatoires dans la fenêtre flottante principale Contrôle.

Contrôle

Champ

Utilisation

Date du contrôle *

Saisir la date à laquelle le contrôle est effectué.

Cette date doit être comprise entre la date d’ouverture et la date de fermeture de l’unité de travail.

Cette date peut générer une note automatique à l'agenda.

Nom de la substance *

Cliquer Loupe pour sélectionner la substance chimique contrôlée. Le système reporte dans le champ Unité de mesure, l'unité qui a été définie pour cette substance dans le référentiel.

Une fois que la substance chimique est sélectionnée, cliquer Information pour ouvrir la fenêtre d'édition de la substance chimique en lecture seule.

Type de prise de contrôle

Sélectionner la méthode utilisée pour obtenir la mesure figurant dans ce contrôle :

•VLE (Valeur limite d’exposition à court terme) : Est habituellement mesurée sur une période de référence de 15 minutes.

•VME (Valeur limite de moyenne d’exposition) : Est habituellement mesurée sur une durée de travail de 8 heures.

Unité de mesure

Le système reporte dans ce champ, l'unité de mesure qui a été définie pour cette substance dans le référentiel.

Attention

Attention : Si vous modifiez l'unité de mesure qui est reportée par défaut, le calcul du pourcentage par rapport à la norme ne pourra pas être effectué une fois que vous aurez saisi la mesure. Vous obtiendrez le message d'erreur suivant : « Le calcul est impossible. L'unité de mesure du contrôle est différente de l'unité de mesure associée à la substance. »

Mesure

Saisir la mesure qui a été obtenue pendant le contrôle.

Une fois que la mesure est saisie, vous pouvez visualiser le pourcentage que vous avez atteint par rapport à la norme. Ce pourcentage est calculé de la façon suivante :

Valeur de la mesure / Valeur d’exposition permise (selon le type de contrôle choisi) * 100

Astuce

Note : Si le pourcentage est compris entre :

•0 à 49% : le pourcentage est en vert

•50 et 99% : le pourcentage est en orange

•100% et plus : le pourcentage est en rouge

Contrôle effectué par

Sélectionner la personne qui a effectué le contrôle.

Fournisseur

Si la mesure a été effectuée par une firme externe, cliquer Loupe pour choisir le fournisseur requis.

Le filtre s'applique en fonction de la structure administrative de l’unité de travail, du bas vers le haut.

Exemple

Si l’unité de travail est associée à un niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement), vous verrez tous les fournisseurs associés à l’établissement et aux niveaux supérieurs.

Employé

Si la mesure a été effectuée à l'interne, choisir l'employé requis.

Le filtre s'applique en fonction de la structure administrative de l’unité de travail et de la sécurité permise à l’utilisateur (y compris sa sécurité personnalisée.)

Exemple

•Si l’unité de travail est associée à un niveau 1 dans la structure administrative (Entité légale), vous verrez tous les employés associés à l’entité légale et plus bas.

•Si l’unité de travail est associée à un niveau 4 dans la structure administrative (Etablissement), vous verrez uniquement les employés associés à cet établissement.

Cette substance ne sera pas utilisée dans le futur

Cocher cette case lorsque vous procédures internes changent et que l'utilisation de cette substance ne sera plus permise dans votre entreprise dans le futur. Lorsque cette case est cochée, le statut de ce contrôle demeurera toujours à Contrôle effectué.

6.Au besoin, ajouter dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés les rapports ayant été produits lors de ce contrôle.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le contrôle de substance.

Planifier un contrôle de substance chimique

Après avoir ajouté le premier contrôle pour une substance chimique donnée ou saisi la mesure dans le dernier contrôle planifié, il est recommandé de planifier les contrôles subséquents. Les personnes appropriées peuvent ainsi être avisées lorsque ces contrôles doivent bientôt être réalisés ou s'ils sont en retard.

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Cliquer l'unité de travail requise.

4.Accéder au contrôle de substance de votre choix.

5.Dans la fenêtre flottante secondaire Contrôle à venir, cliquer Ajouter.

Résultat : L'écran d'ajout de nouveau contrôle s'affiche. Le système utilise le nombre de jours précisés dans la substance chimique afin de calculer la date du prochain contrôle qui vous est proposée.

6.Au besoin, modifier la date proposée.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le contrôle de substance.

Saisir la mesure dans un contrôle de substance chimique planifié

Lorsque vous planifiez un contrôle de substance chimique, il vous suffit de saisir la mesure obtenue pour que le statut de ce contrôle de substance passe à Contrôle effectué.

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Cliquer l'unité de travail requise.

4.Accéder au contrôle de substance de votre choix.

5.Dans le champ Mesure, saisir la valeur obtenue pendant le contrôle.

Une fois que la mesure est saisie, vous pouvez visualiser le pourcentage que vous avez atteint par rapport à la norme. Ce pourcentage est calculé de la façon suivante :

Valeur de la mesure / Valeur d’exposition permise (selon le type de contrôle choisi) * 100

Astuce

Note : Si le pourcentage est compris entre :

•0 à 49% : le pourcentage est en vert

•50 et 99% : le pourcentage est en orange

•100% et plus : le pourcentage est en rouge

6.Au besoin, ajouter dans la fenêtre flottante secondaire Documents associés les rapports ayant été produits lors de ce contrôle.

7.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le contrôle de substance.

Résultat : Le statut de ce contrôle passe à Contrôle effectué.

Supprimer un contrôle de substance

Vous pouvez supprimer un contrôle de substance, par exemple si celui-ci a été ajouté par erreur.

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Cliquer l'unité de travail requise.

4.Dans la fenêtre flottante principale Contrôle de substance chimique, cocher la case correspondant au contrôle devant être supprimé.

5.Cliquer Supprimer.

FAQ - Comment le statut d'un contrôle de substance est-il déterminé?

Dans la grille Contrôle de substance chimique, vous pouvez voir les statuts suivants :

Statut

Description du statut

Signification

Prioritaire

Contrôle en retard

Un contrôle avait été prévu pour une date future, mais la mesure n’a pas encore été effectuée. La date du contrôle est antérieure à la date du jour.

Avertissement

Absence de contrôle dans le futur

Le contrôle a été effectué, mais aucun autre contrôle n'a été prévu dans le futur. Il est recommandé de planifier des contrôles futurs afin que les personnes appropriées puissent être avisées lorsque ces contrôles doivent bientôt être réalisés ou s'ils sont en retard.

Normal

Contrôle effectué

•Le contrôle a été effectué et un autre contrôle a été ajouté pour une date future.

•Le contrôle a été effectué et la case Cette substance ne sera plus utilisée dans le futur est sélectionnée.

Normal

Contrôle prévu dans le futur

Un contrôle a été prévu pour une date future, mais la mesure n’a pas encore été effectuée.

FAQ - Comment puis-je être avisé qu'un contrôle doit être réalisé bientôt ou qu'il est en retard?

Les personnes devant être avisées des contrôles à réaliser ou en retard peuvent utiliser les méthodes suivantes afin d'être notifiées au moment opportun :

Méthode

Explications

Configuration de notes automatiques dans l'agenda

Des notes peuvent être créées automatiquement dans l'agenda d'un gestionnaire ou dans un agenda collectif (avec les rappels requis) pour la date du contrôle. Selon vos besoins, la note automatique peut générer l'envoi d'un courriel lors :

•de l'ajout de la note à l'agenda;

•de l'envoi des rappels.

Astuce

Note : Le courriel qui est envoyé par la note automatique comprend un lien qui vous permet d'accéder rapidement au contrôle de substance exigeant votre attention. Si vous n'êtes pas déjà connecté à SIGMA–RH, il vous suffit d'entre votre mot de passe pour visualiser le contrôle de substance.

Exemples de notes automatiques

•Vous pouvez être avisé 7 ou 14 jours AVANT la date d'un contrôle planifié afin de communiquer avec le fournisseur qui effectue la mesure dans votre entreprise.

•Vous pouvez être avisé par courriel lorsqu'un contrôle est en retard.

Visualisation du statut dans la grille Contrôle de substance chimique

Les contrôles de substance en retard sont identifiés par l'icône Prioritaire dans la grille Contrôle de substance chimique.

Pour accéder à cette information :

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Cliquer l'unité de travail requise.

4.Dans la fenêtre flottante principale Contrôle de substance chimique, faire une recherche sur le terme *retard dans la colonne Description du statut pour repérer rapidement les contrôles en retard.

Visualisation du nombre de contrôles en retard dans la fenêtre flottante secondaire Activité chimique

Le nombre de contrôles de substance en retard s'affiche dans l'unité de travail.

Pour accéder à cette information :

1.Choisir AT & Risques > Structures des unités de travail dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer la structure d'unité de travail requise.

3.Cliquer l'unité de travail requise.

4.Dans la fenêtre flottante secondaire Activité chimique, consulter le nombre de contrôles en retard Prioritaire .

Voir aussi...

Gérer le référentiel des substances chimiques

Gérer les fournisseurs effectuant des contrôles des substances chimiques

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