Gérer les postes d'une structure organisationnelle

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Menu : Structures > Gestion des structures organisationnelles

Les postes définis dans une structure organisationnelle sont utilisés dans de nombreux modules dans SIGMA-RH.net, entre autres :

•Gestion des événements des employés : Vous pouvez obtenir des statistiques par poste pour les absences ou les accidents de travail saisis dans l'application).

•My SigmaRH : Les salariés peuvent visualiser les fiches des postes auxquels ils sont affectés ou qui sont à pourvoir dans l'entreprise.

•Risques : Vous pouvez associer des unités de travail à un poste afin que tous les employés affectés à ce poste soient exposés aux risques présents dans ces unités de travail.

•Recrutement : Vous pouvez créer de nouveaux recrutements pour les postes à pouvoir dans votre entreprise.

•Entretiens : Vous pouvez définir des missions/tâches qui pourront être évaluées pendant les entretiens.

•GPEC : En définissant des exigences dans les postes, vous pouvez valider si les employés répondent ou non aux exigences d'occupation des postes, effectuer des recherches de personnel et planifier la relève.

Les postes peuvent être hiérarchisés afin de permettre la visualisation d'une vue organigramme.

Note : Les postes peuvent également être définis dans la fiche d'un client ou dans les mandats de recrutement professionnel.

1.Choisir Structures > Gestion des structures organisationnelles dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à la structure organisationnelle requise.

3.Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Postes définis dans cette structure.

4.Saisir les données sur l'historique actif du poste.

5.Sélectionner le niveau de structure administrative qui s'applique.

Tout nouveau poste ajouté dans structure organisationnelle a automatiquement le même niveau de structure administrative que la structure organisationnelle. Cependant, le niveau de structure administrative d'un poste peut être inférieur à celui de la structure organisationnelle.

Un poste associé à un niveau de structure administrative peut uniquement être affecté aux employés dont le dossier est créé dans cette même structure administrative.

6.Saisir les données qui permettront d'identifier ce poste.

Champ

Description

Numéro

Saisir le numéro (ou code) du poste.

Suivant les paramètres d'entreprise, il est possible que ce code unique soit généré par le système. Il ne peut alors être modifié. Sinon, entrer ce code selon les politiques de votre entreprise.

Nom

Saisir le nom du poste.

Actif

Cocher cette case pour que le poste puisse être affecté à un employé.

Vous pouvez toutefois désactiver un poste, par exemple si celui-ci est aboli en raison d'une réorganisation.

Poste supérieur

Les postes définis dans une structure organisationnelle peuvent être hiérarchisés afin de permettre la visualisation d'une vue organigramme.

S'il s'agit d'un poste de poste inférieur, choisir le poste qui précède dans la hiérarchie :

•En mode Recherche simple, tous les postes actifs sont listés. La colonne Chemin d'accès aide à repérer la hiérarchie des différents postes. Choisir le poste, puis cliquer Sélectionner.

•En mode Recherche arborescente, les postes sont listés selon leur niveau dans la hiérarchie.

oPour descendre dans l'arborescence, cliquer l'hyperlien d'un poste supérieur.

oPour remonter dans l'arborescence, utiliser les boutons Racine (remonte au 1er poste) ou Parent (remonte d'un poste).

oPour sélectionner un poste, le cocher et cliquer Sélectionner.

Résultat : Le système retourne à la fenêtre principale où le poste sélectionné est affiché dans le champ Poste supérieur.

Structure GPEC (Emploi)

Si une structure GPEC a été configurée dans la structure organisationnelle, sélectionner l'emploi approprié.

Dès qu'un poste est associé à un emploi, ce poste « hérite » :

•des exigences définies au niveau de l'emploi associé, ainsi que des exigences pouvant avoir été définies pour le domaine ou métier parent;

•des missions/tâches définies au niveau de l'emploi associé, ainsi que des missions/tâches pouvant avoir été définies pour le domaine ou métier parent.

7.Définir les informations sur ce poste, par exemple le type de contrat, l'horaire de travail, la description des tâches, etc. :

À noter que certains champs peuvent ne pas être disponibles s'ils n'ont pas été cochés dans l'en-tête de la structure organisationnelle.

Champ

Description

Type de contrat

Choisir l'option requise (par ex. stagiaire ou emploi permanent).

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Type de contrat (Employé + poste) (code UU).

Horaire de travail

Sélectionner un horaire de travail.

Selon que vous utilisez ou non le module GTA avancée, la méthode utilisée pour définir les horaires de travail sera différente :

•Définir un horaire de travail (SANS utilisation du module GTA avancée);

•Définir un horaire de travail (AVEC utilisation du GTA avancée).

Convention collective

Choisir l'option qui s'applique.

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Convention collective (Employé + poste) (code SY).

Métier

Choisir l'option qui s'applique.

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans le menu Métier.

Quart de travail

Préciser le quart de travail (ex. travail de jour ou de nuit).

Les quarts de travail sont définis dans la table de codes de sélection Quart de travail (Employé + poste) (code QT).

Modèle de gestion du temps

Les modèles de gestion du temps sont définis dans le menu Modèle de gestion du temps.

Type de poste

Les types de postes sont définis dans la table de codes de sélection Type de poste (Poste) (code ZM).

Importance stratégique

Choisir l'option qui s'applique.

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Importance stratégique (code XBG).

Description des tâches

Saisir une description du poste et des tâches pour le poste. Ces descriptions peuvent être formatées avec la barre d'outils d'édition.

Description du poste

8.Au besoin, définir la rémunération s'appliquant à ce poste.

9.Au besoin, définir les exigences s'appliquant à ce poste.

10.Au besoin, définir les missions/tâches associées à ce poste.

11.Au besoin, ajouter un document associé à la définition du poste.

12.Au besoin, sélectionner les successeurs potentiels et analyser leur profil.

13.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le poste.

14.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la structure organisationnelle.

Afin d'accélérer la création et la gestion des postes, vous pouvez créer des postes modèles.

Lorsqu'un poste est créé à partir d'un poste modèle, le nouveau poste « hérite » des éléments suivants du poste modèle :

•informations sur le poste (par ex, horaire de travail, description du poste, description de la tâche, etc.)

•rémunération;

•exigences;

•missions/tâches.

Si vous modifiez le poste modèle, les changements se répercutent dans tous les postes créés à partir de ce modèle.

Vous ne pouvez en aucun cas modifier ou supprimer dans un poste les caractéristiques provenant du poste modèle. Cependant, vous pouvez ajouter des exigences ou des missions/tâches supplémentaires qui n'auraient pas été définies dans le poste modèle.

Note : Lorsque vous visualisez les postes dans la structure organisationnelle, un filtre vous permet de masquer les postes modèles.

1.Choisir Structures > Gestion des structures organisationnelles dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à la structure organisationnelle requise.

3.Accéder au poste requis.

4.Saisir les données sur l'historique actif du poste.

5.Cocher la case Ce poste peut servir de modèle pour les autres postes dans la fenêtre flottante principale Identification.

6.Saisir les données qui permettront d'identifier ce poste modèle.

Champ

Description

Numéro

Saisir le numéro (ou code) du poste modèle.

Nom

Saisir le nom du poste modèle.

Actif

Cocher cette case pour que le poste modèle puisse être utilisé afin de créer de nouveaux postes.

Vous pouvez toutefois désactiver un poste modèle, par exemple si celui-ci est aboli en raison d'une réorganisation.

Poste supérieur

Il n'est pas recommandé de hiérarchiser un poste modèle. Laisser donc ce champ vide.

7.Définir les informations sur ce poste modèle, par exemple le type de contrat, l'horaire de travail, la description des tâches, etc. :

À noter que certains champs peuvent ne pas être disponibles s'ils n'ont pas été cochés dans l'en-tête de la structure organisationnelle.

Champ

Description

Type de contrat

Choisir l'option requise (par ex. stagiaire ou emploi permanent).

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Type de contrat (Employé + poste) (code UU).

Horaire de travail

Sélectionner un horaire de travail.

Selon que vous utilisez ou non le module GTA avancée, la méthode utilisée pour définir les horaires de travail sera différente :

•Définir un horaire de travail (SANS utilisation du module GTA avancée);

•Définir un horaire de travail (AVEC utilisation du GTA avancée).

Convention collective

Choisir l'option qui s'applique.

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Convention collective (Employé + poste) (code SY).

Métier

Choisir l'option qui s'applique.

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans le menu Métier.

Quart de travail

Préciser le quart de travail (ex. travail de jour ou de nuit).

Les quarts de travail sont définis dans la table de codes de sélection Quart de travail (Employé + poste) (code QT).

Modèle de gestion du temps

Les modèles de gestion du temps sont définis dans le menu Modèle de gestion du temps.

Type de poste

Les types de postes sont définis dans la table de codes de sélection Type de poste (Poste) (code ZM).

Description des tâches

Saisir une description du poste et des tâches pour le poste. Ces descriptions peuvent être formatées avec la barre d'outils d'édition.

Description du poste

8.Au besoin, définir la rémunération s'appliquant à ce poste modèle.

9.Au besoin, définir les exigences s'appliquant à ce poste modèle.

10.Au besoin, définir les missions/tâches associées à ce poste modèle.

11.Au besoin, ajouter un document associé à la définition du poste.

12.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le poste.

13.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la structure organisationnelle.

1.Choisir Structures > Gestion des structures organisationnelles dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder à la structure organisationnelle requise.

3.Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Postes définis dans cette structure.

4.Saisir les données sur l'historique actif du poste.

5.Dans la section Modèle (Ce poste est associé au modèle suivant) de la fenêtre flottante principale Identification, sélectionner le poste modèle à partir duquel le poste doit être créé.