Définir les paramètres d'entreprise

Permet l'affichage des options et développements propres à l'entreprise. Apparaît sur les listes personnalisées.

Adresse IP ou nom du serveur du client permettant l'envoi de tout courrier électronique à partir de l'application SIGMA-RH.net. Ces courriers électroniques peuvent être envoyés entre autres à partir :

•d'une tâche planifiée créée dans l'Assistant personnel;

•des rappels créés par l'entremise de l'agenda.

Afin de s'assurer que le serveur de courrier électronique fonctionne bien, l'utilisateur peut cliquer Tester. Il recevra alors un courrier électronique de test à l'adresse électronique figurant :

•dans le dossier de l'employé (si le dossier de cet utilisateur est associé à un dossier d'employé);

•dans le dossier du contact associé à un client ou un fournisseur (si le dossier de cet utilisateur est associé à un contact);

•dans le dossier de l'utilisateur (si cet utilisateur n'est pas associé à un employé ou à un contact).

Indique l'adresse de courrier électronique de la personne chargée de gérer les anomalies du système.

Indique l'adresse de courrier électronique de l'expéditeur des courriels systèmes envoyés par les configurations de notifications utilisés dans les workflows.

Ce paramètre d'entreprise indique, en lecture seule, le nombre d'heures de décalage avec le fuseau horaire par défaut. Le décalage horaire est calculé par rapport au méridien de Greenwich.

Ce décalage permet aux utilisateurs de voir (dans les champs de type Heures) une conversion qui est effectuée en fonction du décalage horaire figurant dans ce paramètre d'entreprise.

L'affichage et la gestion des heures dans l'application peut s'effectuer de deux façons selon que votre entreprise a des bureaux dans un seul ou plusieurs fuseaux horaires :

Entreprise ayant des bureaux dans plusieurs fuseaux horaires - Utilisation de multiples fuseaux

Si votre entreprise a des bureaux dans plusieurs fuseaux horaires, vous pouvez rendre disponibles les fuseaux en vigueur dans votre entreprise. Une fois cette configuration faite :

•Chaque utilisateur peut sélectionner son fuseau horaire dans le menu Options de l'utilisateur. Les heures affichées dans l'application pour cet utilisateur peuvent tenir compte de ce fuseau horaire.

•Les utilisateurs qui planifient des tâches ou qui définissent des planifications de tâches dans l'Assistant personnel doivent préciser le fuseau horaire requis afin qu'il soit pris en considération au moment de l'exécution de la tâche.

•Dans le paramètre d'entreprise Décalage horaire, les informations qui sont affichées en lecture seule, indiquent, à titre informatif seulement, le décalage horaire par rapport au méridien de Greenwich qui est en vigueur pour le fuseau horaire par défaut.

Entreprise ayant des bureaux dans un seul fuseau horaire - Utilisation d'un seul fuseau horaire

Si votre entreprise a des bureaux dans un seul fuseau horaire, ce fuseau doit être défini comme le fuseau par défaut. Une fois cette configuration faite :

•Chaque utilisateur ne peut pas sélectionner son fuseau horaire dans le menu Options de l'utilisateur. Les heures affichées dans l'application pour cet utilisateur tiennent compte du fuseau horaire par défaut.

•Les utilisateurs qui planifient des tâches ou qui définissent des planifications de tâches dans l'Assistant personnel n'ont pas à préciser le fuseau horaire requis afin qu'il soit pris en considération au moment de l'exécution de la tâche. Les heures d'exécution tiennent compte du fuseau horaire par défaut.

Tâches planifiées dans l'Assistant personnel et changements d'heures

Exemples - Affichage des heures dans les entreprises où tous les bureaux sont dans le même fuseau horaire

Exemples - Affichage des heures dans les entreprises ayant des bureaux dans des fuseaux horaires différents

Adresse électronique du site web qui s'affiche à l'écran quand un utilisateur clique sur le logo de la société à afficher dans l'en-tête de l'application. Il peut s'agir du site public de l'entreprise ou de son intranet (ex. http://www.entrepriseABC.com).

Rappel : Le logo de SIGMA-RH France SARL qui apparaît en bas à gauche de tous les écrans de l'application affiche le numéro de version de l'application.

Indique l'adresse électronique de l'application (ex. http://sigmarhproda/sigmarhnet_20719).

L'adresse précisée dans ce champ doit être identique à l'URL de l'application. Lors d'un changement de version, modifier cette adresse pour éviter que les courriels envoyés par l'APS ne contiennent des liens invalides.

Définit le niveau minimal de structure administrative qui doit s'afficher dans l'application. Les niveaux supérieurs au niveau minimal ne s'affichent pas dans l'application. On peut ainsi masquer certains niveaux qui ne seraient pas significatifs dans une entreprise.

On peut choisir l'un des quatre premiers niveaux dans la structure administrative, c'est-à-dire :

•Niveau 1 - Entité légale

•Niveau 2 - Division

•Niveau 3 - Secteur économique

•Niveau 4 - Etablissement

Définit le niveau maximal de structure administrative qui doit s'afficher dans l'application. Les niveaux supérieurs au niveau maximal ne s'affichent pas dans l'application. On peut ainsi masquer certains niveaux qui ne seraient pas utilisés dans une entreprise.

On peut choisir l'un des 11 niveaux dans la structure administrative.

Facteur multiplicateur permettant de modifier le résultat du calcul de la gravité des absences ou accidents de travail.

Vous pouvez conserver la valeur par défaut de 200 000 ou préciser une autre valeur de votre choix, par exemple 1 000 000.

Note : La valeur par défaut de 200 000 fait référence à 100 travailleurs qui travaillent 40 heures par semaine pendant 50 semaines (100 X 40 X 50). Le résultat donne un ratio du nombre d'événements (absences ou accidents de travail) par 200 000 heures travaillées ou par 100 employés travaillant à temps plein.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, voir Liste des fréquences et gravités absence et Liste des fréquences et gravités accident.

Facteur multiplicateur permettant de modifier le résultat du calcul de la fréquence des absences ou accidents de travail.

Vous pouvez conserver la valeur par défaut de 200 000 ou préciser une autre valeur de votre choix, par exemple 1 000 000.

Note : La valeur par défaut de 200 000 fait référence à 100 travailleurs qui travaillent 40 heures par semaine pendant 50 semaines (100 X 40 X 50). Le résultat donne un ratio du nombre d'événements (absences ou accidents de travail) par 200 000 heures travaillées ou par 100 employés travaillant à temps plein.

Pour de plus amples renseignements à ce sujet, voir Liste des fréquences et gravités absence et Liste des fréquences et gravités accident.

La valeur précisée sert à générer automatiquement des équivalences heures/jour lors du calcul des jours perdus (durée) pour les employés qui n'ont aucun de travail fixe. Cette valeur est reportée lors de l'utilisation de l'option suivante : Saisie détaillée de la durée : dans la conséquence (que celle-ci figure dans une absence ou un accident de travail).

Définit le nombre minimal de caractères du matricule des employés.

Définit le nombre maximal de caractères du matricule des employés.

Permet de sélectionner le niveau de structure (Entité légale, Entité légale, etc.) à partir duquel les matricules d'employé doivent différer. Par exemple, si Etablissement est sélectionné, deux employés ayant ce même niveau de structure ne peuvent posséder le même matricule; il est cependant possible que leurs matricules au niveau supérieur (c.-à-d. Secteur économique) soient identiques.

Note : Seuls les quatre premiers niveaux de la structure administrative sont disponibles, soit : Entité légale, Division, Secteur économique et Etablissement.

Permet d'indiquer la langue implicite d'affichage de l'application.

Permet de spécifier les autres langues d'affichage de l'application (la langue implicite choisie précédemment ne peut être désactivée).

Par exemple, au Québec, une entreprise pourrait choisir le Français comme langue implicite et le Français et l'Anglais comme langues disponibles.

Détermine si le montant des autres avantages saisis dans la rémunération des employés doit être inclus dans le taux horaire fixe (si celui-ci est calculé automatiquement).

•Si cette case est cochée et que le type de salaire saisi dans la rémunération de l'employé est Salaire Mensuel Brut Chargé, Salaire annuel brut ou Salaire par période de paie, le taux horaire fixe calculé automatiquement inclura les autres avantages. Cependant, si le type de salaire saisi est Taux horaire fixe, le taux horaire renseigné dans la rémunération de l'employé n’est pas modifié pour inclure les autres avantages.

•Si cette case n'est pas cochée, le montant des autres avantages n'est pas inclus dans le taux horaire fixe si celui-ci est calculé automatiquement.

Cocher cette case si SIGMA-RH.net doit permettre les numéros de sécurité sociale en double au niveau 4 de la structure administrative (Etablissement).

Détermine si les utilisateurs peuvent modifier l'historique courant des employés ou créer un nouvel historique à chaque modification dans un champ historisé.

Empêche tous les utilisateurs de modifier et de supprimer les notes évolutives après qu'elles aient été sauvegardées. Assure l'intégrité des données.

Modifie le mode d'affichage des résultats affichés dans les fenêtres de gestion de données où l'affichage est statique (avec une vue simplifiée et détaillée).

•Quand la case est cochée, le système affiche toutes les données dans l'écran de gestion.

•Quand la case n'est pas cochée, les écrans de gestion sont vides à priori. Il suffit d'entrer ses critères de recherches et de cliquer Rechercher pour afficher les résultats.

Ce paramètre est particulièrement intéressant pour les entreprises possédant beaucoup de données, puisqu'il permet de minimiser le temps de recherche des données et donc d'optimiser la performance de l'application.

Note : Pendant le traitement, l'application affichera un message à l'utilisateur, l'informant que le traitement est en cours. Le cas échéant, il l'informera également qu'aucune donnée ne correspond aux critères de recherche.

Détermine si une demande de congé approuvée dans le module My SigmaRH doit automatiquement entraîner la création d'une absence.

Ce paramètre a un impact sur la création des entrées de feuille de temps générées à partir des absences.

Lorsque ce paramètre n'est pas coché :

•une absence est créée pour les demandes de congé approuvées;

•une entrée de feuille de temps peut être créée à partir des absences créées pour les demandes de congé approuvées si la configuration requise a été effectuée dans les codes de raisons d'absences et le modèle de gestion du temps de l'employé.

Lorsque ce paramètre est coché :

•aucune absence n'est créée pour les demandes de congé approuvées;

•aucune entrée de feuille de temps n'est créée pour les demandes de congé approuvées, car l'absence requise pour cette création n'existe pas.

Toutes les régions d'utilisation

Québec seulement

Alberta ou Canada seulement

Ce paramètre a l'impact suivant sur le formulaire 7 (Colombie-Britannique):

Définit le mode de calcul des dates et des heures de retour au travail qui sont transférées dans le suivi de dossier de type CAT - CB- Avis de lésion ou de maladie (formulaire 7).

•Si Date de retour est sélectionné, le système transfère la date et l'heure de retour de la conséquence associée au formulaire 7.

•Si Date de fin est sélectionné, le système transfère la date de fin de la conséquence associée au formulaire 7 et additionne un jour à cette date. Cependant, aucune heure n'est reportée dans le formulaire 7.

Colombie-Britannique ou Canada seulement

Ce paramètre précise quel historique doit être affiché lorsque vous cliquez Enregistrer et rester dans le dossier de l'employé et que cette sauvegarde vous propose de confirmer la création d'un nouvel historique de dossier d'employé dans la fenêtre Changement d'historique. Selon l'option choisie dans les paramètres d'entreprise, le système peut avoir l'un des comportements suivants lorsque vous cliquez Créer un nouvel enregistrement d'historique avec les informations courantes dans la fenêtre Changement d'historique :

Note : Peu importe l'option choisie dans ce paramètre, le système affiche toujours l'historique qui était en cours de modification :

•si vous cliquez Modifier l'enregistrement d'historique courant dans la fenêtre Changement d'historique;

•si vous modifiez un champ non historisé du dossier de l'employé.

Ce paramètre précise le nombre d'heures qui doit être reporté dans l'entrée de feuille de temps (pour du temps non travaillé) lorsque l'utilisateur crée une absence et que le calcul des jours perdus dans la conséquence se fait en fonction de l'horaire associé à l'employé. Pour que cette entrée de feuille de temps puisse être ajoutée, il faut que l'utilisateur précise au préalable un facteur de temps dans le code de raison d'absence choisi dans l'absence.

•Le champ «Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue» pour toutes les journées d'absences

Sélectionner cette option si le système doit reporter la valeur précisée dans le champ Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue figurant dans l'horaire de travail associé à l'employé. Cette option s'applique aux entreprises où le nombre d'heures travaillées pour chacune des journées définies dans l'horaire correspond à la valeur précisée dans le champ Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue. Par exemple, si la valeur précisée dans ce champ est 8 heures, l'entrée pour du temps non travaillé dans la feuille de temps comportera 8 heures, et ce, même si l'absence est saisie pour une journée où l'horaire de travail un nombre d'heures différent.

•Le champ «Heures travaillées» correspondant à la journée de l'absence

Sélectionner cette option si le système doit plutôt tenir compte de la valeur précisée dans le champ Heures travaillées figurant dans l'horaire de travail associé à l'employé pour la journée correspondant à l'absence. Par exemple, si l'horaire prévoit que l'employé travaille uniquement 4 heures le vendredi (alors que c'est 7,5 heures du lundi au jeudi) et qu'il s'absente un vendredi, l'entrée de feuille de temps comportera 4 heures de temps non travaillé.

Ce paramètre précise le choix par défaut qui s'applique lorsque l'utilisateur copie un mandat.

•Copier le poste lors de la copie du mandat;

•Référencer le poste lors de la copie du mandat.

Permet de plafonner les dépenses des stagiaires lors calculs de la Cerfa 2483.

Le montant saisi correspond à 5 fois le minimum garanti en vigueur (ex. 3,49 X 5 = 17,45). Si le minimum garanti est revalorisé, vous devrez ajouter un nouveau montant correspondant à la date d'entrée en vigueur du changement.

France seulement

Sélectionner le thème visuel qui permet de modifier les couleurs affichées dans l'application.

Sélectionner la police de caractères qui doit être utilisée dans la signature électronique lors de l'approbation des workflows lorsque l'utilisateur n'a pas choisi de fichier image dans le menu Options de l'utilisateur.