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Cette tâche vous permet d'envoyer un courriel à l'approbateur en fonction des conditions définies dans la tâche planifiée, par exemple si le statut de la demande de congé devient En attente d'approbation.
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Attention : Cette tâche doit uniquement être configurée si vous utilisez les demandes de congé en mode « standard ». Avec les demandes de congé en mode « évolué », les notifications sont définies directement dans le workflow paramétré pour la demande de congé. |
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Note : Dans le courrier électronique envoyé par l'entremise de cette tâche, un lien vers la demande de congé est automatiquement ajouté pour que l'approbateur puisse y accéder rapidement et accorder l'approbation dans les plus brefs délais. |
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Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches. |
1.Choisir la catégorie Demande de congé et le modèle Envoyer un courrier électronique à l'approbateur. 2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues). 3.Cocher la case Inclure le nom de l'employé dans le sujet du message si le nom de cette personne doit être ajouté au sujet du courrier électronique qui sera envoyé automatiquement. 4.Cocher la case Inclure un iCal au courriel si un iCal doit être ajouté au courrier électronique qui sera envoyé automatiquement.
5.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne correspondent pas aux conditions définies dans la tâche planifiée, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Adresses supplémentaires.
6.Saisir le sujet du courrier électronique. 7.Inscrire le message que le destinataire pourra visualiser. Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique. 8.Au besoin, joindre des documents au courriel.
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•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification et aux conditions requises. •Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) : •Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence. •Définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Condition •Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée. |
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