Configurer les workflows

Un workflow permet de faire le suivi des processus d'approbation dans SIGMA-RH.net.

Les approbateurs devant intervenir lors des différentes étapes des processus sont avisés au moment opportun. Ces personnes peuvent alors effectuer différentes procédures (par exemple, l'approbation, le refus, etc.) prévues dans la configuration du workflow.

Vous pouvez configurer des workflows :

•dans tout écran où l'ajout de champs utilisateurs est permis (à l'exception des écrans Fiche d'employé, Historique - Fiche d'employé, Poste et Historique de poste);

•dans tout écran utilisateur (peu importe le type).

La configuration d'un workflow permet de définir, entre autres :

•la méthode utilisée pour démarrer un workflow;

•le nombre d'étapes (niveaux d'approbation) requis pour chaque processus;

•les approbateurs qui ont le droit d'intervenir lors de chaque étape (ou niveau d'approbation);

•les délais d'approbation à respecter pour chaque étape (le cas échéant);

•l'exigence d'une signature électronique au moment d'une action d'un approbateur;

•les notifications envoyées aux approbateurs et à d'autres utilisateurs (autant en terme de fréquence que de contenu).

Du paramétrage supplémentaire peut être requis afin de gérer entre autres :

•la fréquence des notifications envoyées;

•le contenu des notifications envoyées;

•les statuts devant être visibles aux approbateurs devant intervenir dans le processus d'approbation.

Selon la configuration du workflow, les approbateurs devant intervenir lors des différentes étapes du processus peuvent effectuer les procédures possibles :

•dans un écran centralisé où chaque utilisateur peut visualiser l'ensemble de workflows pour lesquels son intervention est requise;

•dans l'écran pour lequel le workflow doit s'exécuter.

Si la configuration du workflow permet d'aviser d'autres utilisateurs à certains moments clés du processus d'approbation, ces personnes peuvent consulter les notifications envoyées dans un écran distinct.

L'historique d'un workflow est également accessible en tout temps.

Les approbateurs devant intervenir sur des workflows peuvent paramétrer les éléments suivants :

Élément

Explications

Signature électronique

Si la configuration du workflow exige une signature électronique, les approbateurs peuvent utiliser :

•la signature « système » qui comprend leur nom et prénom formatés dans la police de caractères sélectionnée dans le paramètre d'entreprise Police de caractères à utiliser pour les signatures électroniques;

•leur signature électronique si celle-ci a été numérisée dans un fichier. Dans ce cas, chaque approbateur doit choisir ce fichier dans le menu Options de l'utilisateur.

Approbateurs délégués

Des approbateurs délégués peuvent être désignés :

•Les approbateurs peuvent se désigner des approbateurs délégués dans le menu Mes approbateurs délégués, par exemple s'ils sont absents ou si leurs interventions sur les workflows doivent être effectuées par une tierce personne.

•L'administrateur peut désigner des délégués pour certains approbateurs à partir du menu Salariés > Approbateurs délégués, par exemple si l'approbateur n'est pas en mesure d'effectuer cette action.