Automatiser l'envoi de courriers électroniques aux employés qui soumettent des demandes de congé

Courrier électronique

Condition à utiliser

Planification recommandée

Message avisant l'employé que sa demande de congé a été refusée ou approuvée

1.Ajouter une condition générique.

2.Sélectionner le champ Statut.

3.Sélectionner l'opérateur Égal à.

4.Sélectionner le statut Refusée ou Approuvée.

Une fois par jour

Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

1.Choisir la catégorie Demande de congé et le modèle Envoyer un courrier électronique aux employés.

2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues).

3.Cocher la case Inclure le nom de l'employé dans le sujet du message si le nom de cette personne doit être ajouté au sujet du courrier électronique qui sera envoyé automatiquement.

4.Cocher la case Inclure un iCal au courriel si un iCal doit être ajouté au courrier électronique qui sera envoyé automatiquement.

Note : Si cette case est cochée, les dates de début et de fin figurant dans le iCal correspondront aux dates de début et de fin précisées dans la demande de congé. De plus, l'heure de début et de fin figurant dans le iCal correspondront à l'heure de début de la première journée d'absence et à l'heure de fin de la dernière journée d'absence.

5.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne correspondent pas aux conditions définies dans la tâche planifiée, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Adresses supplémentaires.

6.Saisir le sujet du courrier électronique.

7.Inscrire le message que le destinataire pourra visualiser.

Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique.

8.Au besoin, joindre des documents au courriel.

Attention : Vous pouvez uniquement ajouter une pièce jointe au courriel à partir du menu Gestion des tâches. Cet ajout ne peut être fait si vous créez la tâche à partir du menu Tâches planifiées (Assistant). Si une pièce jointe est requise :

1.Créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

2.Créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) en prenant soin de sélectionner la tâche créée au préalable.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification et aux conditions requises.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) :

•Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence.

•Définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Condition

•Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée.