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Cette tâche vous permet d'automatiser la production et l'envoi par courrier électronique de listes et de rapports à partir des modèles livrés avec l'application ou définis avec le générateur de rapports. Les listes et rapports ainsi produits peuvent ensuite être transmis par courrier électronique à un ou plusieurs destinataires prédéfinis.
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Note : Si le modèle de rapport doit uniquement vous être envoyé, vous pouvez également planifier l'envoi directement à partir du modèle de rapport. Si le modèle de rapport doit être envoyé à plusieurs utilisateurs ou groupes d'utilisateurs, vous pouvez planifier l'envoi à partir de la tâche Envoyer en masse par courrier électronique une liste créée à partir d'un modèle. |
Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches. |
1.Choisir la catégorie Général et le modèle Envoyer par courrier électronique une liste créée à partir d'un modèle. 2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues). 3.Choisir le modèle de rapport requis.
4.Au besoin, modifier le nom du modèle qui a été extrait de la base de données et qui a été reporté dans le champ Titre. 5.Choisir le format d'export : Excel, HTML, PDF ou Texte. Note : Pour le format Texte, indiquer le délimiteur qui servira à distinguer les données (par exemple, pour un format délimité par virgule, entrer ,). 6.Si nécessaire, cocher la case Convertir les montants d'argent en pour que le système convertisse les sommes dans la devise choisie. 7.Préciser la langue dans laquelle le rapport doit être produit (Français ou Anglais). Note : Si vous conservez la valeur Aucun, le système produit le rapport dans la langue sélectionnée dans le dossier de l'utilisateur APS. 8.Préciser l'adresse électronique du ou des destinataires de ce courriel.
9.Dans la fenêtre flottante secondaire Structure administrative, modifier éventuellement le niveau de structure pour lequel le modèle de liste ou de rapport est envoyé. 10.Saisir le sujet du message (ex. Liste des employés). 11.Inscrire le message comme tel. Note : Ce message inscrit est reporté dans le corps du courrier électronique. 12.Choisir vos préférences d'envoi si la liste est vide et ne contient aucune donnée.
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•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification requise. •Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) : •Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence. •Aucune condition ne peut être définie pour les tâches de catégorie Général. •Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée. |
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