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Cette tâche vous permet de générer un ou plusieurs documents relatifs à un employé ou un événement donné (accident de travail, absence, entretien, etc.) à partir des modèles de document. Ces documents peuvent être envoyés par courrier électronique à l'employé ou à son supérieur.
Il peut s'agir d'une lettre pour confirmer la réception d'un curriculum vitæ, planifier une rencontre pour l'entretien, etc.
Les documents fusionnés pour un employé sont conservés dans sa fiche d'employé.
Les documents fusionnés pour un événement de l'employé sont traités comme des éléments de suivi de cet événement. Dans ce cas, c'est le type du modèle de document utilisé qui conditionne le type d'événement associé au document fusionné (ex. un modèle de document de type SST - Accident de travail sera associé à un événement de type Accident de travail). Il sera alors important de définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée (fenêtre flottante Condition) pour éviter que le document fusionné ne se retrouve dans tous les accidents de travail.
Voir Documents fusionnés pour plus de détails sur les documents fusionnés.
Cas |
Explications |
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Format du document fusionné |
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Champs à occurrences multiples exigeant une sélection de la part de l'utilisateur |
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Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches. |
1.Selon le cas, choisir l'une des combinaisons Catégorie / Modèle suivantes : •Employé / Fusionner des documents, •Evénement de l'employé / Fusionner des documents. 2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues). 3.Sélectionner le modèle de document à utiliser. Seuls les modèles de documents dont les destinataires sont des employés ou des responsables de dossier sont disponibles. Cependant, selon la combinaison Catégorie / Modèle sélectionnée dans la tâche, seuls certains types de modèles de documents sont disponibles.
4.Préciser si le document fusionné doit être sauvegardé ou envoyé par courrier électronique. Selon la combinaison Catégorie / Modèle sélectionnée, préciser où le document doit être sauvegardé.
5.Cocher la case Envoyer le document par courrier électronique à l'employé pour expédier le document par courriel à tous les employés répondant aux conditions définies dans la tâche planifiée. 6.Cocher la case Envoyer le document par courrier électronique aux supérieurs de l'employé pour expédier le document par courriel aux supérieurs hiérarchiques de l'employé. 7.Cocher la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique pour que le courrier électronique comprenne un hyperlien qui permettra à l'utilisateur d'accéder directement au dossier concerné. Par exemple, si le document est fusionné dans l'entretien, l'utilisateur accédera à cet événement en cliquant sur l'hyperlien. Toutefois, si l'utilisateur n'a pas les droits requis pour accéder à ce type de dossier, il obtiendra une erreur 1201 (Accès refusé) en cliquant l'hyperlien et ne pourra pas accéder au dossier. Les droits d'accès configurés pour cet utilisateur dans SIGMA-RH.net sont respectés.
8.Si la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique a été cochée, choisir le type de profil qui doit être utilisé pour évaluer la sécurité à appliquée au lien qui figurera dans le courriel envoyé. 9.Si le courrier électronique doit être envoyé à d'autres destinataires, qui ne correspondent pas aux conditions définies dans la tâche planifiée, préciser l'adresse électronique de ces destinataires dans la fenêtre Adresses supplémentaires.
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•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification et aux conditions requises. •Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) : •Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence. •Définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Condition •Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée. |
Voir aussi...