Les modèles de documents peuvent être créés de deux façons :
Mode de création
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À la création du modèle de document
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À la création du document fusionné
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Modèle de document interne créé dans SIGMA-RH.net
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•Mise en page à l'aide d'outils semblables à ceux d'un logiciel de traitement de texte ordinaire. •Définition des informations générales (entre autres le type de modèle et le destinataire). •Sélection des champs à insérer (ex. nom et adresse du candidat, date d'embauche, salaire annuel, etc.). |
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•Visualisation à l'écran. •Remplacement des champs définis dans le modèle par les données récupérées dans la base de données (fiche de l'employé, rapport d'accident de travail, etc. selon le cas). •Documents fusionnés peuvent être envoyés par courrier électronique ou simplement imprimés. •Si l'envoi d'une pièce jointe est requis, cette pièce jointe peut uniquement être en format HTML. Si le document fusionné doit figurer directement dans le courrier électronique, il sera aussi en format HTML. •Mise en page à l'aide d'outils semblables à ceux d'un logiciel de traitement de texte ordinaire si les droits d'accès définis pour le modèle le permettent. |
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Modèle de document créé à partir d'un document Word
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•Mise en page directement dans Word; aucune modification du contenu ou de la mise en forme n'est possible dans SIGMA-RH.net. •Définition des informations générales (entre autres le type de modèle et le destinataire). •Définition des correspondances entre les champs disponibles dans SIGMA-RH.net et les champs de fusion (MERGEFIELD) figurant dans le fichier Word. |
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•Visualisation à l'écran. •Remplacement des champs définis dans le modèle (par l'entremise des correspondances) par les données récupérées dans la base de données (fiche de l'employé, rapport d'accident de travail, etc. selon le cas). •Documents fusionnés peuvent être envoyés par courrier électronique ou simplement imprimés. •Si l'envoi d'une pièce jointe est requis, cette pièce jointe peut être en format PDF, HTML ou Word. Cependant, si le document fusionné doit figurer directement dans le courrier électronique, il sera en format HTML. •Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML. Si le document Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format Word ou PDF. •Aucune modification du contenu ou de la mise en forme n'est possible dans SIGMA-RH.net. |
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Note : Si vous avez créé un modèle de document à partir d'un fichier Word, mais que des changements (par ex. formatage, ajout ou suppression de champs de fusion, etc.) doivent être apportés au fichier source, vous devrez :
1.Extraire le modèle de document préalablement créé dans SIGMA-RH.net (si le fichier Word initial n'est plus disponible). 2.Modifier le modèle de document existant en sélectionnant le fichier Word mis à jour. 3.Au besoin, définir les correspondances pour les champs de fusion qui auraient été ajoutés. Les correspondances existantes sont conservées. |
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