Définir une tâche « Fusionner des documents pour les formateurs »

Cas

Explications

Format du document fusionné

Lors d'une fusion en lot, le document fusionné sera toujours copié directement dans le corps du courrier électronique (en format HTML). Le système ne prend pas en considération les paramètres suivants qui figurent dans le modèle de document : Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel et Introduction. Donc, le document fusionné n'est pas envoyé en pièce jointe et le contenu du champ Introduction (figurant dans le modèle de document) ne figure pas dans le courriel.

•Si le document a été fusionné à partir d'un modèle de document Word qui comprenait une image, celle-ci ne sera pas visible. Si vous utilisez des modèles de document Word qui comprennent des images, par exemple pour imprimer un en-tête, assurez-vous de fusionner ces documents individuellement dans le dossier concerné et non en lot.

•Si le document a été fusionné à partir d'un modèle de document interne qui comprenait une image, celle-ci sera visible si l'utilisateur accepte de télécharger cette image qui a été sauvegardée à une URL précise dans le modèle de document.

Champs à occurrences multiples exigeant une sélection de la part de l'utilisateur

Si le modèle de document comprend des champs à occurrences multiples qui exigent une sélection de la part de l'utilisateur, le document fusionné ne peut pas être créé. Ce cas se produit, par exemple, lorsque le modèle de document comprend des champs sur la conséquence (Date de début, Date de fin, etc.). Comme il peut y avoir plusieurs conséquences dans un même événement, l'utilisateur doit choisir manuellement la conséquence requise. La fusion en lot ne permet pas ce type de sélection.

Par conséquent, si vous ajoutez ce type de champs dans des modèles de document, assurez-vous de les fusionner individuellement dans le dossier concerné et non en lot. Vous pourrez alors sélectionner l'occurrence requise du champ (conséquence, etc.) et obtenir les données appropriées dans le document fusionné.

Avant de définir ce modèle de tâche, assurez-vous de créer la tâche planifiée dans le menu Tâches planifiées (Assistant) ou de créer la tâche dans le menu Gestion des tâches.

1.Choisir la catégorie Formation et le modèle Fusionner des documents pour les formateurs.

2.Entrer une description de la tâche à exécuter (en français, en anglais ou dans les deux langues).

3.Sélectionner le modèle de document à utiliser.

Seuls les modèles de type Formation - Session dont les destinataires sont des formateurs sont disponibles.

4.Préciser si le document fusionné doit être sauvegardé ou envoyé par courrier électronique.

•Cliquer Envoyer le document par courrier électronique au formateur pour expédier le document par courriel à tous les employés répondant aux conditions définies dans la tâche planifiée.

•Cliquer Sauvegarder le document dans la session de formation pour générer et sauvegarder le document. Il n'est pas nécessaire de sauvegarder les documents pour les envoyer. Dans ce cas, le système n'en conservera aucune trace.

Note : Il n'est pas obligatoire de sauvegarder le document fusionné. Si l'utilisateur choisit de ne pas sauvegarder le document, le système ne conservera aucune trace.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Gestion des tâches, précisez les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence, puis enregistrez la tâche. Vous devrez ensuite passer par le menu Tâches planifiées (Assistant) afin de créer la tâche planifiée où vous combinerez ce modèle de tâche à la planification et aux conditions requises.

•Si vous définissez ce modèle de tâche dans le menu Tâches planifiées (Assistant) :

•Préciser les paramètres requis dans la fenêtre Récurrence.

•Définir les conditions régissant l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Condition

•Définir les paramètres de planification de l'exécution de la tâche planifiée dans la fenêtre Planification.

•Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la tâche planifiée.