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SIGMA–RH

Barre de menus : Système

Menu : Personnalisation > Configurations de notifications

Fonctionnalité réservée à l'administrateur

                               

 

Les configurations de notifications permettent de spécifier la fréquence et le mode d'envoi des notifications devant être envoyées par courrier électronique aux acteurs ayant à intervenir dans les workflows, c'est-à-dire :

•aux administrateurs;

•aux approbateurs habituels;

•aux approbateurs de secours;

•aux autres utilisateurs.

Astuce

Note : Pour les notifications aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours, on peut également choisir, dans chaque étape, une configuration de notifications distincte de celle du workflow. Ceci permettrait d'envoyer des courriers électroniques ayant des fréquences et des modes d'envois différents pour les approbateurs de certaines étapes.

Les courriers électroniques peuvent être envoyés une fois seulement ou de façon périodique. Si l'envoi doit être fait de façon périodique, on peut préciser la fréquence des envois. Une option permet également de regrouper dans un seul courrier électronique toutes les notifications envoyées au même destinataire.

1.Choisir Personnalisation > Configurations de notifications dans la barre de menus Système.

2.Cliquer Ajouter.

3.Sélectionner le profil utilisateur employé par les notifications.

Astuce

Note : L'utilisateur sera dirigé vers le profil sélectionné lorsqu'il cliquera sur l'hyperlien dans le courrier électronique reçu ou lorsqu'il tentera d'accéder à l'écran à partir du centre de notification des workflows. Par exemple, si un workflow a été configuré sur une demande de congé qui doit être approuvée en mode Gestion, il est préférable que le profil sélectionné soit Gestion. Si l'utilisateur était dans My SigmaRH, il sera redirigé vers son profil Gestion et il n'aura pas de message d'erreur (1201) en accédant à la demande de congé à approuver.

4.Définir les paramètres requis.

Besoins

Paramétrage à faire

Envoyer un courrier électronique au destinataire dès qu'une notification est ajoutée dans le centre de notification des workflows ou dans le centre des messages

1.Cocher la case Notifier immédiatement par courriel lors de l'apparition de la notification.

Envoyer un courrier électronique périodique au destinataire tant qu'une notification est présente dans le centre de notification des workflows ou dans le centre des messages

1.Répondre Oui à la question Souhaitez-vous envoyer un courriel de notification à l'adresse courriel définie dans le profil utilisateur du destinataire de la notification?

2.Définir la fréquence des envois.

•Cocher les cases des journées où les courriels doivent être envoyés.

•Indiquer à quel moment de la journée l'envoi des courriels doit être fait.

L'envoi peut être fait :

opendant un intervalle de temps précis, par exemple, toutes les heures entre 8h et 17h. Dans ce cas, choisir l'option Intervalle. Entrer l'heure de début et l'heure de fin, ainsi que la fréquence des envois (nombre de minutes ou d'heures).

oà une heure précise de la journée. Dans ce cas, choisir l'option Un moment précis dans la journée, puis entrer l'heure de votre choix dans le champ Heure de l'envoi.

Définir le mode d'envoi des courriers électroniques envoyés

1.Dans le paramètre Granularité des notifications, choisir l'option requise.

Option

Utilisation

Envoyer un courriel regroupant toutes les notifications

Choisir cette option pour qu'un seul courrier électronique soit envoyé au destinataire. Ce courriel affichera (en format tableau) toutes les notifications présentes dans le centre de notification des workflows ou le centre des messages du destinataire.

Par exemple, si un approbateur a 12 notifications dans son centre de notification des workflows, il recevra uniquement un seul courriel. Ce courriel comprendra toutefois un tableau où figureront les 12 notifications.

Envoyer un courriel pour chaque notification

Choisir cette option pour qu'un courriel soit envoyé au destinataire pour chaque notification.

Par exemple, si un approbateur a 12 notifications dans son centre de notification des workflows, il recevra 12 courriels distincts.

5.Indiquer le module pour lequel la configuration de notification sera disponible.

•Campagne de collecte de données : Pourra être choisi dans la configuration d'une campagne de collecte de données et dans les notifications pouvant être configurées pour cette campagne.

•Workflow : Pourra être choisie dans la configuration des workflows, que ce soit dans les notifications aux administrateurs, aux approbateurs habituels, aux approbateurs de secours, aux autres utilisateurs ou dans les étapes.

•Déclencheurs et actions : Pourra être choisie lors de la configuration des déclencheurs/actions qui permettent l'envoi de messages.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la configuration de notification.

Voir aussi...

Processus de configuration d'un workflow

Processus d'approbation d'un workflow

Ajouter une configuration de workflow

Définir les paramètres généraux concernant les étapes dans une configuration de workflow

Définir les notifications envoyées aux approbateurs habituels et aux approbateurs de secours dans une configuration de workflow

Définir les notifications envoyées à d'autres utilisateurs dans une configuration de workflow

Paramétrer les étapes dans une configuration de workflow

Modifier une configuration de workflow

Configurer les modèles de notifications