1.Choisir GTA > Configuration des absences et des conséquences dans la barre de menus Configuration. 2.Dans la fenêtre flottante Conséquence, cliquer Ajouter pour ajouter un nouveau code. 3.Entrer les données dans la fenêtre Informations générales.
Champ
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Utilisation
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Code *
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Entrer un code identifiant cette conséquence (ex. FAMILY pour ajouter le code Absence pour raisons familiales).
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Description (Français et Anglais) *
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Saisir la description de ce code (en français, en anglais ou dans les deux langues).
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Mode de calcul du temps perdu *
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Sélectionner le mode de calcul qui doit s'appliquer dans la conséquence.
Vous pouvez uniquement sélectionner un mode de calcul si la case Calculer les jours perdus a été préalablement sélectionnée dans le code de conséquence. Cette option est en grisé lorsque la case Calculer les jours perdus n'a pas été sélectionnée.
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Note : Peu importe le mode de calcul sélectionné, le calcul du temps perdu peut se faire en mode Automatique (si l'absence dure toute une journée) ou en mode Saisie détaillée de la durée (si l'absence est prise uniquement pour une partie d'une journée).
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Option
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Utilisation
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Nombre d'heures travaillées
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Avec ce mode de calcul, les employés peuvent s'absenter pour toute la journée ou quelques heures dans une journée. Par exemple, si l'employé travaille 8 heures par jour, il peut s'absenter pour 2 heures.
Le calcul des jours perdus tient compte de la valeur précisée dans le champ Durée travaillée prévue du découpage journalier figurant dans le planning de l'employé.
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Nombre de jours où la case « Journée ouvrable » est cochée
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Avec ce mode de calcul, les employés peuvent s'absenter pour toute la journée ou par demi-journée. Par exemple, un employé peut s'absenter pour la première période de la journée ou la seconde période de la journée.
Le calcul des jours perdus tient compte de la case Journée ouvrable qui a été cochée dans le découpage journalier planifié de l'employé.
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Note : Lorsque cette option est choisie, les demandes de congé faites dans My SigmaRH doivent se terminer la veille du prochain jour travaillé. Par exemple, si un employé veut prendre un congé uniquement le vendredi, il doit quand même faire une demande pour le vendredi, le samedi et le dimanche. Pour cette demande, le système déduira du compteur de congés payés le nombre de journées où la case Journée ouvrable a été cochée.
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Cette option doit être utilisée afin que le calcul de la durée des congés payés (c'est-à-dire des vacances) respecte la loi française dans les cas suivants :
•Lorsque les compteurs de congés payés sont à 30 jours et que le samedi doit compter comme un congé même s’il n’est jamais travaillé, par exemple si on veut déduire 6 jours du compteur de congés payés si l'employé prend une semaine de congé •Lorsque les compteurs de congés payés sont à 25 jours, mais que l'employé est à temps partiel et que les jours non travaillés doivent compter comme un congé payé, par exemple si un employé travaille 4 jours semaines (lundi, mardi, jeudi et vendredi), mais qu'on veut déduire 5 jours du compteur de congés payés lorsqu'il prend une semaine de congé. |
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Nombre de jours travaillés
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Avec ce mode de calcul, les employés peuvent s'absenter pour toute la journée ou par demi-journée. Par exemple, un employé peut s'absenter pour la première période de la journée ou la seconde période de la journée.
Le calcul des jours perdus tient compte de l’équivalence en jours précisée pour chaque journée dans le découpage journalier planifié de l'employé.
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Nombre d'heures à utiliser pour les conversions du temps perdu (heures en jours et jours en heures)
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Ce paramètre précise le nombre d'heures qui doit être utilisé lors des conversions d'heures en jours et de jours en heures qui doivent être effectuées lorsque le mode de calcul du temps perdu, le compteur et le facteur sélectionnés dans la raison d'absence associée à cette conséquence ne sont pas tous en jours ou tous en heures.
Cette situation peut se produire entre autres dans les cas suivants :
•Dans la raison d'absence, on a choisi une conséquence où le mode de calcul du temps perdu est Nombre de jours travaillés ou Nombre de jours où la case « Journée ouvrable » est cochée et un facteur en heures ou un compteur en heures. •Dans la raison d'absence, on a choisi une conséquence où le mode de calcul du temps perdu est Nombre d'heures travaillées et un facteur en jours ou un compteur en jours. Dans ces cas, le système effectue un calcul en utilisant le nombre d'heures correspondant à l'option sélectionnée afin d'ajouter les transactions dans compteur ou d'intégrer une absence dont la la durée convertie s'affichera dans la feuille de temps.
Voir des exemples de conversion
Option
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Utilisation
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Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue défini dans l’horaire de travail
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Sélectionner cette option si le système doit utiliser la valeur précisée dans le champ Nombre d'heures équivalent pour une journée perdue figurant dans l'horaire de travail associé à l'employé.
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Attention : Cette option s'applique surtout si les employés travaillent tous le même nombre d'heures tous les jours. Si les employés ont un nombre d'heures travaillées différent chaque jour (par exemple 7,5 heures du lundi au jeudi, mais 5 heures le vendredi), il est préférable de choisir Nombre d’heures planifiées défini dans le champ « Durée travaillée prévue » du découpage journalier de chaque journée.
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Nombre d’heures planifiées défini dans le champ « Durée travaillée prévue » du découpage journalier de chaque journée
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Sélectionner cette option si le système doit plutôt tenir compte de la valeur précisée dans le champ Durée travaillée prévue figurant dans le planning de l'employé pour la journée correspondant à l'absence.
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Catégorie *
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Choisir, dans la liste déroulante, une catégorie pour cette conséquence: Absence / congé, Absence / congé et accident de travail ou Accident de travail.
Cette catégorie conditionne le type d'événement pour lequel la conséquence sera disponible, par ex. une conséquence Accident de travail ne sera pas disponible pour les absences.
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Facteur de temps
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Si vous créez un code de conséquence dont la catégorie est Accident de travail et que vous sélectionnez un facteur de temps, le système crée automatiquement une entrée dans la feuille de temps correspondante lorsque l'utilisateur sélectionne ce code de conséquence dans un accident de travail.
Il faut cependant que vous choisissiez l'option appropriée dans la liste déroulante Créer les entrées de la feuille de temps selon dans le modèle de gestion du temps utilisé pour la création d'une feuille de temps d'un employé.
Note : Si une conséquence s'applique à la fois aux accidents et aux absences (option Absence / congé et accident de travail dans le champ Catégorie) ou uniquement aux absences (option Absence / congé dans le champ Catégorie), les conséquences d'absence continuent d'utiliser le facteur de temps associé à la raison d'absence et non celui associé à la conséquence.
Lorsque vous sélectionnez le facteur de temps, le système affiche à la fois les facteurs en heures pour les groupes Temps non travaillé et Temps travaillé.
•Sélectionnez un facteur du groupe Temps non travaillé pour que le système crée des entrées dans la fenêtre Temps non travaillé de la feuille de temps. Cette situation se produit lorsque vous devez gérer les arrêts de travail pendant un accident de travail. •Sélectionnez un facteur du groupe Temps travaillé pour que le système crée des entrées dans la fenêtre Temps travaillé de la feuille de temps. Cette situation se produit lorsque vous devez gérer le temps travaillé d'un employé en poste adapté pendant un accident de travail. |
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Type de conséquence *
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Le type de conséquence permet de gérer les postes adaptés et de transférer des informations dans certains formulaires pré-remplis à partir des données saisies dans l'application
•Choisir Aucun pour les conséquences génériques. •Choisir Rechute, Dècès ou Poste adapté pour les conséquences utilisées dans les rapports d'accident de travail. |
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Visibilité de cette conséquence
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Les options sur la visibilité permettent de masquer certains codes de conséquence dans les absences ou rapports d'accidents.
Option
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Utilisation
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Toutes les populations
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Cette option est sélectionnée par défaut, ce qui fait en sorte que le code de conséquence est visible en tout temps et pour tous les employés.
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Population suivante
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Sélectionner cette option si le code de conséquence doit s'afficher uniquement pour certains employés précis. Dans ce cas, choisir la définition de population appropriée.
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Calculer les jours perdus
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Cette case permet d'obtenir un calcul des jours perdus dans la conséquence.
•Si cette case n'est pas cochée, vous n'obtiendrez aucun calcul des jours perdus dans la conséquence. •Si cette case est cochée, vous pouvez calculer les jours perdus dans la conséquence. Cependant, le calcul se fait différemment si un horaire de travail est précisé ou non dans la conséquence pour l'employé. Employé ayant un horaire de travail
oDans les absences ou si vous ajoutez une conséquence pour un accident de travail, vous pouvez effectuer un calcul des jours perdus avec les options Automatique, Manuel ou Saisie détaillée de la durée. Employé sans horaire de travail
oDans les absences ou si vous ajoutez une conséquence pour un accident de travail, vous pouvez uniquement effectuer le calcul des jours perdus avec les options Manuel et Saisie détaillée de la durée. |
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Calculer les jours calendrier
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Cette case permet que le calcul des jours perdus dans la conséquence prenne en considération les jours calendrier.
•Si cette case n'est pas cochée, les champs se rapportant aux jours calendrier (c'est-à-dire Durée en jour calendrier (à ce jour) et Durée en jour calendrier (total)) seront toujours à zéro dans la conséquence. •Si cette case est cochée, les champs se rapportant aux jours calendrier (c'est-à-dire Durée en jour calendrier (à ce jour) et Durée en jour calendrier (total)) retourneront la valeur appropriée en jours calendrier. |
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Perte de temps
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Cette case est utilisée dans les situations suivantes :
•Dans les rapports, elle sert de filtre lors de la production des statistiques sur les conséquences où il y a eu des jours perdus. Cette case n'a aucun impact sur le calcul des jours perdus dans la conséquence.
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Admissible à la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM)
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Lorsque cette case est cochée et que la case Calculer les jours calendrier est également cochée dans la conséquence, la fenêtre flottante secondaire Coût estimatif de l'accident est affichée dans le rapport d'accident.
Cette option est uniquement visible si la région d'utilisation choisie dans le niveau 1 de la structure administrative (Etablissement) est France.
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Permettre de saisir une date de fin
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Cette case permet de définir des conséquences de plus d'une journée. Quand cette case n'est pas cochée, la date de fin de la conséquence est automatiquement identique à la date de début. Ce cas pourrait s'appliquer par exemple aux accidents de travail qui n'entraînent qu'un arrêt de travail de quelques heures (l'employé s'est très légèrement blessé et rentre chez lui pour la fin de son quart de travail).
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La date de fin est obligatoire
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Cette case permet de rendre obligatoire la saisie d'une date de fin.
•Si cette case est cochée, l'utilisateur doit saisir une date de fin dans la conséquence avant de sauvegarder celle-ci. Si la conséquence ne contient pas de date de fin, l'utilisateur voit un message d'erreur au moment de la sauvegarde de la conséquence. •Si cette case n'est pas cochée, l'utilisateur n'a pas besoin de saisir une date de fin dans la conséquence avant de sauvegarder celle-ci. Il sera donc possible d'avoir des conséquences sans date de fin. |
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Calcul absolu des jours perdus, pour les conséquences en mode automatique (Calcule la durée totale de l'absence, au moment de la création, même si celle-ci se produit dans le futur)
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Cette option, surtout utilisée en Europe, permet de faire le calcul des jours perdus en absolu. Vous pouvez ainsi connaître le nombre de jours perdus même si la date de début ou de fin sont dans le futur.
Vous pouvez uniquement sélectionner cette option si la case Calculer les jours perdus a été préalablement sélectionnée dans le code de sélection de conséquence. Cette option est en grisé lorsque la case Calculer les jours perdus n'a pas été sélectionnée.
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Attention : Le calcul absolu des jours perdus s'applique uniquement aux conséquences où le calcul s'effectue avec l'option Automatique, que cette conséquence soit ajoutée dans une absence ou un accident de travail.
Ce genre de calcul n'est pas possible si le calcul dans la conséquence s'effectue avec l'option Manuel ou Saisie détaillée de la durée, que ce soit dans une absence ou un accident de travail.
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Exemple de calcul des jours absolus des jours perdus (accident de travail et absence)
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4.Au besoin, cliquer Ajouter dans la fenêtre Liste des conséquences pour lesquelles le chevauchement de dates est permis pour sélectionner les conséquences requises. Dans SIGMA–RH, par défaut, il est impossible d'avoir simultanément :
•Deux conséquences en même temps (selon la date et l'heure de la conséquence) pour la même absence ou le même accident de travail. •Deux conséquences en même temps (selon la date et l'heure de la conséquence) pour deux absences ou accidents de travail différents. Cependant, cette situation se produit dans certains cas. Par exemple, pendant qu'un employé est en poste adapté à la suite d'un accident de travail, il doit parfois s'absenter (pour des raisons familiales ou parce qu'il souffre d'une autre maladie non reliée à la cause première de son poste adapté).
Dans ce cas, l'employeur précise pour une conséquence de type Poste adapté, toutes les autres conséquences pour lesquelles le chevauchement de dates est permis. De cette façon, pendant que l'employé est en poste adapté, l'employeur peut quand même gérer les absences de l'employé.
5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le code de conséquence. |
