Créer un modèle de gestion du temps

Selon l'option choisie, le nombre de paramètres sera réduit dans le modèle de gestion du temps, ce qui facilitera la configuration.

Options disponibles

•Feuille de temps

•Gestion du temps et activité avancé : planification du temps et badgeages par terminaux physiques ou virtuels

Attention

Attention :Les cases ne peuvent pas être décochées dans les cas suivants :

•La case Feuille de temps ne peut pas être décochée si une feuille de temps a été créée pour un des employés associés à ce modèle.

•La case Gestion du temps et activité avancé : planification du temps et badgeages par terminaux physiques ou virtuels ne peut pas être décochée si un employé associé à ce modèle a un badgeage.

Tableau comparatif

Voici un comparatif des paramètres que vous aurez à configurer selon que vous utilisez les feuilles de temps ou le module planning.

Paramètres dans le modèle de gestion du temps	Feuilles de temps	Planning et badgeages
Nom du modèle
Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées
Sécuriser les feuilles de temps de ce modèle en utilisant l'état des périodes de ce calendrier
Calendrier sur lequel les périodes de la GTA sont basées
Paramètre constant pour la vue en saisie
Validité du modèle
Informations sur la création des feuilles de temps
Approbateur par défaut des feuilles de temps basées sur ce modèle
Délai alloué pour compléter les feuilles de temps après la fin de la période couverte
Délai alloué pour l'approbation des feuilles de temps après la fin de la période couverte
Les feuilles de temps n'ayant pas été modifiées sont automatiquement approuvées
Afficher les soldes sur le terminal de badgeage
Données à saisir dans la feuille de temps (colonnes et vues)
Autorisations d'accès aux terminaux de badgeage
Création automatique des badgeages
Automatisation de la création des feuilles de temps
Calcul du temps planifié restant lors de la création d'une absence

Entrer le nom (description) du modèle.

Choisir un calendrier.

•Si vos employés doivent remplir des feuilles de temps, une feuille de temps sera créée pour chacune des périodes de ce calendrier.

•Si vos employés doivent remplir des feuilles de temps et pointer pour enregistrer leurs heures de présence, les périodes de ce calendrier peuvent être utilisées dans les analyses de temps finales afin d'évaluer les heures ou les jours travaillés afin que des transactions soient ajoutées dans les compteurs de l'employé.

Ce paramètre s'affiche uniquement si le type de gestion de temps sélectionné dans le modèle de gestion est Feuilles de temps. Il ne s'affiche pas si la case Gestion du temps et activité avancée : planification du temps et badgeages par terminaux physiques ou virtuels a été cochée.

Cocher cette case si la saisie des feuilles de temps doit tenir compte de l'état des périodes du calendrier. Si cette case est cochée, les employés peuvent uniquement saisir des données dans une feuille de temps si l'état de la période correspondante dans le calendrier est En attente ou Ouvert. Lorsque l'état de la période est Fermée, Scellée ou Correction, la saisie est impossible dans les feuilles de temps, à moins que l'employé ne soit un correcteur de feuille de temps. (Il faut que la case Cet employé est un correcteur de feuilles de temps soit cochée dans le dossier de cet employé.)

Cette liste déroulante s'affiche uniquement si vous utilisez le module GTA avancée et/ou le module Badgeuse. Dans ce cas, la sélection d'un calendrier est obligatoire. Tant que les périodes figurant dans ce calendrier ont l'état En attente ou Ouvert, les utilisateurs peuvent :

•modifier les données dans le menu Planning;

•modifier les heures de présences des employés qui ont été enregistrées dans le module Badgeuse;

•créer, modifier ou supprimer une feuille de temps.

Lorsque l'état des périodes figurant dans ce calendrier est Fermée, Scellée ou Correction, aucune modification n'est permise pour ces données, car celles-ci sont utilisées par le service de la paie.

Lorsque vous choisissez un calendrier dans cette liste déroulante, vous devez aussi choisir un calendrier dans la liste déroulante Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées.

Vous pouvez choisir le même calendrier dans ces deux listes déroulantes. Cependant, si vous ne choisissez pas le même calendrier, chaque période du calendrier utilisé pour générer les feuilles de temps doit être comprise dans une seule et même période du calendrier utilisé pour le module GTA avancée. Il ne doit pas y avoir de chevauchement de dates entre ces deux calendriers. Si cette condition n'est pas respectée, vous aurez un message d'erreur lorsque vous enregistrez le modèle de gestion du temps.

Exemple

Vous utilisez un calendrier hebdomadaire (du lundi au dimanche) pour générer les feuilles de temps. Vous y avez créé les périodes suivantes :

•Lundi 7 janvier au dimanche 13 janvier;

•Lundi 14 janvier au dimanche 20 janvier;

•Lundi 21 janvier au dimanche 27 janvier;

•Lundi 28 janvier au dimanche 3 février;

Vous utilisez un calendrier mensuel pour gérer les périodes pour le module GTA avancée. Vous y avez créé les périodes suivantes :

•Mardi 1er janvier au jeudi 31 janvier;

•Vendredi le 1er février au 29 février.

Comme la période du 28 janvier au 3 février n'est pas comprise dans une seule et même période du calendrier utilisé pour le module GTA avancée, vous aurez un message d'erreur et vous ne pourrez pas enregistrer le modèle de gestion du temps.

Contraintes concernant la modification de l'état du calendrier utilisé pour le module GTA avancée

Afin que vous puissiez faire passer l’état d'une période de calendrier à « Fermé » ou « Scellé », toutes les conditions suivantes doivent être respectées :

•Il ne doit y avoir aucune anomalie bloquante pour les badgeages de tous les employés qui utilisent ce calendrier par l'intermédiaire de l'assignation du modèle de gestion du temps.

•L'approbation doit être faite pour toutes les feuilles de temps comprises dans la période clôturée pour tous les employés qui utilisent ce calendrier par l'intermédiaire de l'assignation du modèle de gestion du temps.

Ce paramètre s'affiche uniquement si le type de gestion de temps sélectionné dans le modèle de gestion est Feuilles de temps. Il ne s'affiche pas si la case Gestion du temps et activité avancée : planification du temps et badgeages par terminaux physiques ou virtuels a été cochée.

Cette option permet de définir une valeur par défaut pour l'une des colonnes dans la feuille de temps. Elle est surtout utilisée par les entreprises qui gèrent les mandats de placement de personnel. Les employés peuvent alors saisir plus rapidement leurs heures travaillées pour les clients auxquels ils ont été affectés dans le cadre d'un mandat.

•Lorsque vous sélectionnez Client, lors de l'accès à une feuille de temps, chaque employé doit choisir, dans un fenêtre de sélection, le client pour qui il entre des heures travaillées. Les entrées de la feuille de temps peuvent uniquement être saisies pour le client sélectionné, car seul ce client s'affiche dans la colonne Client. Si l'employé doit entrer des heures travaillées pour un autre client, il doit quitter la feuille de temps, puis y accéder de nouveau afin de choisir un nouveau client.

Définir la période de validité du modèle :

•Sélectionner Ne pas limiter la validité du modèle pour calquer la validité du modèle sur celle du calendrier.

OU

•Sélectionner Limiter la validité du modèle aux dates suivantes, puis spécifier les dates de début et de fin de la période pendant laquelle ce modèle sera valide.

Champ

Description

Approbateur par défaut des feuilles de temps basées sur ce modèle

Sélectionner l'approbateur par défaut des feuilles de temps basées sur ce modèle. La liste des approbateurs ne contient que les noms des employés identifiés comme approbateurs de feuilles de temps dans leur fiche d'employé (case Cet employé est un approbateur de feuilles de temps de la fenêtre flottante Feuille(s) de temps).

Délai alloué pour compléter les feuilles de temps après la fin de la période couverte *

Spécifier la durée dont l'employé dispose pour compléter sa feuille de temps et l'envoyer à l'approbateur (ex. 2 jours après la date de fin de la feuille de temps). Quand ce délai est dépassé, la feuille de temps est classée En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'employé.

Ne pas afficher les alertes pour les feuilles de temps en retard

Sélectionner cette case si les employés à qui ce modèle de gestion de temps est attribué ne doivent pas visualiser les alertes sur les feuilles de temps en retard qui s'affichent dans la page d'accueil de l'application.

Cette option est particulièrement utile dans les entreprises où l'on utilise les feuilles de temps pour obtenir les délégations faites par l'entremise des badgeages, mais dans lesquelles les employés n'ont pas à remplir de feuille de temps. Ce type de paramétrage exige des configurations de terminaux qui permettent l'affichage de boutons où les employés peuvent indiquer leurs débuts et fins d'activités, en plus de leurs entrées et sorties.

Délai alloué pour l'approbation des feuilles de temps après la fin de la période couverte *

Spécifier la durée dont l'approbateur dispose pour approuver une feuille de temps (ex. 1 jour après la date de fin de la feuille de temps). Passé ce délai, la feuille de temps est classée En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'approbateur et de son réviseur.

Les feuilles de temps n'ayant pas été modifiées sont automatiquement approuvées *

Sélectionner cette case pour que les feuilles de temps soient automatiquement approuvées quand aucune modification n'a été apportée par l'employé.

Attention

Attention : Même si cette case est cochée, il faut quand même que l'employé envoie sa feuille de temps pour approbation pour que l'approbation automatique soit effectuée.

Permettre l'utilisation de plusieurs raisons dans une demande de congé

Cocher cette case si les employés ayant ce modèle de gestion de temps peuvent soumettre une demande de congé (mode « évolué ») où ils peuvent sélectionner plusieurs raisons d'absence. Si cette case est décochée, l'option Raisons multiples ne sera pas disponible à l'ajout d'une demande de congé.

Astuce

Note : Si vous cochez cette case, assurez-vous également de cocher la case Permettre de combiner cette raison avec d'autres dans les raisons d'absence qui peuvent être combinées.

Cette liste déroulante permet de choisir comment les entrées de temps travaillé doivent être créées automatiquement dans la feuille de temps pour l'employé. Vous pourrez ainsi créer automatiquement des entrées pour du temps travaillé, par exemple si certains de vos employés font uniquement une seule activité (par ex. Service à la clientèle), il peut être plus rapide de créer leurs entrées de feuilles de temps en utilisant les diverses valeurs par défaut précisées dans les vues pour générer ces entrées.

Astuce

Note : L'employé peut modifier les entrées de temps travaillé qui ont été créées automatiquement. Cependant, une entrée de feuille de temps générée par une absence ou un accident de travail ne peut pas être modifiée dans la feuille de temps, que ce soit dans le module My SigmaRH ou dans le module Gestion (dans le menu Liste des feuilles de temps). Si l'utilisateur supprime une entrée de feuille de temps générée par un événement (absence ou accident de travail), la quantité payée est remise à zéro. Cette suppression ne modifie pas, le cas échéant, le solde dans l'assignation de compteur de l'employé. Par exemple, si l'absence avait débité le compteur de l'employé (par ex. Maladie), le gestionnaire RH doit supprimer l'événement correspondant dans le menu Gestion express pour créditer le nombre d'heures ou de jours approprié dans le compteur de l'employé.

Option

Description

Aucun

Si vous choisissez Aucun, aucune entrée de feuilles de temps ne sera créée pour du temps travaillé. Les employés devront saisir eux-mêmes ces temps.

L'horaire de travail défini dans le modèle

Si cette option est choisie, choisir l'horaire de travail à utiliser dans la liste déroulante Horaire de travail par défaut pour créer les entrées figurant dans le modèle de gestion du temps.

Les entrées de temps travaillé sont créées dans la feuille de temps en fonction des découpages journaliers figurant dans l'horaire de travail sélectionné dans le modèle de gestion du temps associé à l’employé. Afin que ces entrées soient créées, vous devez sélectionner un facteur dans les types de plage appropriés qui figurent dans le découpage journalier de l'horaire de travail sélectionné dans le modèle de gestion du temps.

L'horaire de travail de l'employé

Les entrées de temps travaillé sont créées dans la feuille de temps en fonction des découpages journaliers figurant dans l'horaire de travail associé à l'employé pour chacune des journées de la feuille de temps. Afin que ces entrées soient créées, vous devez sélectionner un facteur dans les types de plage appropriés qui figurent dans le découpage journalier de l'horaire de travail de l'employé.

Par exemple :

Pour une feuille de temps d'un mois, l'employé est associé à l'horaire de travail A du 01 au 15 et à l'horaire de travail B du 16 au 30. Les entrées de la feuille de temps seront créées en fonction de l'horaire de travail A pour les journées du 01 au 15 et en fonction de l'horaire de travail B pour les journées du 16 au 30.

Le planning de l'employé

Les entrées de temps travaillé sont créées dans la feuille de temps en fonction des découpages journaliers utilisés dans le menu Planning pour l'employé associé à ce modèle de gestion du temps. Afin que ces entrées soient créées, vous devez sélectionner un facteur dans les types de plage appropriés qui sont utilisés dans ces découpages journaliers.

Si vous choisissez l'option L'horaire de travail défini dans le modèle dans la liste déroulante Créer les entrées de la feuille de temps selon, choisir l'horaire de travail à utiliser.

Dans les entreprises qui gèrent les mandats de placement seulement, sélectionner cette case pour que le système crée une feuille de temps pour un employé uniquement lorsque celui-ci est affecté à un mandat pendant la période de calendrier correspondante.

Sélectionner si les entrées de feuille de temps doivent être en Heures ou en Jours.

Avec cette option, aucune entrée de temps travaillé ne sera générée. Les utilisateurs doivent saisir toutes les entrées de temps travaillé.

Choisir l'option requise.

Option	Utilisation
Utiliser les heures/jours prévus à l'horaire	Le système créera les entrées de temps travaillé en utilisant l'option choisie dans le paramètre Créer les entrées de la feuille de temps selon.
Utiliser la valeur par défaut de la vue temps travaillé	Le système générera des entrées de temps travaillé en reportant une valeur par défaut précisée dans la vue définie pour le temps travaillé. On peut ainsi saisir une valeur par défaut de 0 (zéro) dans la vue. Les employés devront compléter leurs entrées de feuilles de temps et saisir le nombre d'heures ou de jours qu'ils ont réellement travaillé.

Entrées de feuilles de temps pour	Configuration requise
Absences	Sélectionner un facteur de temps dans le code de raison d'absence.
Accidents de travail	Sélectionner un facteur de temps dans le code de conséquence.
Jours fériés	Sélectionner un facteur de temps dans le jour férié.

Avec cette option, aucune entrée de temps travaillé ne sera générée pour les journées où il y a du temps non travaillé (que ce soit une absence, un accident de travail ou un jour férié). Si le temps non travaillé ne couvre pas toute la journée, l'employé devra saisir manuellement le temps travaillé requis pour cette journée.

Exemple

•Pour une semaine donnée, Daniel Leblanc doit travailler lundi, mardi, mercredi. Il doit s'absenter pour une demi-journée le jeudi et pour toute la journée le vendredi. Des absences ont été créées pour le jeudi (3,5 heures avec le mode Saisie détaillée de la durée) et le vendredi (7 heures avec le mode Automatique).

•Pour cette semaine, les entrées de temps travaillé suivantes sont créées dans sa feuille de temps :

oLundi = 7 heures;

oMardi = 7 heures;

oMercredi = 7 heures.

•Des entrées de feuille de temps (en temps non travaillé) sont alimentées par les absences :

oJeudi = 3,5 heures;

oVendredi = 7 heures.

•Comme il y a du temps non travaillé pour la journée du jeudi, il devra saisir manuellement une ou plusieurs entrées de feuille de temps pour son temps travaillé du jeudi.

Avec cette option, aucune entrée de temps travaillé ne sera générée pour les journées où il y a du temps non travaillé pour la journée complète (que ce soit une absence, un accident de travail ou un jour férié). Si le temps non travaillé ne couvre pas toute la journée, une entrée de feuille de temps en temps travaillé est créée pour le nombre d'heures restant.

Exemple

•Pour une semaine donnée, Daniel Leblanc doit travailler lundi, mardi, mercredi. Il doit s'absenter pour une demi-journée le jeudi et pour toute la journée le vendredi. Des absences ont été créées pour le jeudi (3,5 heures avec le mode Saisie détaillée de la durée) et le vendredi (7 heures avec le mode Automatique).

•Pour cette semaine, les entrées de temps travaillé suivantes sont créées dans sa feuille de temps :

oLundi = 7 heures;

oMardi = 7 heures;

oMercredi = 7 heures;

oJeudi = 3,5 heures.

•Des entrées de feuille de temps (en temps non travaillé) sont alimentées par les absences :

o3,5 heures pour jeudi;

o7 heures pour vendredi.

•Comme il s'est absenté uniquement 3,5 heures le jeudi, une entrée de feuille de temps de 3,5 heures en temps travaillé est créée pour la journée du jeudi. Il n'a pas à la saisir.

Les feuilles de temps sont générées au fur et à mesure, selon les périodes du calendrier sélectionné dans le paramètre Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées. Le délai paramétré peut être en jours, en heures ou en minutes.

La feuille de temps peut être créée :

•avant le début de chaque période;

•après le début de chaque période;

•avant la fin de chaque période;

•après la fin de chaque période.

Exemples de délais de création

•2 jours avant la date de début de la période

•1 jour après la date de fin de la période

Automatisation de la création des feuilles de temps

Pour que les feuilles de temps soient créées automatiquement en fonction de ce paramètre, vous devrez automatiser la création. Si la création des feuilles de temps n'est pas automatisée, vous devrez créer manuellement les feuilles de temps des employés pour chaque période.

Restriction concernant les employés inactifs

Aucune feuille de temps n'est générée automatiquement en fonction des périodes du calendrier pour les employés inactifs, c'est-à-dire les employés qui ont quitté l'entreprise et pour lesquels vous avez saisi une date de départ dans leur dossier d'employé.

Sélectionner cette case si les feuilles de temps qui seront créées (en fonction du paramètre Délai de création des feuilles de temps) doivent avoir automatiquement le statut En attente d'approbation. Cette case peut être cochée dans les entreprises où les entrées de feuilles de temps des employés sont générées automatiquement en fonction d'une des options choisies dans le paramètre Créer les entrées de la feuille de temps selon) du modèle de gestion du temps.

Exemple

Un groupe d'employés fait uniquement du service à la clientèle. Toutes les entrées de la feuille de temps doivent avoir « Service à la clientèle » comme activité. Le gestionnaire doit :

•définir les colonnes et les vues requises dans le modèle de gestion du temps;

•préciser la période requise dans le paramètre Délai de création des feuilles de temps;

•automatiser la création des feuilles de temps.

À la création automatique de la feuille de temps :

•les entrées de feuilles de temps de ces employés sont générées automatiquement (en fonction du paramètre Créer les entrées de la feuille de temps selon);

•le statut de ces feuilles de temps passe automatiquement à En attente d'approbation.

Ces employés n'auront donc jamais à remplir leur feuille de temps. Les approbateurs désignés pour ces employés devront toutefois approuver les feuilles de temps de leurs employés.

Sélectionner cette case afin de permettre une saisie plus rapide des entrées de feuilles de temps où l'heure de début et l'heure de fin sont requises.

Astuce

Note : Cette option s'applique uniquement si le modèle de gestion du temps comprend les colonnes Heure de début et Heure de fin.

Lorsque cette case est cochée, l'employé se verra proposer un nombre d'heures travaillées (dans la colonne Quantité) qui tiendra compte de l'heure de début et de l'heure de fin saisies. Au besoin, l'employé peut cependant modifier la quantité proposée par défaut.

Attention

Attention : Les heures correspondant aux repas ou aux pauses ne sont pas déduites de la quantité proposée.

Exemple

Un employé verra la quantité suivante s'il saisit les heures suivantes :

Date	Heure de début	Heure de fin	Quantité proposée
11 mars	13:00	17:00	4:00
11 mars	09:00	17:00	8:00 - Dans ce cas, l'employé doit modifier la quantité proposée pour retirer la durée du repas du midi.
11 mars	23:00	03:00	4:00

Sélectionner cette case afin d'empêcher les erreurs lors de la saisie et de l'approbation des feuilles de temps.

Astuce

Note : Cette option s'applique uniquement si le modèle de gestion du temps comprend les colonnes Heure de début et Heure de fin.

Lorsque cette case est cochée, l'employé qui saisit sa feuille de temps ou l'approbateur qui approuve la feuille de temps visualiseront un avertissement s'il y a un chevauchement dans les heures de début et de fin figurant dans deux entrées de la feuille de temps (que ce soit du temps travaillé ou du temps non travaillé).

L'avertissement s'affiche à titre informatif seulement. Il n'empêche pas :

•la sauvegarde de la feuille de temps;

•l'envoi pour approbation de la feuille de temps;

•l'approbation de la feuille de temps.

Exemple

Un employé verra l'avertissement s'il saisit les entrées suivantes :

Date	Heure de début	Heure de fin
11 mars	13:00	17:00
11 mars	14:00	15:00

Pour les journées correspondant aux jours fériés figurant dans la table de jours fériés attribuée à l'employé, une couleur d'arrière-plan peut être configurée afin que cette journée soit mise en évidence dans les colonnes de la feuille de temps.

•Si aucune couleur ne doit être affichée en arrière-plan, choisir Ne pas mettre en évidence.

•Si une couleur doit être affichée en arrière-plan, choisir Mettre en évidence avec la couleur de fond, puis sélectionner la couleur requise.

Pour les journées d'absences de l'employé, une couleur d'arrière-plan peut être configurée afin que cette journée soit mise en évidence dans les colonnes de la feuille de temps.

•Si aucune couleur ne doit être affichée en arrière-plan, choisir Ne pas mettre en évidence.

•Si une couleur doit être affichée en arrière-plan, choisir Mettre en évidence avec la couleur de fond, puis sélectionner la couleur requise.

Pour les journées de repos, une couleur d'arrière-plan peut être configurée afin que cette journée soit mise en évidence dans les colonnes de la feuille de temps.

Astuce

Note : Pour que la couleur soit appliquée dans la colonne, il faut que les heures et les jours travaillés soient à zéro dans :

•l'horaire de l'employé (si vous n'utilisez PAS le module GTA avancée;

•le planning de l'employé (si vous utilisez le module GTA avancée).

•Si aucune couleur ne doit être affichée en arrière-plan, choisir Ne pas mettre en évidence.

•Si une couleur doit être affichée en arrière-plan, choisir Mettre en évidence avec la couleur de fond, puis sélectionner la couleur requise.

Si cette option est activée, un message de confirmation, ainsi qu'une case à cocher, sont affichés lorsqu'un utilisateur envoie une feuille de temps pour approbation. L'utilisateur doit cocher la case pour que l'envoi pour approbation se déclenche.

Attention

Attention : Quand cette option est activée, l'utilisateur ne peut plus envoyer plusieurs feuilles de temps à la fois pour approbation.

Ce paramètre est uniquement affiché si la case Demander la confirmation à l'utilisateur lors de l'envoi pour approbation a été cochée.

Saisir le message de confirmation qui doit être affiché aux utilisateurs avant que ceux-ci puissent envoyer leur feuille de temps pour approbation.

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SIGMA–RH

Horaire de travail

Temps travaillé

Temps non travaillé

Options de création

Options de saisie

Affichage des fériés, absences et jours de repos

Message de confirmation lors de l'envoi pour approbation

Information sur l'utilisation de l'entrée de la feuille de temps