1.Choisir GTA > Configuration des absences et des conséquences dans la barre de menus Configuration. 2.Dans la fenêtre flottante Raison d'absence, cliquer Ajouter pour ajouter un nouveau code. 3.Entrer les données dans la fenêtre Informations générales.
Champ
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Utilisation
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Code *
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Entrer un code identifiant cette raison d'absence (ex. MOBILE pour ajouter le code Congé mobile).
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Description (Français et Anglais) *
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Saisir la description de ce code (en français, en anglais ou dans les deux langues).
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Compteur associé
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Choisir, dans la liste déroulante, le compteur où sera débitée la durée de ces absences.
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Conséquence d'absence *
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Sélectionner une conséquence d'absence. Les codes de conséquence pouvant être sélectionnés doivent être définis au préalable dans le menu Configuration des absences et des conséquences.
Si vous ajoutez une absence portant cette raison, cette conséquence sera sélectionnée dans l'absence.
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Facteur de temps
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Le facteur de temps permet au système :
•d'intégrer correctement cette absence dans le planning. Si vous utilisez le module GTA avancée, le facteur de temps est obligatoire; •de créer automatiquement une entrée dans la feuille de temps correspondante lorsque l'utilisateur sélectionne ce code de raison d'absence dans une absence. Il faut cependant que vous choisissiez l'option appropriée dans la liste déroulante Créer les entrées de la feuille de temps selon dans le modèle de gestion du temps utilisé pour la création d'une feuille de temps d'un employé.
Par défaut, le système reporte le facteur de temps précisé dans la conséquence d'absence, si celui-ci a été renseigné dans la conséquence. Cependant, vous pouvez modifier ce facteur au besoin.
Lorsque vous sélectionnez le facteur de temps, le système affiche les facteurs en heures pour le groupe Temps non travaillé et le groupe Temps travaillé.
Note : Les facteurs du groupe Temps travaillé sont surtout utilisés en France où l'on crée, dans certaines entreprises, des absences où la raison d'absence est Réunion syndicale. Donc l'employé est absent des locaux, mais cette absence est considérée comme du temps travaillé selon la convention collective en vigueur.
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Raison d'absence disponible pour les demandes de congé
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Cocher cette case pour que cette raison d'absence soit disponible aux utilisateurs du module My SigmaRH qui saisissent une demande de congé.
Lorsque cette case est cochée, vous pouvez configurer l'affichage des justificatifs demandés aux utilisateurs du module My SigmaRH lorsque ceux-ci saisissent une demande de congé.
Option
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Utilisation
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Permettre l'ajout d'un justificatif (non obligatoire)
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L'utilisateur peut ajouter un justificatif à sa demande de congé. Celle-ci peut quand même être sauvegardée si le justificatif n'est pas ajouté.
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Obliger l'ajout d'un justificatif
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L'utilisateur doit ajouter un justificatif à sa demande de congé. Celle-ci peut ne peut pas être sauvegardée si le justificatif n'est pas ajouté.
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Ne pas permettre l'ajout de justificatif
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La section permettant l'ajout d'un justificatif n'est pas affichée dans la demande de congé.
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Permettre de combiner cette raison avec d'autres
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Cocher cette case si vous permettez aux utilisateurs de soumettre une demande de congé (en mode « évolué ») où l'utilisateur pourra sélectionner plusieurs raisons d'absence.
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Note : Pour qu'un utilisateur puisse soumettre une demande de congé pour de multiples raisons, le modèle de gestion de temps attribué à l'employé doit également permettre de combiner les raisons.
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Exemple
•Pour une demande de congé d'une durée de cinq jours, vous permettez aux utilisateurs de combiner les raisons Congés payés et RTT. •Dans ces deux raisons d'absence, la case Permettre de combiner cette raison avec d'autres doit être cochée. •Lors de l'ajout de la demande de congé, l'utilisateur doit préciser le nombre de jours ou d'heures qui doit être pris pour chaque raison d'absence. Si chacune des raisons d'absence est associée à un compteur, le nombre de jours ou d'heures sera déduit de chaque compteur. |
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Solde de compteur à afficher dans les demandes de congé
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Sélectionner le type de solde qui doit être affiché dans la demande de congé pour cette raison d'absence.
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Attention : Peu importe le type de solde sélectionné, le système affiche une « estimation » du solde restant si toutes les demandes en attente d’approbation pour la raison d'absence sélectionnée sont effectivement approuvées.
Exemple (si on affiche le solde total)
•Un employé a un solde total de 10 jours dans le compteur Vacances. •Le 15 janvier, il ajoute une demande de congé pour le 7 février. Le solde restant affiché est de 10 jours. Cette demande n’est pas encore approuvée. •Le 15 février, il ajoute une demande de congé pour le 14 février. Le solde restant affiché est de 9 jours, car le système fait une « estimation » du solde restant si la demande de congé du 7 février est effectivement approuvée. |
Option
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Utilisation
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Par défaut
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Avec cette option, le solde affiché correspond à la valeur par défaut définie pour l'affichage du solde de compteur dans les demandes de congé dans les paramètres d'entreprise - Paramètres de gestion des temps et des activités avancée (GTA).
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Solde effectif après le dernier débit
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Avec cette option, c'est le solde effectif dans le compteur après le dernier débit qui sera affiché. Si des transactions positives ont été ajoutées dans le compteur de l'employé, celles-ci seront uniquement incluses dans le solde lorsqu'elles deviendront effectives.
Exemple
•En date du 15 janvier, les transactions suivantes sont visibles dans le compteur Vacances d'un employé : o1 janvier = +10 o14 février = -1 (une demande de congé d'un jour a été approuvée pour cette date) o1 mars = +1 •Pour les demandes de congé dont la date de début et/ou la date de fin sont AVANT le 1 mars, le solde affiché dans la demande de congé est de 9 jours, car la transaction positive du 1 mars n'est pas encore effective. •Pour les demandes de congé dont la date de début et/ou la date de fin sont APRÈS le 1 mars, le solde affiché dans la demande de congé est de 10 jours, car la transaction positive du 1 mars est alors effective. |
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Solde effectif en fin d'absence
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Avec cette option, c'est le solde effectif dans le compteur à la date de fin de l'absence qui sera affiché.
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Attention : Cette option fait en sorte que le solde affiché ne tient pas compte des débits effectués pour les demandes de congé qui ont été approuvées pour des dates futures. Elle peut donc causer des incompréhensions pour les utilisateurs. Il est préférable d'utiliser les options Solde total ou Solde effectif après le dernier débit.
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Exemple
•Un employé a un solde total de 10 jours dans le compteur Vacances. •Le 15 janvier, il ajoute une demande de congé pour le 7 février. Après l'approbation de cette demande, le solde total est de 9 jours dans le compteur Vacances. •Le 1er février, l'employé ajoute une demande de congé pour le 6 février. •Résultat : Lors de l'ajout de cette demande de congé, le solde affiché pour le compteur Vacances est de 10 jours, car à la date de fin de l'absence (6 février), le solde effectif en fin d'absence (10 jours) ne tient pas compte du débit de 1 jour fait pour l'absence du 7 février. |
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Solde total
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Avec cette option, c'est le solde total dans le compteur qui sera affiché, c'est-à-dire le solde après la dernière transaction figurant dans le compteur.
Exemple
•Un employé a un solde total de 10 jours dans le compteur Vacances. •Le 15 janvier, il ajoute une demande de congé pour le 7 février. Après l'approbation de cette demande, le solde total est de 9 jours dans le compteur Vacances. •Le 1er février, l'employé ajoute une demande de congé pour le 6 février. •Résultat : Lors de l'ajout de cette demande de congé, le solde affiché pour le compteur Vacances est de 9 jours. |
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Visibilité de cette raison d'absence
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Les options sur la visibilité permettent de masquer certains codes de raisons d'absences dans les absences ou les demandes de congé.
Option
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Utilisation
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Toutes les populations
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Cette option est sélectionnée par défaut, ce qui fait en sorte que le code de raison d'absence est visible en tout temps et pour tous les employés.
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Population suivante
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Sélectionner cette option si le code de raison d'absence doit s'afficher uniquement pour certains employés précis. Dans ce cas, choisir la définition de population appropriée.
Exemple
•La raison d'absence Congé de maternité doit uniquement être sélectionnée pour les femmes (autant dans les absences que dans les demandes de congé). •Configurer une définition de population où l'on choisira en condition Sexe = Féminin. •Choisir le définition de population dans le code de raison d'absence. •Lorsque des femmes ajouteront une demande de congé, elles pourront choisir la raison d'absence Congé de maternité, mais leurs collègues masculins ne verront pas du tout cette raison d'absence. •Lorsqu'un gestionnaire ajoutera une absence, il pourra uniquement choisir la raison d'absence Congé de maternité, pour les femmes. Cette raison ne pourra être choisie pour un homme. |
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Est-ce qu'un entretien professionnel doit être suggéré au retour de cette raison d'absence?
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Ce paramètre permet d'afficher des champs supplémentaires dans les absences pour lesquelles vous devez offrir un entretien professionnel au retour du salarié (conformément à l'article L6315-1), par exemple lors du retour d'une salariée après un congé de maternité.
Option
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Impact
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Oui
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Dans l'absence, la question suivante est affichée : « Avez-vous offert un entretien professionnel au retour du salarié? ». Si un entretien a été offert, la date de cet entretien peut être saisie.
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Non
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Aucun champ supplémentaire n'est ajouté dans l'absence.
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4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le code de raison d'absence. |
