Choisir les options de votre choix.
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Note : Dans les courriers électroniques pouvant être envoyés par les notes automatiques (que ce soit pour les rappels ou lorsque l'élément déclencheur est activé, modifié ou remis à vide), un hyperlien permet de consulter le dossier se rapportant à la note ajoutée dans l'agenda.
•Si l'utilisateur est déjà connecté à SIGMA–RH, il accédera au dossier approprié après avoir cliqué l'hyperlien. •Si l'utilisateur n'est pas connecté à SIGMA–RH lorsqu'il clique l'hyperlien, il devra saisir son nom d'utilisateur et son mot de passe avant de pouvoir accéder au dossier approprié. |
Option
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Utilisation
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Lorsque l'élément déclencheur est activé, créer une note dans l'agenda
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Cocher cette case pour qu'une note soit ajoutée dans l'agenda dès que l'élément déclencheur se produit. Cette note portera la date de l'élément déclencheur qui générera la note.
Si cette case est cochée et que le paramétrage de l'agenda le permet, un iCal sera envoyé lors de la création ou de la modification d'une note à l'agenda générée à partir de cette note automatique.
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La date du rappel sera X (jours, semaines, mois ou année) avant ou après la date associée à l'élément déclencheur
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Il est possible de générer un rappel pour une note ajoutée dans l'agenda. Ce rappel sera :
•affiché dans la fenêtre flottante secondaire Rappels de la page d'accueil de l'application ou dans le menu Rappels; •transmis par courrier électronique au propriétaire de l'agenda si la case Envoyer un courrier électronique est cochée. Si nécessaire, définir quand le rappel sera généré. La période de rappel est configurable. Vous pouvez saisir le nombre de jours/semaines/mois/années avant ou après la date associée à l'élément déclencheur.
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Note : En inscrivant 0 jour avant ou après, le rappel s'affiche immédiatement lorsque l'élément déclencheur se produit. La note automatique génère systématiquement un rappel lorsque l'élément déclencheur se produit.
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Exemples
•1 semaine avant la date associée à l'élément déclencheur (Date d'audition de contestation dans le cas d'un accident de travail) •1 jour après la date associée à l'élément déclencheur (Date de réception d'un billet médical) •0 jour après la date associée à l'élément déclencheur (Date de départ d'un employé) afin d'obtenir un rappel vous avisant de rencontrer l'employé la journée de son départ |
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Envoyer un courrier électronique
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Cocher cette case pour que le ou les utilisateurs de l'agenda soient prévenus par courrier électronique au moment du rappel, puis choisir l'option de votre choix.
Option
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Description
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Exemple
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Le jour de la date du rappel
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Le système enverra le courriel seulement lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel sera unique.
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Dans le paramètre La date du rappel, on a précisé 3 jours avant la date associée à l'élément déclencheur (c'est-à-dire Date de l'événement d'un entretien).
Dans ce cas, l'utilisateur recevra uniquement un seul courriel 3 jours avant la date de l'événement d'un entretien.
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Tous les jours à partir de la date du rappel
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Le système enverra le courriel lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel se poursuivra jusqu'à la date de l'événement.
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Dans le paramètre La date du rappel, on a précisé 3 jours avant la date associée à l'élément déclencheur (c'est-à-dire Date de l'événement d'un entretien).
Dans ce cas, l'utilisateur recevra le courriel 3 jours avant la date de l'entretien, puis un autre courriel 2 jours avant, puis un autre courriel 1 jour avant.
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Attention : L'envoi de courriel qui tient compte de la période de rappel est fonctionnel :
•pour le propriétaire de l'agenda, •pour les utilisateurs qui ont le droit de visualiser les rappels dans l'agenda individuel d'un autre utilisateur. |
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Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est supprimé
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Cocher cette case pour supprimer automatiquement toute note à l'agenda associée à un élément déclencheur supprimé, par exemple si une nouvelle absence a été supprimée parce qu'elle avait été ajoutée par erreur.
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Supprimer la note créée dans l'agenda lorsque l'élément déclencheur est remis à vide
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Cocher cette case pour supprimer automatiquement toute note à l'agenda associée à un élément déclencheur qui a été remis à vide, par exemple un champ Date.
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1.Cocher la case Envoyer un courrier électronique dès que l'élément déclencheur est pour que le propriétaire de l'agenda soit prévenu par courrier électronique, puis choisir l'option de votre choix :
Option
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Utilisation
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Activé ou modifié ou remis à vide
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C'est la valeur sélectionnée par défaut à l'ajout.
Choisir cette option pour que le propriétaire de l'agenda soit prévenu par courrier électronique lorsque l'élément déclencheur est activé, modifié ou remis à vide dans le système.
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Activé ou modifié
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Choisir cette option afin qu'aucun courrier électronique ne soit envoyé au propriétaire de l'agenda lorsqu'un élément déclencheur de type Date est remis à vide.
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2.Cocher la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique pour que le courrier électronique comprenne un hyperlien qui permettra à l'utilisateur d'accéder directement au dossier concerné. Par exemple, si l'élément déclencheur est la date de l'événement de l'entretien, l'utilisateur accédera à l'entretien en cliquant sur l'hyperlien. Toutefois, si l'utilisateur n'a pas les droits requis pour accéder à ce type de dossier, il obtiendra une erreur 1201 (Accès refusé) en cliquant l'hyperlien et ne pourra pas accéder au dossier. Les droits d'accès configurés pour cet utilisateur dans SIGMA–RH sont respectés.
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Note : En décochant la case Ajouter un lien pour accéder au dossier directement depuis le courrier électronique, l'hyperlien ne sera pas présent dans le courrier électronique envoyé, ce qui peut être intéressant si l'utilisateur n'a jamais accès au dossier concerné, mais qu'il doit quand même être avisé par courrier électronique. Par exemple, si l'élément déclencheur est la date de l'événement de l'entretien, mais que le courrier électronique doit être envoyé à l'employé associé à l'événement, vous pourriez décocher la case pour ne pas afficher le lien si l'employé n'a pas accès à ce type de dossier.
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Préciser l'adresse électronique de retour dans le champ Courriel de retour pour éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur connecté, cependant vous pouvez saisir une adresse générique qui aurait été créée par votre service informatique, par exemple, RH@societeABC.com.
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