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Menu : Formation > Organisme de formation |
Cette option sert à configurer les différents prestataires de formation auxquels votre entreprise fait appel pour ses besoins en formation. Ces organismes sont ensuite repris dans la définition :
•des cours;
•des sessions de formation.
Chaque organisme de formation peut être associé à des formateurs externes.
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Note : Il est recommandé de sauvegarder l'organisme de formation avant de saisir les sites et les contacts. La saisie complète d'un organisme de formation se fera donc en deux temps : informations générales, puis sites et contacts. Les organismes de formations peuvent aussi être définis dans le menu Clients et fournisseurs. |
1.Choisir Formation > Organisme de formation dans la barre de menus Configuration. 2.Cliquer Ajouter. 3.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante principale Identification.
4.Sélectionner le niveau de structure administrative applicable pour l'organisme de formation. 5.Saisir l'adresse complète de l'organisme de formation ou de son siège social si cet organisme a plusieurs sites.
6.La fenêtre flottante secondaire Documents associés permet de relier un ou plusieurs documents à cet organisme de formation. Il peut s'agir, par exemple, d'une brochure publicitaire, de la liste des cours pour un trimestre donné ou d'une ou plusieurs factures préalablement numérisées. 7.Dans la fenêtre flottante Informations générales : •Choisir un profil d'entreprise si nécessaire, puis indiquer la devise dans laquelle seront effectuées les transactions financières avec l'organisme de formation (ex. facturation). •Saisir les numéros de téléphone et télécopieur de l'entreprise, son adresse Internet et l'adresse générale de courriel. •Inscrire éventuellement sa spécialité, des conditions particulières ou une note. •Si des contacts ont été définis, indiquer le contact principal. Sélectionner aussi un répartiteur implicite, c.-à-d. l'employé responsable des relations avec cette entreprise. •Indiquer si l'organisme de formation est actif ou non, et ajouter la raison du changement de statut. •Il est parfois préférable de ne pas supprimer l'organisme de formation, mais plutôt de le désactiver temporairement en modifiant son statut. Par exemple, l'organisme de formation peut fermer pour des raisons financières et rouvrir dès qu'il a trouvé du financement. Dans ce cas, il est plus simple de le désactiver plutôt que de le supprimer et de le recréer par la suite.
8.La fenêtre flottante Informations financières sert à des fins de facturation. •Sélectionner le type de facturation. •Inscrire les numéros de banque et de compte, le nom de la banque, les termes de paiement (ex. 30 jours), la limite de crédit de l'entreprise, ainsi que le taux d'intérêt (ex. 1,5 % mensuel) dû pour les paiements en retard. 9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'organisme de formation. |
.Un même organisme de formation peut avoir plusieurs centres de formation. Ces différents sites peuvent tous être définis dans l'organisme de formation. Les sites additionnels de cet organisme de formation sont tous affichés dans le champ Lieu lorsque vous associez un organisme à un cours ou à une session de formation, il vous suffit alors de choisir le site requis. 1.Choisir Formation > Organisme de formation dans la barre de menus Configuration. 2.Cliquer l'organisme de formation pour lequel des sites doivent être définis. 3.Dans la fenêtre flottante Sites additionnels de l'entreprise, cliquer Ajouter.
•Le numéro du site est géré par le système et ne peut donc être modifié. •Inscrire le nom du site. •Ajouter les coordonnées du site. •Sélectionner un profil d'entreprise et entrer une note si nécessaire. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le site. Résultat : Le système retourne à l'écran précédent où le nouveau site est maintenant listé. 4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le site. |
Il est intéressant de saisir au moins un contact pour cet organisme de formation afin de faciliter les relations de travail. 1.Choisir Formation > Organisme de formation dans la barre de menus Configuration. 2.Cliquer l'organisme de formation auquel des contacts doivent être ajoutés. 3.Dans la fenêtre flottante secondaire Contacts, cliquer Détails..., puis Ajouter.
•Inscrire le nom, prénom et titre du contact. •Indiquer si ce contact est actif ou non. Il est parfois préférable de ne pas supprimer un contact, mais plutôt de le désactiver temporairement. Par exemple, quand un contact part en congé sabbatique, il est plus simple de le désactiver plutôt que de le supprimer à son départ et de le recréer à son retour. •Saisir les différents numéros de téléphone auxquels ce contact peut être joint et ajouter son adresse électronique. Un hyperlien Ecrire permet d'envoyer un courriel à cette adresse. •Le contact peut être associé à un site précis. Dans ce cas, sélectionner ce site parmi les choix offerts dans la liste déroulante. Pour utiliser l'adresse générale saisie dans l'organisme de formation plutôt que celle d'un site en particulier, choisir Aucun. •Saisir le nom du département pour lequel travaille ce contact. •Si ce contact a des horaires de travail particuliers, il est intéressant d'indiquer quand on peut le joindre. Dans ce cas, sélectionner le quart de travail qui s'applique. •Inscrire une note si nécessaire. •Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le contact. Résultat : Le système retourne à la fenêtre Contacts où le nouveau contact est maintenant listé. 4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le contact. |
Voir aussi...
