Configurer la date d'ancienneté calculée

Sélectionner le compteur (en heures ou en jours) qui permettra d'effectuer le calcul de la date d'ancienneté.

Cet outil doit avoir été créé au préalable dans le menu Compteurs. Vous devez associer le compteur au dossier de chacun des employés requis. Les transactions ajoutées dans le compteur de l'employé peuvent se faire de différentes façons : manuellement dans le dossier de l'employé, avec l'aide d'une tâche planifiée dans l'Assistant personnel, etc.

Préciser à partir de quelle date le système doit calculer la date d'ancienneté.

Compteur (date de l'entrée la plus récente)

Si vous sélectionnez cette option, la date d'ancienneté calculée tient compte de la date de la plus récente transaction figurant dans le compteur de l'employé.

Cette option est surtout utilisée par les entreprises qui importent dans les compteurs le total des heures de service de tous leurs employés en même temps, par exemple les entreprises qui importent les données à partir de leur système de paie à chaque fin de période de paie.

Avec cette option, la date d'ancienneté calculée restera la même pour chaque employé jusqu'à ce que de nouvelles données soient importées dans les compteurs des employés.

Exemples de calcul de la date d'ancienneté qui tiennent compte de la date de l'entrée la plus récente

Date de consultation du système

Si vous sélectionnez cette option, la date d'ancienneté calculée tient compte de la date à laquelle l'utilisateur consulte le système.

Cette option est surtout utilisée par les entreprises où les transactions sont ajoutées de façon irrégulière d'un employé à l'autre, par exemple à l'aide d'un horodateur qui transmet ses informations par import tous les jours ou à l'aide de feuilles de temps approuvées (donc versées aux compteurs) à différents moments.

Avec cette option, la date d'ancienneté calculée pourra être différente pour chaque jour en fonction des données d'heures de service qui peuvent être différentes pour chaque employé.

Exemples de calcul de la date d'ancienneté qui tiennent compte de la date de consultation du système

Saisir le nombre d'heures ou jours qui font en sorte que l'employé est considéré comme étant un employé à « temps plein ». Cette valeur est utilisée, par défaut, pour calculer le nombre d'années, de mois et de jours d'ancienneté de l'employé de tous les employés dans le système. Cependant, si cette valeur ne s'applique pas pour certains employés, vous pouvez définir l'équivalent temps plein annuel requis pour ces personnes directement dans leur dossier d'employé.

Note : L'unité utilisée (heures ou jours) doit correspondre au type d'accumulation précisé dans le compteur figurant dans le paramètre Compteur à utiliser. La concordance des unités est la responsabilité de l'administrateur.

Exemple de calcul du nombre d'années, de mois et de jours d'ancienneté

Cette valeur peut être modifiée selon les besoins du client, par exemple si l'entreprise réduit ou augmente le nombre d'heures de travail dans l'année pour l'ensemble de ses employés. Cette valeur devra être changée si la semaine de travail passe de 37,5 à 40 heures.

Exemple : Si le compteur figurant dans le paramètre Compteur à utiliser est de type d'accumulation « Heure », saisir 2548 pour indiquer au système qu'un employé est considéré comme étant un employé à « temps plein » s'il fait 2548 heures annuellement, c'est-à-dire 49 heures par semaine pendant 52 semaines par année (49 x 52 = 2548). Les 49 heures par semaine comprennent les heures requises pour les samedis et les dimanches. Cependant, si l'équivalent temps plein annuel de 2548 ne doit pas s'appliquer à certains employés, vous pouvez définir l'équivalent temps plein annuel requis pour ces personnes directement dans leur dossier d'employé.

Inclusion ou exclusion des valeurs requises pour les samedis et les dimanches

Attention : Si l'équivalent temps complet annuel comprend uniquement le nombre d'heures travaillées (par exemple 1820 heures par année – 35 heures par semaine x 52 semaines -, ce qui exclut le samedi et le dimanche), le nombre d'heures, de mois et de jours d'ancienneté calculée peuvent ne pas correspondre au nombre d'heures de service dans certains cas, surtout lorsque l'employé a peu d'ancienneté. En effet, le système convertit le nombre d'heures figurant dans le compteur de l'employé sur une base « annuelle », où l'on comptabilise alors les samedis et les dimanches dans le nombre d'années, de mois ou de jours d'ancienneté calculée. Dans ce contexte, certains administrateurs préfèrent saisir un équivalent temps complet annuel qui comprend aussi le nombre de jours ou d'heures correspondant au samedi et au dimanche. Donc, au lieu d'inscrire 1820 (si l'employé travaille 35 heures par semaine pendant 52 semaines dans l'année), l'administrateur peut inscrire 2548 (49 heures par semaine pendant 52 semaines).