Définir les paramètres de gestion et d'approbation des demandes de congé

Type d'approbateur	Description
Approbateur habituel	Les demandes de congé peuvent être validées par un approbateur habituel.
Approbateur de secours	Lorsque l'approbateur habituel s'absente pour une période prolongée, vous pouvez désigner un approbateur de secours qui prendra la relève pendant la durée de l'absence de l'approbateur habituel et s'assurera que les demandes de congé soient approuvées. Au retour de l'approbateur habituel, vous devrez retirer la redirection vers l'approbateur de secours.

Les employés qui doivent être approbateurs de demandes de congé (qu'il s'agisse d'un approbateur habituel ou d'un approbateur de secours) doivent être désignés nominativement dans leur dossier respectif.

Attention : Lorsque vous désignez un approbateur de demandes de congé, assurez-vous qu'un dossier d'utilisateur a été créé pour cet employé. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas choisir le nom de cette personne dans les paramètres suivants des dossiers des employés :

•Personne chargée d'approuver les demandes de congé de cet employé

•Approbateur de secours pour les demandes de congé

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier de l'employé qui doit être désigné comme étant approbateur de demandes de congé.

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, cocher la case Cet employé est un approbateur de demandes de congé dans la sous-fenêtre Demande de congé.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

Résultat : Le nom de cet employé est alors affiché dans les listes déroulantes suivantes si un dossier d'utilisateur a été créé pour cet employé.

•Personne chargée d'approuver les demandes de congé de cet employé

•Approbateur de secours pour les demandes de congé

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter ou cliquer l'employé dont le dossier est à modifier.

Résultat : L'écran s'ouvre sur le dossier d'employé.

3.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Temps / Demande de congé > Demande de congé :

Champ

Description

Personne chargée d'approuver les demandes de congé de cet employé

Choisir l'approbateur des demandes de congé de cet employé. Pour que le nom d'un employé s'affiche dans cette liste déroulante, il faut que toutes les conditions suivantes soient remplies :

•La case Cet employé est un approbateur de demandes de congé soit cochée dans le dossier de cet employé.

•Un dossier d'utilisateur doit avoir été créé pour cet employé.

Approuver automatiquement les demandes de congé

Cocher cette case si les demandes de congé peuvent être automatiquement approuvées.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

Lorsqu'un approbateur de demandes de congé s'absente pour une période prolongée, un approbateur de secours peut être désigné afin que les demandes de congé soient approuvées ou refusées. Au retour de l'approbateur habituel, vous devrez retirer la redirection vers l'approbateur de secours.

Note : L'approbateur de secours doit avoir été préalablement désigné comme approbateur de demandes de congé. Cet employé doit également avoir un dossier d'utilisateur.

Dès que l'approbateur de secours est désigné, toutes les nouvelles demandes de congé qui seront envoyées pour approbation pourront être approuvées par l'approbateur de secours.

Attention : Si des demandes de congé ont été envoyées pour approbation avant que l'approbateur de secours soit désigné, l'employé doit annuler l'envoi pour approbation de sa demande de congé, puis envoyer de nouveau la demande de congé pour approbation.

Exemple

•Marc Leblanc est l'approbateur habituel des demandes de congé de Laurence Smith.

•Marc Leblanc sera absent pendant 3 mois.

•Nancy Cohen sera l'approbatrice de secours de Marc Leblanc pendant son absence.

•Avant que Nancy Cohen ne soit désignée comme approbatrice de secours, Laurence Smith a envoyé sa demande de congé pour approbation. Cette demande de congé a donc encore Marc Leblanc comme approbateur.

•Pour que l'approbatrice de secours (Nancy Cohen) puisse approuver la demande de congé de Laurence Smith, Mme Smith devra annuler l'envoi de sa demande de congé, puis elle devra envoyer de nouveau sa demande de congé pour approbation.

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier d'employé de l'approbateur de demande de congé qui doit s'absenter pour une période prolongée.

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, cocher la case Rediriger les approbations vers l'approbateur de secours dans la sous-fenêtre Demande de congé.

4.Dans la liste déroulante Approbateur de secours pour les demandes de congé, choisir le nom de l'approbateur de secours de votre choix.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

Vous pouvez visualiser les demandes de congé d'un employé à partir de son dossier.

Attention : Seules les demandes de congé « standards » s'affichent à partir du dossier de l'employé. Pour visualiser, en mode Gestion, les demandes de congés « évoluées », accédez à l'un des menus suivants :

•GTA > Demandes de congé

•GTA > Demandes de congé envoyées

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier de l'employé pour qui les demandes de congé doivent être visualisées.

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, cliquer l'hyperlien Voir les demandes de congé de cet employé.

Si les paramètres de gestion et d'approbation des demandes de congé doivent être modifiés en lot pour plusieurs employés, l'administrateur peut créer une tâche planifiée afin de mettre à jour massivement ces informations. À l'aide des conditions définies dans la tâche planifiée, vous pourrez par exemple attribuer massivement un nouvel approbateur au départ d'un employé. La tâche à utiliser est Modifier un champ du dossier d'employé.