Définir les paramètres de gestion et d'approbation des feuilles de temps

Les employés qui doivent être approbateurs de feuilles de temps (qu'il s'agisse d'un approbateur habituel, d'un réviseur de feuilles de temps ou d'un approbateur de secours) doivent être désignés nominativement dans leur dossier respectif.

Attention : Lorsque vous désignez un approbateur de feuille de temps, assurez-vous qu'un dossier d'utilisateur a été créé pour cet employé. Si ce n'est pas le cas, vous ne pourrez pas choisir le nom de cette personne dans les paramètres suivants des dossiers des employés :

•Personne chargée d'approuver les feuilles de temps de cet employé

•Cet employé doit faire réviser ses approbations par

•Approbateur de secours pour les feuilles de temps

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier de l'employé qui doit être désigné comme étant approbateur de feuilles de temps.

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, cocher la case Cet employé est un approbateur de feuilles de temps dans la sous-fenêtre Feuille(s) de temps.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

Résultat : Le nom de cet employé est alors affiché dans les listes déroulantes suivantes si un dossier d'utilisateur a été créé pour cet employé.

•Personne chargée d'approuver les feuilles de temps de cet employé

•Cet employé doit faire réviser ses approbations par

•Approbateur de secours pour les feuilles de temps

Si de multiples niveaux d'approbation existent pour les feuilles de temps, vous devrez désigner le réviseur de feuille de temps de chaque approbateur.

Exemple

•Michel Dupont est l'approbateur habituel des feuilles de temps de 15 employés.

•Une fois que Michel Dupont a approuvé les feuilles de temps de ses 15 employés, Stéphane Lavoie doit effectuer une seconde approbation. Les feuilles de temps de ces employés auront donc uniquement le statut Approuvé, lorsque Stéphane Lavoie aura fait son approbation.

•Dans le dossier d'employé de Michel Dupont, ce sera Stéphane Lavoie qui sera désigné comme le réviseur de feuille de temps.

Note : Le réviseur de feuille de temps doit avoir été préalablement désigné comme approbateur de feuilles de temps. Cet employé doit également avoir un dossier d'utilisateur.

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier d'employé de l'approbateur qui doit faire réviser ses approbations par une tierce personne

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, choisir le nom du réviseur dans la liste déroulante Cet employé doit faire réviser ses approbations par dans la sous-fenêtre Feuille(s) de temps.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer l'hyperlien du dossier requis.

3.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé :

Champ	Description
Modèle de gestion du temps	Sélectionner le modèle de gestion du temps qui servira à générer les feuilles de temps de cet employé. Certains paramètres (nom de l'approbateur, temps alloué pour compléter sa feuille de temps) sont récupérés de ce modèle, mais ils peuvent être modifiés à condition que la case à cocher qui figure à droite de ces paramètres soit d'abord décochée.
Outil d'analyses de temps	Si les feuilles de temps ou les badgeages sont soumis à des règles d'analyses précises, sélectionner l'outil d'analyses de temps qui s'applique.

Champ

Description

Personne chargée d'approuver les feuilles de temps de cet employé

Ce champ définit qui est l'approbateur de feuilles de temps de l'employé.

•Si un modèle de gestion du temps a été attribué à l'employé, le nom et le prénom de l'approbateur défini dans le modèle sont affichés par défaut.

•Si l'approbateur défini dans le modèle de gestion du temps de l'employé ne convient pas, décocher la case située à la fin de la ligne, puis choisir l'approbateur des feuilles de temps de cet employé.

Pour que le nom d'un employé s'affiche dans cette liste déroulante, il faut que toutes les conditions suivantes soient remplies :

•La case Cet employé est un approbateur de feuilles de temps doit être cochée dans le dossier de cet employé.

•Un dossier d'utilisateur doit avoir été créé pour cet employé.

Temps alloué pour compléter sa feuille de temps

Ce champ définit la durée dont l'employé dispose pour compléter sa feuille de temps et l'envoyer à l'approbateur (ex. 2 jours après la date de fin de la feuille de temps). Quand ce délai est dépassé, la feuille de temps est classée En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'employé.

•Si un modèle de gestion du temps à l'employé a été attribué à l'employé, la valeur définie dans le paramètre Délai alloué pour compléter les feuilles de temps après la fin de la période couverte modèle est affichée par défaut.

•Si le délai alloué défini dans le modèle de gestion du temps de l'employé ne convient pas, décocher la case située à la fin de la ligne, puis choisir le délai requis, par exemple, 3 jours.

Auto-approbation des feuilles de temps

Les feuilles de temps peuvent être automatiquement approuvées. Sélectionner la case à cocher requise :

•Tout le temps;

•Seulement les feuilles de temps dont les entrées n'ont pas été modifiées.

Note : Même si une option est sélectionnée, il faut quand même que l'employé envoie sa feuille de temps pour approbation pour que l'approbation automatique soit effectuée.

Temps alloué pour l'approbation d'une feuille de temps avant qu'un avertissement ne soit envoyé à cet employé et à son réviseur

Spécifier la durée dont l'approbateur dispose pour approuver une feuille de temps (ex. 1 jour après la date de fin de la feuille de temps). Passé ce délai, la feuille de temps est classée En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'approbateur et de son réviseur.

Si un modèle de gestion de temps a été attribué à l'employé, cocher la case Basé sur le modèle. Le temps alloué pour l'approbation tiendra alors compte de la valeur précisée dans le paramètre Délai alloué pour l'approbation des feuilles de temps après la fin de la période couverte du modèle de gestion du temps auquel l'employé est associé.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

Lorsqu'un approbateur de feuilles de temps s'absente pour une période prolongée, un approbateur de secours peut être désigné afin que les feuilles de temps soient approuvées ou refusées dans les délais prescrits. Au retour de l'approbateur habituel, vous devrez retirer la redirection vers l'approbateur de secours.

Note : L'approbateur de secours doit avoir été préalablement désigné comme approbateur de feuilles de temps. Cet employé doit également avoir un dossier d'utilisateur.

Dès que l'approbateur de secours est désigné, toutes les nouvelles feuilles de temps qui seront envoyées pour approbation pourront être approuvées par l'approbateur de secours.

Attention : Si des feuilles de temps ont été envoyées pour approbation avant que l'approbateur de secours soit désigné, l'employé doit annuler l'envoi pour approbation de sa feuille de temps, puis envoyer de nouveau la feuille de temps pour approbation.

Exemple

•Marc Leblanc est l'approbateur habituel des feuilles de temps de Laurence Smith.

•Marc Leblanc sera absent pendant 3 mois.

•Nancy Cohen sera l'approbatrice de secours de Marc Leblanc pendant son absence.

•Avant que Nancy Cohen ne soit désigné comme approbatrice de secours, Laurence Smith a envoyé sa feuille de temps pour approbation. Cette feuille de temps a donc encore Marc Leblanc comme approbateur.

•Pour que l'approbatrice de secours (Nancy Cohen) puisse approuver la feuille de temps de Laurence Smith, Mme Smith devra annuler l'envoi de sa feuille de temps, puis elle devra envoyer de nouveau sa feuille de temps pour approbation.

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier d'employé de l'approbateur de feuilles de temps qui doit s'absenter pour une période prolongée.

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, cocher la case Rediriger les approbations vers l'approbateur de secours dans la sous-fenêtre Feuille(s) de temps.

4.Dans la liste déroulante Approbateur de secours pour les feuilles de temps, choisir le nom de l'approbateur de secours de votre choix.

5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

Un correcteur de feuilles de temps peut modifier certains éléments (par exemple, les quantités) dans les feuilles de temps ayant le statut Approuvée. Ces modifications peuvent être faites que le modèle de gestion du temps ait été sécurisé ou non en utilisant l'état des périodes de calendrier. Voir la case Sécuriser les feuilles de temps de ce modèle en utilisant l'état des périodes de ce calendrier du modèle dans le modèle de gestion du temps utilisé pour générer la feuille de temps.

Attention : Si le modèle de gestion du temps est sécurisé en utilisant l'état des périodes du calendrier, le correcteur de feuille de temps peut modifier des feuilles de temps ayant le statut Approuvée qui sont associées à des périodes de calendrier dont l'état est Scellé, Fermé et Correction.

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier de l'employé qui doit être désigné comme un correcteur de feuilles de temps.

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, cocher la case Cet employé est un correcteur de feuilles de temps dans la sous-fenêtre Feuille(s) de temps.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.

Vous pouvez visualiser les feuilles de temps d'un employé à partir de son dossier.

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Accéder au dossier de l'employé pour qui les feuilles de temps doivent être visualisées.

3.Dans la fenêtre flottante principale Temps / Demande de congé, cliquer l'hyperlien Voir les feuilles de temps de cet employé.

Si les paramètres de gestion et d'approbation des feuilles de temps doivent être modifiés en lot pour plusieurs employés, l'administrateur peut créer une tâche planifiée afin de mettre à jour massivement ces informations. À l'aide des conditions définies dans la tâche planifiée, vous pourrez par exemple attribuer massivement un nouvel approbateur au départ d'un employé. La tâche à utiliser est Modifier un champ du dossier d'employé.