Inscrire des notes manuelles dans un agenda

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Barre de menus : Configuration

Menu : Multimodules > Gestion des agendas

Les notes manuelles servent à indiquer des événements ponctuels. Elles peuvent servir par exemple à inscrire une réunion ou un entretien à votre agenda.

Note :Si le paramétrage de votre agenda le permet, un iCal sera envoyé lors de la création ou de la modification d'une note manuelle.

1.Accéder au menu requis :

Type d'agenda	Description
Agenda personnel	Dans la barre de menu de l'écran (coin supérieur droit), choisir Mon agenda sous votre nom.
Agenda collectif	Choisir Multimodules > Gestion des agendas dans la barre de menus, puis sélectionner l'agenda approprié.

Résultat : L'agenda s'affiche à l'écran.

2.Cliquer le jour ou l'heure de la note (selon la vue de l'agenda) ou cliquer le bouton Ajouter une note de la fenêtre flottante secondaire Agenda.

Champ

Description

Objet *

Saisir le texte qui sera reporté dans :

•le titre de la note ajoutée dans l'agenda;

•l'objet du courrier électronique, si vous configurez l'envoi de celui.

Début *

Inscrire la date et l'heure de début de la note.

Fin *

S'il s'agit d'un événement étalé sur plusieurs heures ou jours, indiquer la date et l'heure de fin de cette note. Dans ce cas, une barre bleue sera affichée en haut de la note.

Type

Choisir le type de note, par ex. A faire, Appel ou Rendez-vous.

Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Statut note (Note évolutive) (code SN).

Note : Ce champ s'affiche uniquement lorsque le dossier de l'utilisateur qui est propriétaire de l'agenda a été associé à un dossier d'employé.

Description *

Inscrire le texte de la note.

Le texte peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Rappel

Il est possible de générer un rappel pour cette note. Ce rappel sera :

•affiché dans la fenêtre flottante secondaire Rappels de la page d'accueil de l'application ou dans le menu Rappels;

•transmis par courrier électronique (si la case Envoyer un courrier électronique au moment du rappel est cochée).

Si nécessaire, définir quand le rappel sera généré. Si aucun rappel n'est nécessaire et qu'une simple note doit être ajoutée à l'agenda, ne pas cocher la case Rappel. En inscrivant 0 jour avant ou après, le rappel s'affiche à la date de début de la note manuelle.

Exemples :

•1 semaine avant la date de début de la note manuelle

•1 jour après la date de début de la note manuelle

Envoyer un courrier électronique au moment du rappel

Cocher cette case pour que le ou les utilisateurs de l'agenda soient prévenus par courrier électronique.

Sélectionner l'option requise :

Envoyer à la date du rappel

Le système enverra le courriel seulement lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel sera unique.

Exemple :

L'utilisateur sélectionne Envoyer à la date du rappel. Dans le champ Rappel, il précise 10 jours avant la date de début de la note manuelle.

Dans ce cas, l'utilisateur recevra le courriel 10 jours avant la date de début de la note manuelle.

Envoyer tous les jours à partir de la date du rappel

Le système enverra le courriel lorsque la période de rappel sera effective. L'envoi de courriel se poursuivra jusqu'à la date de début de la note manuelle.

Exemple :

L'utilisateur sélectionne Envoyer tous les jours à partir de la date du rappel. Dans le champ Rappel, il précise 10 jours avant la date de début de la note manuelle.

Dans ce cas, l'utilisateur recevra le courriel 10 jours avant la date de début de la note manuelle, puis un autre courriel 9 jours avant, et un autre courriel 8 jours avant, etc.

3.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la note.

Résultat : Le système retourne à l'agenda où la note est maintenant affichée.

4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'agenda.

Voir aussi...

Sécurité des agendas

Paramétrer un agenda

Supprimer une note dans un agenda

Imprimer un agenda

Configurer des notes automatiques individuelles dans un agenda

Configurer des notes automatiques collectives

Gérer les rappels

Créer un agenda collectif