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Navigation: Absences et demandes de congé > Gérer les absences en lot

Ajouter une absence en lot

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Barre de menus : RH global

Menu : GTA > Absences en lot

Vous pouvez ajouter pour plusieurs employés à la fois une absence qui aura la même raison et la même période, par exemple si :

•votre entreprise ferme ses portes pendant deux semaines en été et tous les employés sont en congé pendant cette période;

•une absence d'une journée doit être ajoutée pour tous les employés pour un jour férié;

•un événement exceptionnel (tempête de neige, inondation, etc.) survient et tous les employés sont absents pendant cette journée.

À partir du menu GTA > Absences en lot, vous pouvez :

•sélectionner les informations qui doivent être reportées dans les absences qui seront créées en lot (c'est-à-dire, la raison de l'absence, la période de l'absence, le responsable de dossier);

•sélectionner les employés pour qui l'absence doit être créée;

•lancer la création en lot de l'absence.

Sélectionner les informations générales (raison, période de l'absence, description)

1.Choisir GTA > Absences en lot dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter.

Résultat : L'écran de définition d'une absence en lot s'affiche à l'écran.

3.Entrer les données requises dans la fenêtre Informations générales.

Champ

Utilisation

N° du lot

Champ en Lecture seule qui indique le numéro séquentiel pour cette absence en lot.

Raison de l'absence *

Sélectionner la raison de l'absence.

Les codes de raisons d'absences sont définis dans le menu Configuration des absences et des conséquences.

Astuce

Note : Si la raison de l'absence a été associée à une définition de population, seuls les employés répondant aux conditions définies dans la population pourront être sélectionnés.

Description

Saisir une description pour expliquer l'ajout de l'absence en lot.

Astuce

Note : La description n'est pas reportée dans l'absence créée pour chaque employé. Elle est cependant visible dans l'historique d'absences en lot.

Sélectionner la période de l'absence

Sélectionner la période de l'absence.

Durée de l'absence

Procédure

Journée complète

•Saisir la date de début (champ Du) et la date de fin (champ Au) à l'aide de l'icône Calendrier .

•Saisir la période à l'aide des calendriers présentés à droite en cliquant sur la première date, puis en glissant la souris jusqu'à la dernière date. La première date sélectionnée deviendra la date de début (champ Du) et la dernière date sélectionnée deviendra la date de fin (champ Au).

Demi-journée (avec durée en jours)

Ceci est uniquement possible si la conséquence associée à la raison d'absence a le mode de calcul du temps perdu Nombre de jours où la case « Journée ouvrable » est cochée ou Nombre de jours travaillés.

Absence d'une demi-journée

1.Sélectionner la période d'absence (la date dans les champs Du et Au sera la même).

2.Pour une absence en début de journée, décocher la case Fin de journée.

3.Pour une absence en fin de journée, décocher la case Début de journée.

Absence de plusieurs jours où il y aura une demi-journée d'absence pour la première ou dernière journée

1.Sélectionner la période d'absence.

2.Pour la première journée de la période, décocher la case Journée complète.

3.Pour la dernière journée de la période, décocher la case Journée complète.

Demi-journée (avec durée en heures)

Ceci est uniquement possible si la conséquence associée à la raison d'absence a le mode de calcul du temps perdu Nombre d'heures travaillées.

Absence d'une demi-journée

1.Sélectionner la période d'absence (la date dans les champs Du et Au sera la même).

2.Pour une absence en début de journée, décocher la case Fin de de journée.

•Dans le champ jusqu'à, saisir l'heure à laquelle l'absence doit se terminer.

•Dans le champ heures d'absence dans cette journée, saisir le nombre d'heures d'absence pour cette journée.

3.Pour une absence en fin de journée, décocher la case Début de journée.

•Dans le champ à partir de, saisir l'heure à laquelle l'absence doit commencer.

•Dans le champ heures d'absence dans cette journée, saisir le nombre d'heures d'absence pour cette journée.

Absence de plusieurs jours où il y aura une demi-journée d'absence pour la première ou dernière journée

1.Sélectionner la période d'absence.

2.Pour la première journée de la période, décocher la case Journée complète.

•Dans le champ à partir de, saisir l'heure à partir de laquelle l'absence doit commencer.

•Dans le champ heures d'absence dans cette journée, saisir le nombre d'heures d'absence pour cette journée.

Sélectionner le responsable de dossier et le niveau de structure

Sélectionner les informations appropriées dans les fenêtres flottantes secondaires.

Fenêtre flottante

Utilisation

Responsable de dossier

Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer Loupe . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.

Le responsable de dossier sélectionné sera reporté dans toutes les absences créées en lot.

Aviser le responsable de dossier à la fin du traitement dans le centre des messages

Cocher cette case pour que le responsable de dossier sélectionné soit avisé dans son centre des messages une fois que la création en lot des absences sera terminée.

Structure

Sélectionner le niveau de structure qui doit être pris en compte lors de la sélection des employés.

Sélectionner les employés pour qui l'absence doit être créée

Dans l'étape Étape 3 , sélectionner les employés visés par la création de l'absence en lot.

1.Cliquer Ajouter.

Résultat : Le système affiche la liste des employés en fonction de la structure associée à l'absence en lot et de la définition de population associée à la raison d'absence sélectionnée (le cas échéant).

2.Cocher les cases des employés requis.

Résultat : Chaque employé ajouté à l'absence en lot a le statut En attente de traitement.

Lancer la création des absences

1.Cocher les employés pour qui la création doit être faite.

2.Cliquer Lancer la création des absences.

Résultat : Un avertissement s'affiche pour vous indiquer que la création des absences en lot est en cours. Vous serez redirigé vers l'écran de gestion des absences en lot.

Astuce

Note : La création en lot des absences peut prendre un certain temps. Lorsque la création en lot sera terminée, le responsable de dossier sélectionné sera avisé dans son centre des messages . Il pourra consulter l'absence en lot pour savoir quelles absences ont été créées avec succès et quelles absences n'ont pu être créées.

Qu'arrive-t-il si un des employés sélectionnés a une absence qui chevauche la période précisée dans l'absence en lot?

Aucune absence ne sera créée pour cet employé.

Par exemple, si Richard Martin a déjà une absence pour le 8 avril et qu'une absence en lot est créée pour cette journée, aucune absence en lot ne sera créée pour cette personne.

Le responsable de dossier sélectionné sera avisé dans son centre des messages que certaines absences n'ont pu être créées. Il pourra ensuite consulter l'absence en lot pour savoir quels sont les employés pour qui l'absence n'a pu être créée.

Voir aussi...

Supprimer une absence en lot

Consulter une absence en lot

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Absence d'une demi-journée

Absence de plusieurs jours où il y aura une demi-journée d'absence pour la première ou dernière journée

Absence d'une demi-journée

Absence de plusieurs jours où il y aura une demi-journée d'absence pour la première ou dernière journée