SIGMA–RH

Plusieurs des dates enregistrées dans la base de données peuvent être reliées à des notifications automatisées. Avec les notes automatiques, vous pouvez être systématiquement prévenu dès qu'un élément déclencheur survient ou est modifié.

Il existe de nombreux éléments déclencheurs pour chacun des modules disponibles dans l'application :

Absences et demandes de congé

Entretiens et questionnaires associés aux entretiens

Formation (inscriptions à une liste d'attente)

Recrutements et entretiens de recrutement

Accidents de travail, médecines du travail

Risque (expositions accidentelles et contrôles de substance)

Dossiers des employés

Les notes automatiques vous permettent d'être notifié de plusieurs façons :

•Pour la date correspondant à l'élément déclencheur, vous pouvez visualiser une note dans votre agenda.

•Pour toutes les notes ajoutées automatiquement dans votre agenda, vous pouvez configurer l'envoi automatique d'un courrier électronique, au besoin.

•Chaque note ajoutée dans votre agenda peut également être associée à un rappel. Celui-ci s'affiche dans l'application, mais il peut être envoyé par courrier électronique, au besoin.

L'administrateur peut configurer dans votre entreprise des notes automatiques collectives.

Au lieu de configurer les notes automatiques pour chaque utilisateur, cette fonctionnalité permet de créer des notes automatiques pour tous les utilisateurs respectant les conditions définies dans la note automatique collective.

Vous pouvez produire des documents fusionnés à partir d'un modèle de document. Les messages ainsi produits sont hautement personnalisables. Ils peuvent, au besoin, être conservés dans l'application, ce qui vous permet de centraliser et d'archiver dans SIGMA–RH une grande partie de la correspondance administrative entourant la gestion de vos ressources humaines.

Ces documents fusionnés peuvent être générés :

•individuellement (par exemple, dans le dossier de l'employé ou dans les événements ou enregistrements permettant l'ajout d'un suivi de dossier Document fusionné);

•pour plusieurs employés à la fois dans les sessions de formation;

•pour plusieurs employés ou candidats à la fois dans les recrutements;

•en lot à partir de l'Assistant personnel.

Vous pouvez créer des tâches planifiées dans l'Assistant personnel afin d'automatiser l'envoi de courriers électroniques.

Cette méthode de notification peut être utilisée pour les modules suivants :

•Processus d'approbation des demandes de congé : Vous pouvez envoyer des courriels aux approbateurs et aux employés en fonction du statut de la demande de congé.

•Processus d'approbation des feuilles de temps : Vous pouvez envoyer des courriels aux employés en fonction du statut de la feuille de temps.

•Formation : Vous pouvez envoyer des courriels aux employés inscrits aux sessions, aux supérieurs des employés inscrits aux sessions et aux formateurs.

•Dossiers et événements des employés : Vous pouvez envoyer des courriels aux employés et, au besoin, à leur supérieur hiérarchique, en fonction de conditions, c'est-à-dire en fonction de la présence de certaines données dans le dossier ou les événements de chaque employé.

•Administration de l'application : Vous pouvez envoyer des courriels aux gestionnaires afin que ceux-ci puissent assurer le bon fonctionnement de l'application.

Vous pouvez automatiser l'envoi par courrier électronique de listes, de modèles de rapports ou de graphiques aux fréquences de votre choix. Il peut s'agir :

•de rapports de contrôle ou de pilotage pour vous assurer que toutes les données requises au fonctionnement de l'application ont bien été renseignées;

•de listes ou de rapports de gestion requis à intervalles fixes;

•de graphiques qui donnent une vue d'ensemble de l'utilisation d'un des modules de SIGMA–RH.

Vous pouvez ajouter à votre portail des tableaux de bord qui font appel à des graphiques.

Vous obtiendrez ainsi (en temps réel) une vue d'ensemble sur un module donné.

Sauf si le courriel est envoyé par les tâches se rapportant aux demandes de congé et aux feuilles de temps