1.Dans la fenêtre Colonnes du rapport ou Colonnes du tableau, cliquer Ajouter. 2.Si le générateur de rapport avancé est utilisé, cliquer Colonne basée sur un champ. Résultat : Le système liste l'ensemble des champs disponibles pour le type de modèle de rapport choisi, y compris les champs utilisateurs auxquels vous avez accès. Cependant, certaines situations supplémentaires ont également un impact sur la disponibilité des champs.
3.Sélectionner les champs à inclure dans le modèle de rapport à l'aide de l'arbre de sélection des champs. Résultat : Le système retourne dans la fenêtre Colonnes du rapport où les champs sélectionnés sont maintenant affichés.
Les champs sont regroupés par catégorie et présentés sous forme d'arborescence. Vous pouvez y effectuer les opérations suivantes :
Opération
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Procédure
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Ouvrir et fermer une catégorie
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Par défaut, chaque catégorie est fermée, sauf si elle comprend un seul champ.
1.Cliquer sur le nom de la catégorie. Résultat : Tous les champs de cette catégorie s'affichent.
2.Cliquer de nouveau sur le nom de la catégorie pour masquer les champs. |
Ouvrir toutes les catégories simultanément
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Cliquer Ouvrir tout.
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Fermer toutes les catégories simultanément
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Cliquer Fermer tout.
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Si vous connaissez le nom du champ que vous voulez ajouter, vous pouvez le rechercher plutôt que de naviguer dans l'arborescence.
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Note : Les règles de recherche habituelles s'appliquent également dans cet arbre de sélection; vous pouvez utiliser l'astérisque devant un terme de recherche. Par exemple, en tapant *embauche vous repérez les champs suivants : Date d'embauche, Année d'embauche, Heure d'embauche, Mois d'embauche.
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1.Dans la zone de texte, entrer le nom du champ recherché. 2.Appuyer sur la touche Entrée ou cliquer l'icône  . Résultat : Les champs ou les catégories correspondant au terme de recherche s'affichent en gras pour que vous puissiez bien les distinguer. La catégorie dans laquelle le champ repéré se trouve s'affiche également pour que vous puissiez la situer dans l'arborescence.
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Vous pouvez sélectionner un champ en naviguant dans l'arborescence ou après avoir effectué une recherche.
1.Cocher la case correspondant au champ requis dans la fenêtre Champs disponibles. Résultat : Le champ passe dans la fenêtre Champs sélectionnés.
2.Au besoin, cocher la case Inclure la description de l'arborescence du champ dans le libellé pour visualiser l'arborescence complète dans le libellé. Cette case n'est pas cochée par défaut 3.Cliquer Sélectionner pour confirmer votre choix de champs. Résultat : Le champ est ajouté dans le modèle de rapport.
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Vous pouvez sélectionner plusieurs champs en naviguant dans l'arborescence ou après avoir effectué une recherche.
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Note : L'ordre dans lequel vous sélectionnez vos champs sera celui dans lequel ces champs sont reportés dans le modèle de rapport.
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1.Cocher la case correspondant au champ requis dans la fenêtre Champs disponibles. Résultat : Le champ passe dans la fenêtre Champs sélectionnés.
2.Au besoin, faire d'autres recherches pour repérer des champs supplémentaires. 3.Au besoin, cocher la case Inclure la description de l'arborescence du champ dans le libellé pour visualiser l'arborescence complète dans le libellé. Cette case n'est pas cochée par défaut 4.Cliquer Sélectionner pour confirmer votre choix de champs. Résultat : Le champ est ajouté dans le modèle de rapport.
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1.Dans la fenêtre Champs sélectionnés, cliquer le champ à retirer. 2.Cliquer Retirer de la liste. |
1.Dans la fenêtre Champs sélectionnés, sélectionner les champs à retirer.
Champs adjacents
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1.Cliquer le premier champ à retirer. 2.Faire glisser la souris jusqu’au dernier champ à retirer. OU
1.Cliquer le premier champ à retirer. 2.Appuyer sur la touche MAJ sur votre clavier. 3.En maintenant la touche MAJ enfoncée, cliquer le dernier champ à retirer. |
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Champs non adjacents
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1.Appuyer sur la touche CTRL sur votre clavier. 2.En maintenant la touche CTRL enfoncée, cliquer chacun des champs à retirer. |
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2.Cliquer Retirer de la liste. |
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4.Pour chaque champ ajouté, vérifier ou modifier les valeurs pour les paramètres Libellé, Section/Fonction, Tri, Taille, Style, Type de données, Format, Longueur/Séparateur, Justification, Visible.
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Note : Les paramètres possibles sont différents selon que vous ajoutez le champ dans un modèle de rapport ou un tableau de données.
•Dans un modèle de rapport, les paramètres sont regroupés en trois catégories pour en faciliter l'affichage : Groupe, Formatage et Export. Pour choisir quelle catégorie de paramètres afficher, cocher les catégories qui s'appliquent dans la fenêtre flottante Visibilité sur les champs sélectionnés et cliquer Actualiser. •Dans un tableau de données, les paramètres se rapportant aux catégories Groupe et Export ne sont pas disponibles. Toutefois le paramètre Fonction peut être choisi dans un tableau de données. |
Catégorie
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Paramètre
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Description
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Toujours visible
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Libellé
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Définit le nom du champ en anglais et en français lorsque les résultats sont visualisés.
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Note : Les valeurs implicites sont les noms du champ. On peut modifier le libellé proposé. Lorsqu'on glisse la souris sur le libellé d'un champ modifié, une info-bulle s'affiche pour rappeler le libellé d'origine du champ.
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Groupe
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Section
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Définit la section dans laquelle l'information sera affichée lors de la visualisation.
•Corps du rapport : Ce champ sera affiché normalement. Dans le cas où un regroupement est défini, ce champ fera partie du détail. •Groupe : Le ou les champs identifiés par le même numéro de groupe (ex. : Groupe 1) serviront de regroupement lors de la visualisation de ce modèle.
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Note : Il est possible de faire des regroupements sur plusieurs champs, c.-à-d. d'associer plusieurs champs au même groupe. Ceci permet, par exemple, d'afficher à la fois le numéro et le nom d'un niveau de structure (par ex. Etablissement) pour un groupe donné. Il suffit de sélectionner le champ Nom {Etablissement} et le champ Numéro {Etablissement}, puis de les associer au même groupe (ex. Groupe 1). Cela permet aussi de supprimer les indentations inutiles et d'afficher, par exemple, une somme et une moyenne dans des colonnes côte à côte plutôt que des rangées l'une en dessous de l'autre.
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Attention : Pour préserver la lisibilité du rapport, il n'est pas recommandé de multiplier les sous-groupes à l'infini. Quand de nombreux paramètres sont en jeu, il est en général préférable de créer un second modèle de rapport.
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Dans l'exemple suivant, les employés seront regroupés par niveau 4 de la structure administrative (établissement) (Numéro et nom), puis selon le champ Handicap (Oui/Non) pour chaque élément de niveau 4. Dans chacun de ces sous-groupes, ils seront ensuite triés alphabétiquement par poste et leur nom (ordre ascendant). Enfin, dans chacun des sous-groupes, le système calculera le nombre d'employés (Fonction = Nombre) ainsi que la moyenne d'âge (Fonction = Moyenne).
Libellé français
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Section
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Tri
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Fonction
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Numéro {Entité légale}
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Groupe 1
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Ascendant 1
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–
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Nom {Entité légale}
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Groupe 1
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–
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–
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Handicap {Employé}
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Groupe 2
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–
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Nombre
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Poste {Employé}
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Corps du rapport
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Ascendant 1
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–
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Nom {Employé}
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Corps du rapport
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Ascendant 2
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–
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Âge {Employé}
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Corps du rapport
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–
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Moyenne
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Groupe
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Fonction
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Définit la fonction qui sera appliquée sur ce champ. Elle peut aussi être utilisée en relation avec les groupes. Les fonctions affichées dépendent du type du champ.
Exemple : Calculer une moyenne des salaires, compter le nombre total d'employés, calculer la somme des jours de travail perdus, afficher le nombre minimum ou maximum d'absences.
•Nombre : Compte le nombre de lignes affichées. •Minimum : Extrait la valeur minimale qui apparaîtra dans le groupe ou pour l'ensemble des données affichées. •Maximum : Extrait la valeur maximale qui apparaîtra dans le groupe et pour l'ensemble des données affichées. •Somme : Calcule la somme des enregistrements du groupe et pour l'ensemble des données affichées. •Moyenne : Calcule la moyenne des enregistrements du groupe et pour l'ensemble des données affichées.
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Note : Lorsqu'une fonction est sélectionnée, le résultat s'affiche à la fin du rapport. Si un groupe a été ajouté dans un modèle de rapport, le résultat de la fonction sélectionnée peut aussi s'afficher à la fin du groupe si la case Afficher les champs calculés à la fin du groupe est cochée.
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Formatage
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Tri
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Définit l'ordre de tri du modèle.
Exemple : Pour trier des employés en ordre alphabétique croissant, par poste et leur nom, sélectionner Ascendant 1 pour le champ Poste et Ascendant 2 pour le champ Nom de l'employé.
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Formatage
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Taille
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Définit la largeur de la colonne. L'unité de mesure utilisée est précisée dans la fenêtre Paramètres.
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Formatage
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Style
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Définit le style appliqué à ce champ.
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Export
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Type de données
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Définit le type de données stocké dans ce champ. Les options sont les suivantes : Texte, Nombre sans décimale, Nombre avec décimales, Date, Heure, Durée.
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Export
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Format
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Si le Type de données est Date, Heure ou Durée, il est possible de définir le format du champ à exporter.
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Export
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Longueur / Séparateur
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Si les données doivent être exportées vers un autre système (un système de paie par exemple), indiquer la longueur et le séparateur permettant d'identifier le format d'export.
Exemple : Pour exporter un champ de type « heure » (ex. 15:00), la longueur est de 5 caractères et le deux-points (:) sert de séparateur.
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Export
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Justification
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Si le Type de données est Texte, il est possible de définir la justification du champ à exporter : Aucun, Gauche ou Droite.
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Toujours visible
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Visible
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Lorsque la case est cochée, ce champ sera affiché dans la visualisation du modèle.
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5.Au besoin, modifier l'ordre d'affichage des champs à l'aide des boutons Monter et Descendre. C'est cet ordre qui détermine la priorité d'application des fonctions (ex. pour regrouper des employés par niveau 4 (Etablissement) puis par niveau 5 (Etablissement), il est nécessaire de lister le niveau Etablissement avant le niveau Service).
6.Pour chacun des groupes définis, préciser les valeurs appropriées dans la fenêtre Groupe. Le système a créé autant de fenêtres flottantes Groupe que de groupes définis pour les champs sélectionnés.
Champ
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Description
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Séparateur
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Définit le type de séparateur entre les groupes (ex. ligne pointillée ou pleine).
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Affichage des libellés et valeurs
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Définit si, pour l'en-tête du regroupement, les valeurs sont affichées sous le libellé (Vertical) ou à droite du libellé (Horizontal).
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Afficher le nombre d'enregistrements à la fin du groupe
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Lorsque cette case est cochée, le nombre d'enregistrements du groupe est affiché à la fin du groupe, avant le séparateur choisi.
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Note : Le nombre total d'enregistrements du rapport sera affiché si la case Nombre d'enregistrements a été cochée dans la fenêtre Paramètres.
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Saut de page après le groupe
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Définit si un saut de page sera inséré à la fin du groupe. De cette façon, le prochain regroupement sera affiché sur une autre page.
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Afficher les champs calculés à la fin du groupe
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Définit si le résultat des fonctions sélectionnées dans la fenêtre Colonnes du rapport est affiché.
Si la case est cochée, le système reprend le résultat du calcul correspondant à la fonction choisie pour le champ et l'affiche à la fin du groupe, après le séparateur choisi. Cela permet de mettre en évidence le résultat de ce calcul.
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