Vous pouvez créer une absence et associer tous les documents requis.
Il existe diverses méthodes pour calculer la durée de cette absence, c'est-à-dire le nombre de jours perdus - et donc, quantifier la gravité de l'absentéisme dans votre entreprise. Le calcul de la durée et des jours perdus peut être configuré grâce au code de conséquence sélectionné dans l'absence.
Selon la raison d'absence sélectionnée, vous pouvez associer certains types d'absences à des compteurs. Par exemple, la raison d'absence Maladie peut être associée à un compteur Maladie. Lors de la création d'une absence dont la raison est Maladie, le nombre de jours ou d'heures, calculés dans la conséquence, est déduit du compteur Maladie de l'employé.
Si vous utilisez le module Temps, le système tient également compte de la durée de l'absence (nombre de jours perdus) pour créer automatiquement des entrées dans les feuilles de temps.
Vous pouvez gérer l’aspect comptable des absences en suivant les dépenses dans la fenêtre flottante secondaire Résumé jours perdus / coûts.
Une fois les informations imputées, vous avez la possibilité de compiler des statistiques (par exemple, la Liste des fréquences et gravités absence), des modèles de rapports, des graphiques, des tableaux de données, et ce, selon vos besoins spécifiques tant au niveau des données que des fréquences requises. Vous mettre en place différents éléments de suivi des dossiers afin de minimiser l'absentéisme.
1.Choisir GTA > Absence dans la barre de menus RH Global.
2.Cliquer Ajouter.
Résultat : Le système liste les employés correspondant au niveau de structure choisi.
3.Choisir l'employé, puis cliquer Sélectionner.
Résultat : L'écran de définition des absences s'affiche à l'écran.
Fenêtre flottante
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Utilisation
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Informations de l'employé
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En plus des informations de base (matricule avec hyperlien pour accéder au dossier, nom et prénom, sexe, âge), on trouve les icônes suivantes.
Icône
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Explications
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Homme
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Femme
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Visualiser les adresses de courrier électronique :
•adresse principale (saisie dans la fenêtre flottante Communications professionnelles); •toute autre adresse de courrier électronique saisie dans la fenêtre flottante Autres informations). Un hyperlien sur l'adresse électronique permet d'envoyer un courriel.
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Visualiser les numéros de téléphone :
•au domicile, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Détails personnels); •au bureau, qu'il s'agisse d'un téléphone fixe ou portable (saisi dans la fenêtre flottante Communications professionnelles); •tout autre numéro saisi dans la fenêtre flottante Autres informations. |
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Visualiser l'adresse saisie au dossier sur une carte géographique (uniquement si les outils de géolocalisation ont été activés dans votre entreprise).
Une info-bulle permet de visualiser :
•la distance entre le domicile et le lieu de travail (c'est-à-dire entre le SIRET et l'adresse saisie au dossier); •la durée estimée du transport entre le domicile et le lieu de travail (par voiture ou transport public). |
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Accéder à un graphique illustrant l'évolution salariale.
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Visualiser le nom du supérieur hiérarchique du salarié.
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Visualiser les risques auxquels le salarié est exposé.
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Uniquement dans les événements. Visualiser la Gestion express de ce salarié.
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Uniquement dans la Gestion express du salarié. Accéder au calendrier des événements de ce salarié. Lors de la visualisation du Calendrier des événements pour une seule personne, choisir la vue appropriée (Annuelle ou mensuelle) pour l'impression.
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Talents
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Située à côté de l'hyperlien Talents, cette icône identifie les salariés à haut potentiel.
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Informations sur le compteur associé à cette absence
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Cette fenêtre s'affiche seulement si le code de raison d'absence sélectionné dans le champ Raison a été associé à un compteur dans la configuration du code de raison d'absence.
Cette fenêtre présente :
•le compteur que vous avez défini dans le code de raison d'absence; •des informations sur le solde total figurant dans le compteur de l'employé pour lequel l'absence est créée. |
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Structure
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Rappelle le niveau de structure auquel cet employé est habituellement rattaché. Il peut être modifié si l'absence est associée à un autre niveau de structure.
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Responsable du dossier
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Permet d'indiquer le nom de la personne chargée du suivi de cette absence.
Dès qu'un employé crée un dossier et qu'il a été désigné « responsable de dossier », ses nom et prénom sont automatiquement insérés dans ce champ.
Si un autre responsable de dossier doit être attribué à cet événement, cliquer  . Vous verrez alors les employés ayant été désignés responsables de dossier pour ce type d'événement. Si un trop grand nombre d'employés est affiché, vous pouvez chercher l'employé requis à l'aide de la grille.
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Résumé jours perdus / coûts
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Cette fenêtre présente :
•le total des jours ouvrables perdus (calculé en fonction des conséquences associées à cet événement); •le nombre de jours pendant lequel l'employé a été en poste adapté (toujours d'après les conséquences associées à cet événement); •la somme des coûts indirects engendrés par cet événement. Ces coûts indirects sont ceux qui ont été saisis dans les dépenses (frais d'expertise, prothèses, etc.), c.-à-d. que les salaires versés pour les jours de travail perdus ne sont pas inclus dans le total. |
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Filtre sur suivi de dossier
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Cocher les éléments de suivi à lister. Après la sélection, cliquer Actualiser pour rafraîchir la liste.
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4.Entrer les données requises dans la fenêtre Absence.
Champ
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Utilisation
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N° de l'événement
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Suivant les paramètres d'entreprise, il est possible que le numéro de l'absence soit généré par le système. Il ne peut alors être modifié. Sinon, entrer ce numéro selon les politiques de votre entreprise.
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Raison *
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Préciser la raison de l'absence (ex. maladie, congé parental, etc.).
Les codes de raisons d'absences sont définis dans le menu Configuration des absences et des conséquences. Si vous avez défini un compteur pour cette raison d'absence, la transaction est automatiquement enregistrée dans le compteur de l'employé.
Raison d'absence exigeant un entretien au retour
Lorsque l'absence est ajoutée pour un employé dont le dossier a été créé dans un établissement où la région d'utilisation est France, la question « Avez-vous offert un entretien professionnel au retour du salarié? » peut être visible si la raison d'absence le permet.
•Choisir Oui si un entretien a été offert pour l'employé à son retour après ce congé. Saisir la date à laquelle cet entretien a été proposé. •Choisi Non si aucun entretien n'a été offert pour l'employé.
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Note : Pour vous assurer de bien remplir ces champs au retour d'un employé, automatisez la production d'un modèle de rapport qui vous donnera la liste des absences à vérifier. Dans les conditions du modèle de rapport, assurez-vous d'inclure les raisons d'absence qui exigent un entretien au retour.
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Statut d'acceptation
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Tant que l'absence n'a été ni acceptée, ni refusée, elle n'a aucun statut. Voir Approuver/refuser une absence pour plus de détails.
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Responsable
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Sélectionner l'employé responsable de l'approbation de cette absence.
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5.Vérifier et modifier, au besoin, les information sur le salariés lors de l'événement.
Champ
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Utilisation
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Information à la fiche de l'employé au moment de l'événement
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Les informations d'emploi s'appliquant à l'employé au moment de l'événement (Métier et Type de contrat) sont récupérées dans son dossier d'employé et s'affichent en mode lecture seule.
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Information sur le salarié lors de l'événement
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Présente des données récupérées dans le dossier de l'employé (poste, métier, quart de travail, type de contrat, type de temps). Modifier ces informations si l'absence ne s'est pas produite au poste de l'employé. Dans ce cas, choisir l'option en vigueur lorsque l'absence s'est produite.
Poste
Sélectionner le poste qu'occupait l'employé au moment de l'absence.
•S'il s'agit d'un des postes habituels de l'employé (c.-à-d. l'un des postes associés à l'employé dans sa fiche d'employé), cliquer Postes de l'employé et choisir ce poste dans la liste déroulante. •S'il s'agit d'un autre poste, cliquer Tous les postes, puis . Le système liste par défaut les postes actifs dans la structure organisationnelle. Au besoin, visualiser les postes inactifs à l'aide d'un filtre dans la fenêtre flottante secondaire Statut des postes affichés. Cocher le poste qui convient, puis cliquer Sélectionner. |
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6.Dans le cas d'une absence pour maladie, la fenêtre flottante Autres informations sert à préciser la nature du problème médical.
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Note : Cette fenêtre s'affiche uniquement lorsque l'absence est définie pour un employé dont le dossier a été créé dans un établissement où la région d'utilisation est un pays ou région hors de l'Europe, par exemple Canada (ou toute province du Canada), Congo, Mexique, États-Unis, Singapour.
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Champ
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Utilisation
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Description
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Entrer une description du problème médical.
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Nature de la lésion
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Codifier la nature (ex. entorse ou plaies superficielles) du problème médical.
Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Siège (Accident + absence) (code SS).
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Siège de la lésion
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Codifier le siège (ex. cheville ou visage) du problème médical.
Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Nature(s) de lésion (Accident + absence) (code NN).
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Justification orale
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Entrer la justification de l'employé.
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Justification vérifiée
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Entrer la version des faits de l'employeur (si elle diffère de celle de l'employé).
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6.La fenêtre flottante Période d'arrêt sert à définir la première conséquence résultant de cette absence. D'autres conséquences peuvent être ajoutées à l'aide de la fenêtre flottante Suivi de dossier.
Champ
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Utilisation
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Conséquence *
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Date de début * et Heure de début
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Toute conséquence est associée à une durée. Indiquer l'heure et la date de début de cette conséquence. Par défaut, le système affiche la date et l'heure courantes, mais vous pouvez les modifier au besoin.
Pour être prévenu dès qu'une conséquence est enregistrée, définir une note automatique à l'agenda.
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Date de fin et Heure de fin
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Indiquer l'heure et la date de fin de la conséquence. Ces deux dates peuvent générer une note automatique à l'agenda.
L'heure de fin n'est pas obligatoire si une date de fin est saisie.
Il est impossible d'avoir deux conséquences ouvertes pour le même employé et le même événement. Il est donc essentiel d'inscrire la fin d'une conséquence pour pouvoir en créer une autre.
Les conséquences actives (c.-à-d. en cours à la date de consultation) sont listées en rouge dans la fenêtre flottante Suivi de dossier dans l'événement.
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Date de retour prévue
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Indiquer la date prévue pour le retour au travail de l'employé.
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Description
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Au besoin, entrer une description pour la conséquence.
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Horaire de travail
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Si vous n'utilisez pas le module GTA avancée
Par défaut, le système reporte l'horaire de travail qui a été attribué à l'employé dans son dossier. Cependant, vous pouvez sélectionner un autre horaire au besoin.
Si vous utilisez le module GTA avancée
Par défaut, l'option L'horaire du planning de l'employé est automatiquement sélectionnée afin que le calcul de la durée tienne compte de l'horaire de travail planifié défini dans le menu Planning. Cette option est en lecture seule. Aucune modification n'est permise.
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Calcul des jours perdus
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7.La fenêtre flottante Suivi de dossier sert à ajouter un ou plusieurs éléments de suivi : Billet médical, Médecine du travail, Conséquence, Conversation, Dépense, Document associé, Document fusionné, Expertise, Inaptitude ou Note évolutive.
8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'absence.
Voir aussi...
Modifier une absence
Supprimer une absence
Visualiser les absences et les demandes de congé des employés dans le calendrier des événements
Approuver/refuser une absence
Visualiser une absence créée à la suite de l'approbation d'une demande de congé
Calculer les jours perdus (durée)
Transférer un suivi de dossier vers une absence ou un rapport d'accident
