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Menu : Salariés > Dossiers des employés |
Le dossier d'un employé (aussi appelé « fiche d'employé ») regroupe l'ensemble des informations sur cet employé, par exemple ses données personnelles, son salaire, etc.
Une fois que le dossier de l'employé est créé, vous pouvez :
•créer des événements pour cet employé (ex. absence, entretien, accident de travail, etc.);
•produire des statistiques sur ces employés (listes, modèles de rapport, graphiques, bilan social,).
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Note : Les informations figurant dans le dossier de l'employé sont centralisées et accessibles pour tous les modules et tous les types d'événement. |
1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.
2.Cliquer Ajouter.
Résultat : L'écran s'ouvre sur le dossier de l'employé.
3.Dans la fenêtre flottante secondaire Structure, vérifier le niveau de structure dans lequel ce dossier d'employé est créé.
Dans cette structure, le niveau 4 (Etablissement) détermine la région d'utilisation qui doit être prise en considération pour l'affichage de certains éléments (champs, fenêtres flottantes, etc.) dans la fiche de l'employé et, le cas échéant, dans les rapports d'accident créés pour cet employé.
4.Entrer les données obligatoires dans la fenêtre Détails personnels.
Cette fenêtre regroupe les renseignements personnels sur l'employé/le candidat (adresse, situation familiale, etc.).
Le numéro de sécurité sociale peut être obligatoire ou non selon ce qui a été défini dans les paramètres d'entreprise. Le numéro de sécurité sociale est validé. Si le numéro de sécurité sociale ne correspond pas au format permis, vous aurez le message d'erreur « Le format du champ No. S.S. est invalide » lorsque vous tentez de sauvegarder le dossier d'employé. L'administrateur de système peut aussi restreindre l'accès de ce champ (en lecture, lecture/écriture) pour certains utilisateurs, que ce soit : •directement à partir du profil d'utilisateur; •par l'entremise du rôle attribué au profil d'utilisateur. |
Ce matricule peut être généré automatiquement par le système, voir Définir les paramètres d'entreprise. Si ce n'est pas le cas, entrer manuellement le numéro de matricule. Note : La numérotation automatique du numéro de matricule définie dans les paramètres d'entreprise peut cependant être outrepassée au niveau 4 (Etablissement) dans la structure administrative. |
Entrer le nom et le prénom de l'employé. |
Entrer le deuxième prénom de l'employé. Ce champ peut être affiché si vous avez coché le paramètre d'entreprise Permettre l'utilisation du deuxième prénom. Note : L'affichage de ce champ défini dans les paramètres d'entreprise peut cependant être outrepassé au niveau 4 (Etablissement) dans la structure administrative. |
Sélectionner le sexe de l'employé (Féminin ou Masculin). Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. Le sexe est utilisé comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social. |
Saisir le nom de jeune fille de l'employée ou le nom de naissance lorsque l'employé vous signale un changement de nom. |
Sélectionner la date de naissance de l'employé. Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. La date de naissance est utilisée afin d'obtenir des statistiques (par exemple, bilan social, graphiques, modèles de rapports) sur la répartition des employés en fonction de leur âge. Ces statistiques peuvent s'avérer importantes pour la planification de la relève. |
Sélectionner le code de situation familiale qui s'applique à l'employé. Les codes figurant dans cette liste déroulante sont définis dans la table de codes de sélection État civil (Employé) (code EC). Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. |
Sélectionner le titre de civilité qui s'applique (par ex. M. Mme, etc.). Cette information est utile notamment pour les documents fusionnés transmis par courrier électronique, y compris l'envoi automatisé par l'Assistant personnel. Elle peut être utilisée pour produire des lettres où figurera le titre de civilité requis pour chaque employé. Les codes figurant dans cette liste déroulante sont définis dans la table de codes de sélection Salutations (Employé) (code ZH). Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. |
Sélectionner la nationalité de l'employé. Les nationalités sont définies dans la table de codes de sélection Citoyenneté (Employé) (code CN). Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. La nationalité est utilisée comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social. |
Préciser si l'employé est handicapé ou non. Cette information peut être importante si vous devez vous assurer que ces employés ont des outils, équipements ou aménagements nécessaires. Lorsque vous choisissez Oui, vous pouvez spécifier le pourcentage de handicap qui peut être utilisé pour déterminer le niveau de limitation de l’employé. Le handicap est utilisé comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans l'évaluation de l'assiette d'assujettissement. |
Saisir, au besoin, le numéro de carte de séjour, la date d'expiration du permis de travail, ainsi que l'organisme ayant délivré le permis de travail. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda. Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. |
Sélectionner la langue de communication. Les langues sont définies dans la table de codes de sélection Langue (Employé) (code LA). |
Le numéro de téléphone (au domicile) de l'employé doit respecter un format précis. Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. |
Le numéro du téléphone portable (privé) de l'employé doit respecter un format précis. Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. |
Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans l'établissement dans lequel le dossier de l'employé a été créé. Utilisation des outils de géolocalisation Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant Les outils de géolocalisation vous permettent également : •de visualiser l'adresse sur une carte géographique à partir des fenêtres flottantes secondaires Informations de l'employé ou Informations sur le candidat disponibles dans les événements, dans My SigmaRH ou en Gestion express; •de visualiser sur une carte les candidats ajoutés dans un recrutement. Restriction d'affichage Afin d'éviter toute discrimination, cette information peut être masquée pour certains utilisateurs ou groupes d'utilisateurs si elle est jugée trop confidentielle. Saisie des données Le code postal de l'employé doit respecter un format précis. |
.5.Entrer les données requises dans la fenêtre Communications professionnelles.
Cette fenêtre regroupe les coordonnées (par exemple, Numéro de téléphone (fixe ou portable), Numéro de poste, Adresse de courrier électronique) de cet employé/candidat au bureau.
•Le numéro de téléphone doit respecter un format précis.
•L'adresse de courrier électronique permet l'envoi de courriers électroniques, par exemple par l'entremise des rappels ajoutés dans l'agenda, par l'Assistant personnel, par les notes automatiques (individuelles et collectives), etc.
•Les informations se rapportant aux communications professionnelles peuvent être visualisées dans l'annuaire des employés dans My SigmaRH.
Au besoin, ajouter des renseignements supplémentaires sur les moyens de communication dans la fenêtre flottante Autres informations.
1.Cliquer Détails... Résultat : Le système liste les autres informations disponibles. 2.Cliquer Ajouter. 3.Sélectionner le type (par ex. Téléphone pour un numéro de téléphone additionnel). 4.Saisir l'information (par ex. le numéro de téléphone). 5.Entrer une description (par ex. tél. cellulaire). 6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder les données. 7.De retour à la liste, cliquer Quitter pour retourner dans le dossier de l'employé. |
6.Entrer les données obligatoires dans la fenêtre flottante Informations d'emploi.
Cette fenêtre regroupe les particularités de l'emploi (date d'embauche et ancienneté, horaire, date de fin de période d'essai, etc.).
Le système effectue des validations spéciales dans les champs suivants de la fenêtre Informations d'emploi :
Lors de la création d'un dossier d'employé, le système reporte automatiquement la date du jour dans ce champ. Modifier cette date au besoin. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda. La date d'embauche est utilisée comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social. |
Tant que l'employé est toujours Actif (c.-à-d. à l'emploi de votre entreprise), ce champ devrait être laissée vide. Lorsque l'employé cesse de travailler pour l'entreprise, inscrire la date appropriée. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda. Si l'employé vous donne sa démission et que vous inscrivez une date de départ dans le futur, cet employé sera considéré comme Actif jusqu'à cette date. Passé cette date, il sera considéré comme Inactif.Exemple : Le 1er juin 2017, un employé vous donne sa démission et vous précise qu'il quittera l'entreprise le 15 juin 2017. Vous inscrivez le 15 juin 2017 dans le champ Date de départ. Cet employé sera considéré comme Actif jusqu'au 15 juin 2017. Le 16 juin 2017, il sera considéré comme Inactif. L'état de l'employé (Actif ou Inactif) sert de filtre lorsque vous cherchez un employé entre autres dans les menus Gestion express, Dossiers des employés ou Recherche de personnel. Cet état est aussi particulièrement utile lors de la production de listes ou de modèles de rapports. Vous pouvez alors ajouter des conditions pour obtenir uniquement les employés actifs. •Lorsque vous saisissez une date de départ et que le dossier de l'employé est associé à un dossier d'utilisateur, ce dossier d'utilisateur sera automatiquement désactivé si l'utilisateur tente de se connecter de nouveau à SIGMA-RH.net après la date de départ précisée. •Lorsque vous saisissez une date de départ et que l'employé a été affecté à un poste, la date de départ est reportée comme date de fin dans l'affectation de poste. •Lorsque vous saisissez une date de départ et que l'employé a été affecté à une unité de travail, la date de départ est reportée comme date de fin dans l'affectation à l'unité de travail si la date de fin d'affectation à l'unité de travail est vide ou ultérieure à la date de départ. Cette règle est applicable pour des dates de départ dans le passé, en date du jour ou dans le futur. Cependant, la date de départ n'est pas reportée dans l'affectation à l'unité de travail si la date de début d'affectation à l'unité de travail est ultérieure à la date de départ de l'employé. Cette situation pourrait survenir lorsqu'on associe d'avance des employés saisonniers à des unités de travail pour les années futures. •Lorsque vous saisissez une date de départ, l'ancienneté de l'employé cesse d'être calculée dans la fenêtre flottante secondaire Ancienneté du dossier de l'employé. La date de départ est utilisée comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social. |
Lors de la création d'un dossier d'employé, le système reporte dans ce champ la date inscrite dans le champ Date d'embauche. Modifier cette date au besoin. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda. La date d'ancienneté sert au calcul du nombre d'années, de mois et de jours d'ancienneté qui est affiché dans la fenêtre flottante secondaire Ancienneté de la fiche de l'employé. Certaines entreprises s'en servent pour l'attribution des promotions ou des heures supplémentaires. •Si aucune date d'ancienneté n'est saisie, l'ancienneté est calculée à partir de la date d'embauche saisie dans le dossier de l'employé. •L'ancienneté cesse d'être calculée dès qu'une date de départ est saisie dans le dossier de l'employé. Le nombre d'années et de mois d'ancienneté est reporté dans le rapport d'accident dans la fenêtre Informations habituelles sur l'employé au moment de l'événement. L'ancienneté : •est utilisée comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social; •est visible dans l'entretien. |
La date d'ancienneté calculée et le nombre d'années, de mois ou de jours d'ancienneté calculée s'affichent en lecture seule. Ces données sont calculées en fonction des options définies dans le menu Configuration de la date d'ancienneté, entre autres : •le nombre de jours ou d'heures de service qui sont comptabilisés dans le compteur de l'employé; •l'équivalent temps plein annuel requis pour l'employé, c'est-à-dire le nombre d'heures ou de jours qui fait en sorte qu'un employé est considéré comme étant un employé à « temps plein ». La provenance de l'équivalent temps plein annuel est définie dans la fenêtre flottante principale Informations d'emploi du dossier de l'employé. •Si l'option Utiliser l'équivalent temps plein annuel de la configuration de la date d'ancienneté est sélectionnée, le système utilise l'équivalent temps plein annuel défini dans le menu Configuration de la date d'ancienneté. •Si l'option unités (h ou j) est sélectionnée, vous pouvez saisir la quantité (en jours ou en heures) qui sera utilisée comme équivalent temps plein annuel pour cet employé. Cette option est sélectionnée lorsque l'équivalent temps plein annuel défini dans le menu Configuration de la date d'ancienneté ne s'applique pas pour l'employé. Saisir l'équivalent temps plein annuel en fonction des règles en vigueur dans votre entreprise concernant l'inclusion ou l'exclusion des quantités requises pour les samedis et les dimanches. Note : La provenance et la valeur de l'équivalent temps plein annuel peuvent être modifiées à l'aide du modèle de tâche Modifier un champ du dossier employé dans l'Assistant personnel. |
Au besoin, inscrire la date à laquelle la période d'essai de l'employé prend fin. Cette date peut générer une note automatique à l'agenda. Dans de nombreuses entreprises, le gestionnaire planifie un entretien lorsque la période d'essai d'un employé prend fin. La date de fin de période d'essai est utilisée comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social. |
Au besoin, sélectionner la raison de l'arrivée. Ces raisons sont définies dans la table de codes de sélection Raison d'arrivée (code XCG). |
Au besoin, sélectionner la raison de départ. Ces raisons sont définies dans la table de codes de sélection Raison de départ (code XCH). |
 | Utiliser les informations disponibles dans le poste principal? (type de contrat, métier, horaire de travail, quart de travail, convention collective) |
•Cocher cette case si un poste a été affecté à l'employé et s'il s'agit du poste principal de l'employé (case Est-ce le poste principal? a été cochée dans l'assignation de poste). Les données relatives à ce poste seront alors importées dans le dossier de l'employé et peuvent être modifiées. •Si aucun poste n'est affecté à l'employé, préciser entre autres les éléments suivants : otype de contrat (table UU) (ex. permanent, stagiaire), oquart de travail (table QT) (ex. jour ou soir) oconvention collective (table SY). Utilisation des informations d'emploi pouvant provenir du poste dans l'application
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À la création d'un dossier d'employé, le système attribue, par défaut, le site principal défini pour l'établissement dans lequel le dossier est créé. En plus du nom du site, vous verrez le SIRET et le NAF (nomenclature d'activités françaises) renseignés dans le site. Cliquez Utilisation dans la gestion des rapports d'accidents Le site est utilisé dans la gestion des rapports d'accidents. Si un rapport d'accident est ajouté pour un employé donné, le site attribué à cet employé est reporté automatiquement dans le rapport d'accident. Cependant, le site reporté par défaut peut être modifié au besoin, par exemple si l'accident ne s'est pas produit dans le site habituel de l'employé. Utilisation par les outils de géolocalisation Le site est utilisé par les outils de géolocalisation. L'adresse saisie dans le site défini au niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) détermine l'adresse du lieu de travail. Ces outils se servent de l'adresse saisie dans le site sélectionné et de l'adresse au domicile de l'employé saisie dans son dossier : •lors de l'ajout d'événements afin : od'afficher sur une carte l'adresse de l'employé; ode calculer les distances et les durées de déplacement (selon plusieurs modes de transport) entre le domicile et le lieu de travail d'un employé. •pendant le processus du recrutement afin : ode déterminer le lieu de travail du poste à pourvoir; od'afficher sur une carte les candidats ayant soumis leur candidature à un recrutement; ode calculer les distances et les durées de déplacement (selon plusieurs modes de transport) entre le domicile et le lieu de travail précisé dans le recrutement. |
Sélectionner le code requis. Ces codes sont définis dans la table de codes de sélection Catégorie de métier (code Z8). Note : Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation précisée dans l'établissement où le dossier de l'employé a été créé est France ou États-Unis. En France, les catégories socioprofessionnelles peuvent être utilisées dans le bilan social. |
Sélectionner le code requis. Ces codes sont définis dans la table de codes de sélection Type de temps (Employé) (code YY). Le type de temps attribué à l'employé est reporté dans l'absence ou le rapport d'accident. Le type de temps est utilisé comme critère afin de comptabiliser des statistiques dans le bilan social. |
Sélectionner le code requis. Ces codes sont définis dans la table de codes de sélection Mobilité géographique (Employé) (MB). Le code de mobilité géographique peut être : •reporté dans l'entretien si le type d'entretien permet l'affichage de ce sujet. Si la mobilité géographique est modifiée dans l'entretien, le changement sera reporté dans le dossier de l'employé correspondant. •reporté dans l'entretien de recrutement si l'employé a posé sa candidature à un recrutement. Si la mobilité géographique est modifiée dans l'entretien de recrutement, le changement sera reporté dans le dossier de l'employé correspondant. •saisi dans l'entretien de recrutement si un candidat pose sa candidature à un recrutement. Si le candidat est embauché, la mobilité géographique précisée dans l'entretien de recrutement est reportée dans le nouveau dossier d'employé créé à la suite de l'approbation de la demande d'embauche. |
Préciser qui est le supérieur hiérarchique de cet employé : •un autre employé, •un poste précis dans la structure organisationnelle, •le poste parent du poste principal de l'employé s'il en a un. Cocher Aucun si cet employé n'a aucun supérieur hiérarchique. Cette fonctionnalité est utile notamment pour les documents fusionnés transmis par courrier électronique, y compris l'envoi automatisé par l'Assistant personnel. Une fonctionnalité permet en effet d'envoyer une copie par courriel du document aux supérieurs hiérarchiques des employés à qui l'on envoie un courriel.
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Indiquer l'équivalent temps plein (ETP) de l'employé. Exemples de saisie •Saisir 1 si l'employé travaille à temps plein. •Saisir 0,8 si l'employé travaille 4 jours semaine, alors qu'un employé à temps plein travaille 5 jours semaine. L'ETP est utilisé afin de calculer la durée d'exposition aux risques pénibles, que ce soit dans les m |
7.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Rémunération.
8.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Temps / Demande de congé. Cette fenêtre permet de définir les paramètres de gestion et d'approbation pour :
9.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Demandes d'inscription aux listes d'attente.
10.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Demande de changement d'informations personnelles.
11.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier d'employé ou cliquer sur l'icône 
, puis choisir l'une des options suivantes : Enregistrer et rester (pour enregistrer le dossier d'employé courant, puis demeurer dans ce dossier) ou Enregistrer et ajouter (pour enregistrer le dossier d'employé courant et en ajouter un autre).
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Note : Un paramètre d'entreprise vous permet de configurer quel historique doit s'afficher après que l'utilisateur clique Enregistrer et rester dans le dossier de l'employé. |
Validation des numéros de téléphone
Le numéro de téléphone saisi doit être compatible avec la région d'utilisation de l'employé. La région d'utilisation de l'employé est définie dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé.
Les validations de format et de longueur maximale s'effectuent dans les champs suivants du dossier de l'employé :
Champ |
Fenêtre flottante principale |
|---|---|
Tél. domicile |
Détails personnels |
Tél. bureau |
Communications professionnelles |
Région d'utilisation |
Format/Longueur maximale |
|
|---|---|---|
Canada (ou toute province du Canada) |
|
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Afrique |
Aucun format spécial. Le logiciel accepte de 1 à 30 chiffres et les caractères suivants : espace,-, (, ), +, / |
|
Congo |
(voir Afrique) |
|
Europe |
Aucun format spécial. Le logiciel accepte de 1 à 30 chiffres et les caractères suivants : espace,-, (, ), +, / |
|
Allemagne |
(voir Europe) |
|
Autriche |
(voir Europe) |
|
Danemark |
(voir Europe) |
|
Espagne |
(voir Europe) |
|
Finlande |
(voir Europe) |
|
France |
Aucun format spécial. Le logiciel accepte de 10 à 30 chiffres et les caractères suivants : espace,-, (, ), +, / |
|
Grèce |
(voir Europe) |
|
Irlande |
(voir Europe) |
|
Italie |
(voir Europe) |
|
Luxembourg |
Aucun format spécial. Le logiciel accepte de 1 à 20 chiffres et les caractères suivants : espace,-, (, ), +, / |
|
Pays-Bas |
(voir Europe) |
|
Portugal |
(voir Europe) |
|
Royaume-Uni |
(voir Europe) |
|
Suède |
(voir Europe) |
|
Suisse |
(voir Europe) |
|
Etats-Unis |
|
Validation des codes postaux
Le code postal saisi doit être compatible avec la région d'utilisation de l'employé. La région d'utilisation de l'employé est définie dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé.
|
Longueur maximale |
Format |
|---|---|---|
Afrique |
6 |
aucun format spécifique |
Canada (toutes les provinces) |
6 |
A0A0A0 |
Luxembourg |
5, 7 ou 8 caractères |
00000 ou A-00000 ou AA-00000 |
Ailleurs |
5 |
00000 |
Voir aussi...
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Gérer les historiques d'un dossier d'employé
Gérer la rémunération des employés
Définir les assignations de postes d'un employé
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Gérer les jours fériés des employés
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Définir les données requises pour la gestion du temps et des activités dans le dossier de l'employé
Définir les données requises pour le module Formation dans le dossier de l'employé
Définir les paramètres d'approbation des demandes de changement d'informations personnelles