Barre de menus : Configuration |
Menu : Multimodules > Clients et fournisseurs |
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Note : Il est recommandé de sauvegarder le dossier du client/fournisseur avant de saisir les sites et les contacts. La saisie complète d'un client/fournisseur se fera donc en deux temps : informations générales, puis sites et contacts. |
1.Choisir Multimodules > Clients et fournisseurs dans la barre de menus Configuration.
2.Cliquer Ajouter.
Fenêtre flottante |
Description |
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Liens utiles |
Dans le cas d'une firme de placement de personnel ou de recrutement professionnel, vous pouvez cliquer sur les hyperliens (Liste préférentielle, Liste des postes, Mandats de placement de personnel, Mandats de recrutement professionnel) qui vous permettront de gérer les différents mandats de cette firme. |
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Contacts |
Permet de définir les contacts de ce client ou fournisseur. |
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Entreprises liées |
Cette fenêtre flottante s'affiche uniquement dans le dossier d'un client qui a été désigné comme une maison mère pour un ou plusieurs clients. Cette fenêtre liste tous les clients qui ont la même maison mère. Un hyperlien permet d'accéder au dossier de chacun des clients. |
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Documents associés |
Permet d'ajouter un ou plusieurs documents à ce client/fournisseur. Il peut s'agir, par exemple, d'une brochure publicitaire, de la liste des cours pour un trimestre donné ou d'une ou plusieurs factures préalablement numérisées. |
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Structure |
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3.Sélectionner le type d'entreprise (Client ou Fournisseur) et indiquer le type de services requis ou offerts.
Type d'entreprise |
Type de service |
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Client |
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Fournisseur |
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4.Saisir les informations obligatoires dans la fenêtre flottante Identification.
Suivant les paramètres d'entreprise, il est possible que le numéro soit généré par le système. Il ne peut alors être modifié. Sinon, entrer ce numéro selon les politiques de votre entreprise. |
Saisir le nom qui vous permettra d'identifier le client/fournisseur. |
Cliquer •le client qui a été désigné comme la maison mère; •tous les clients liés à cette maison mère. Note : Seuls les dossiers où le type d'entreprise est Client permettent la désignation des maisons mères. Si le type d'entreprise est uniquement Fournisseur (comme c'est le cas pour les organismes de formation), la sélection d'une maison mère n'est pas possible. |
pour sélectionner le client qui est considéré comme la maison mère. Lorsqu'un client est désigné comme une maison mère, vous pouvez cliquer sur un hyperlien dans la fenêtre de gestion des clients et des fournisseurs. En cliquant l'hyperlien, vous pourrez visualiser :5.Dans la fenêtre flottante Adresse, saisir l'adresse du client/fournisseur.
Les champs d'adresse pouvant être renseignés sont contrôlés par le format d'adresse défini pour la région d'utilisation sélectionnée dans l'entité légale dans laquelle le client ou le fournisseur a été créé. Utilisation des outils de géolocalisation Si vous utilisez les outils de géolocalisation, vous pouvez afficher cette information sur une carte géographique en cliquant |
.Les codes postaux saisis doivent être compatibles avec la région d'utilisation sélectionnée dans l'entité légale dans laquelle le client ou le fournisseur a été créé :
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6.Dans la fenêtre flottante Informations générales :
•Choisir un profil d'entreprise si nécessaire, puis indiquer la devise dans laquelle seront effectuées les transactions financières avec le client/fournisseur (ex. facturation).
•Saisir les numéros de téléphone et télécopieur de l'entreprise, son adresse Internet et l'adresse générale de courriel.
•Inscrire éventuellement sa spécialité, des conditions particulières ou une note.
•Si des contacts ont été définis, indiquer le contact principal. Sélectionner aussi un répartiteur implicite, c.-à-d. l'employé responsable des relations avec cette entreprise.
•Indiquer si le client/fournisseur est actif ou non, et ajouter la raison du changement de statut.
•Il est parfois préférable de ne pas supprimer le client/fournisseur, mais plutôt de le désactiver temporairement en modifiant son statut. Par exemple, le client/fournisseur peut fermer pour des raisons financières et rouvrir dès qu'il a trouvé du financement. Dans ce cas, il est plus simple de le désactiver plutôt que de le supprimer et de le recréer par la suite.
Le statut provient de la table de codes de sélection ZL (Statut (Clients et fournisseurs)) qui est définie dans le menu Gestion des codes de sélection. Il a un impact direct sur la visibilité de ce dossier lors d'une recherche qui pourrait se produire entre autres lors de la gestion : •des mandats de placement de personnel •des mandats de recrutement professionnel •des organismes de formation •des feuilles de temps •des médecines du travail (lieu des visites médicales) •des contrôles de substances •des produits chimiques •des suivis de dossier Dépenses pouvant être ajoutés dans certains événements Cependant, dans le menu Clients et fournisseurs, tous les clients ou fournisseurs s'affichent, peu importe leur statut. •Si le statut est « Actif », le client/fournisseur est visible lorsque l'utilisateur fait une recherche. Par défaut, dans la configuration du code de sélection correspondant à ce statut, la case Actif est cochée, ce qui rend le client/fournisseur visible lors d'une recherche. •Si le statut est « Inactif », le client/fournisseur n'est plus visible lorsque l'utilisateur fait une recherche. Par défaut, dans la configuration du code de sélection correspondant à ce statut, la case Actif est décochée, ce qui masque le client/fournisseur lors d'une recherche. •Si vous créez de nouveaux statuts dans la table de codes de sélection ZL (Statut (Clients et fournisseurs) dans le menu Gestion des codes de sélection, cochez la case Actif si les clients ou fournisseurs ayant ce statut doivent être visibles lors de la recherche ou décochez la case Actif si les clients ou fournisseurs ayant ce statut doivent être masqués lors de la recherche. |
7.La fenêtre flottante Informations financières sert à des fins de facturation.
•Sélectionner le type de facturation.
•Inscrire les numéros de banque et de compte, le nom de la banque, les termes de paiement (ex. 30 jours), la limite de crédit de l'entreprise, ainsi que le taux d'intérêt (ex. 1,5 % mensuel) dû pour les paiements en retard.
8.Au besoin, définir dans la fenêtre flottante Sites additionnels de l'entreprise, les divers sites du client ou du fournisseur.
9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le client/fournisseur.
Voir aussi...
Configurer les clients et les fournisseurs
Copier un client ou un fournisseur
Définir un ou plusieurs sites pour un client ou fournisseur
Définir un ou plusieurs contacts pour un client ou un fournisseur