Les autres frais que vous pouvez ajouter dans une session de formation vous permettent de consigner les dépenses supplémentaires liées à la formation, par exemple :
•les dépenses pour l'hébergement ou les repas des employés qui suivent des formations prolongées dans une autre ville;
•les coûts pédagogiques lorsque ceux-ci sont gérés uniquement par l'entremise des autres frais, car ils diffèrent d'un employé à l'autre;
•les frais d'administration lors de la réservation de salles.
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Attention : Il n'est possible de définir des frais que pour les ressources définies pour une des périodes de formation prévues. Par exemple, il sera impossible de définir des frais de type Matériel si aucune ressource de type Matériel n'a été définie pour la période dans la session de formation.
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Note : Les autres frais associés aux sessions réalisées sont pris en considération afin de calculer le montant consacré à la formation continue dans le bilan social.
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1.Ouvrir la session de formation requise.
Vous pouvez accéder à cette session à partir des menus Formation > Centre de pilotage de la formation ou Formation > Sessions.
2.Cliquer Ajouter dans la fenêtre flottante Autres frais associés à la session.
3.Sélectionner le type de ressource associé à la dépense (Employé, Formateur, Matériel ou Salle).
Résultat : Le système ouvre la fenêtre de définition des autres frais associés associés à la session.
Champ
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Description
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Imputation
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Choisir à quel élément ces frais sont associés :
1.Cliquer  . Résultat : Selon le cas, le système liste les employés inscrits au cours, les formateurs internes et externes, le matériel ou les salles de formation sélectionnés dans les ressources ajoutées dans les périodes de formation prévues.
2.Cocher la ressource qui convient, puis cliquer Sélectionner. Résultat : Le système retourne à la fenêtre principale où le nom de la ressource sélectionnée est affiché.
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Date
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Entrer la date de la dépense. Cette date ne peut précéder la date d'utilisation de la ressource.
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Description *
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Saisir une description de la dépense (ex. frais de déplacement formateur externe ou technicien branchement Internet haute vitesse pour salle formation).
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Montant *
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Entrer le montant de la dépense.
•Ce montant est comptabilisé dans la fenêtre flottante secondaire Sommaire des dépenses par type dans le type approprié, c'est-à-dire Formateur, Matériel, Salle ou Autres frais (Employé). •Si la case Ventiler le coût de cette dépense pour tous les étudiants inscrits à cette session est cochée, le montant s'appliquant à chaque employé est également affiché dans la colonne Coûts ventilés que l'on peut visualiser dans la fenêtre flottante Inscriptions à ce cours dans la session de formation. |
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Budget
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Au besoin, choisir le budget auquel cette dépense est associée.
Le système liste uniquement les budgets qui ont été enregistrés :
•dans le même niveau de structure administrative que les autres frais; •dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini pour les autres frais (si cela est possible dans votre entreprise). Si un budget implicite a été défini pour le type de ressource associé à la dépense, il est pré-sélectionné, mais cette sélection peut être modifiée.
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Type de frais
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Sélectionner le type de frais requis, par ex. Coût pédagogique, Hébergement, Restauration.
Les options figurant dans cette liste déroulante sont définies dans la table de codes de sélection Types de frais (Sessions) (code ZE).
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Ventiler le coût de cette dépense pour tous les étudiants inscrits à cette session
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Cocher cette case pour répartir les autres frais entre tous les employés inscrits. Par exemple, pour une dépense de 500 € et 5 employés inscrits, la dépense ventilée par employé sera de 100 €.
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Attention : Cette case s'affiche uniquement lorsque les autres frais sont ajoutés pour un formateur (interne ou externe), une salle ou du matériel. Elle n'est pas visible lorsque vous ajoutez d'autres frais pour un employé.
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4.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder les autres frais.
Voir aussi...
Créer une session de formation
