1.Choisir Formation > Sessions ou Formation > Centre de pilotage de la formation dans la barre de menus RH Global. 2.Cliquer Ajouter. 3.Saisir les paramètres de la session :
Champ
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Description
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Structure
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Plan de formation
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Cliquer  pour choisir le plan de formation qui s'applique.
Le système liste uniquement les plans de formation qui ont été enregistrés dans le même niveau de structure administrative que la session. S'il n'y a qu'un plan de formation pour l'année en cours, ce plan est sélectionné par défaut.
Note : Ce champ est obligatoire si la région d'utilisation France est choisie dans l'élément de niveau 1 de la structure administrative où la session est créée (Entité légale).
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Année d'imposition
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Indiquer l'année d'imposition pour cette session, c.-à-d. l'année pour laquelle seront comptabilisées les dépenses associées à cette session de formation.
Si le plan de formation sélectionné comprend une seule année, l'année d'imposition est affichée en Lecture seule et elle correspond automatiquement à l'année du plan de formation. Si le plan de formation comporte plusieurs années, l'année d'imposition appropriée peut être saisie.
L'année d'imposition est prise en considération afin de répartir les dépenses associées aux sessions réalisées lors de la génération du bilan social.
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Attention : Par conséquent, si des sessions chevauchent deux années, vous devez créer deux sessions distinctes (une session par année d'imposition) afin que les dépenses de formation figurent dans l'année d'imputation requise dans le bilan social.
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Cours *
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Cliquer pour choisir le cours qui sera donné lors de cette session de formation.
Le système liste uniquement les cours ayant le statut Actif qui ont été enregistrés :
•dans le même niveau de structure administrative que la session; •dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini dans la session (si cela est possible dans votre entreprise).
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Attention : Les cours ayant le statut Inactif ne figurent pas dans la liste.
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Note : Lorsque vous sélectionnez un cours dans une session de formation, le système reporte automatiquement des données précisées dans la définition de ce cours (Durée (en heures et en jour), Nombre d'inscriptions minimum et maximum, Organisme de formation, Lieu, Formateur, Coûts pédagogiques, Budget). Vous pouvez cependant modifier ces données reportées par défaut dans la session de formation.
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Description
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Champ en lecture seule. Vous y verrez l'information saisie dans le champ Description du cours sélectionné dans la session.
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Durée
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Conserver la durée (en heures et en jours), définie dans le cours sélectionné, qui est reportée automatiquement par le système.
OU
Saisir la durée réelle de ce cours pour la nouvelle session. Pour le nombre de jours, les demi-journées (0,5) sont permises.
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Attention : La durée en heures doit concorder avec la durée totale des heures applicables saisie dans les périodes prévues dans la session. Si ce n'est pas le cas, un avertissement s'affiche dans la session.
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La durée (en heures) figurant dans les sessions réalisées est prise en considération afin de calculer le nombre d'heures de formation dans le bilan social.
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Nombre d'inscriptions
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Conserver le nombre d'inscriptions, défini dans le cours sélectionné, qui est reporté automatiquement par le système.
OU
Inscrire le nombre minimum et le nombre maximum d'inscriptions pour la nouvelle session.
Dans la session, un message d'avertissement s'affiche si le nombre d'inscriptions est supérieur au maximum saisi. Ce message n'est pas « bloquant »; la session peut quand même être sauvegardée si le nombre d'inscriptions est supérieur au maximum.
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Champ
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Description
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Par une ressource interne
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Conserver la ressource interne, définie dans le cours sélectionné, qui est reportée automatiquement par le système.
OU
Choisir cette option si la formation est donnée par un formateur interne. Dans ce cas, sélectionner le formateur interne parmi la liste des employés.
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Par un formateur externe
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Conserver les valeurs, définies dans le cours sélectionné, qui sont reportées automatiquement par le système.
OU
Choisir cette option si la formation est donnée par un formateur externe que celui-ci soit associé ou non à un organisme de formation.
Organisme de formation
Au besoin, sélectionner l'organisme de formation qui donne ce cours.
Le système liste uniquement les organismes de formation qui ont été enregistrés :
•dans le même niveau de structure administrative que la session; •dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini dans la session (si cela est possible dans votre entreprise). Lieu
Sélectionner le lieu de formation. Les lieux énumérés peuvent correspondre au site principal ou à l'un des sites additionnels définis pour l'organisme de formation qui donne ce cours.
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Note : Les coordonnées du lieu de formation s'affichent dans la fenêtre flottante secondaire Adresse du lieu.
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Formateur externe (par défaut)
Sélectionner le formateur externe qui donne habituellement ce cours.
•Si un organisme de formation a été sélectionné au préalable, seuls les formateurs associés à l'organisme de formation choisi sont affichés. •Si aucun organisme n'a été sélectionné au préalable, sélectionner le formateur non associé à un organisme de formation. |
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Type de formation
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Conserver la valeur, définie dans le cours sélectionné, qui est reportée automatiquement par le système.
OU
Choisir la valeur requise.
Ce champ permet de préciser si le cours s'applique à des employés de l'entreprise ou non.
Option
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Utilisation
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Intra-entreprise
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On parle de formation intra entreprise quand tous les stagiaires, présents dans une même session de formation, font partie d’une même entité juridique.
Exemple
Votre entreprise commande une formation spécifique sur l'utilisation de SIGMA-RH.net et envoie 5 salariés du service des ressources humaines à cette formation. C'est alors de l’intra-entreprise car les 5 salariés font tous partie de la même société.
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Note : Les formations Intra-entreprise ont souvent la particularité que le programme de formation est personnalisé et est établi en fonction des besoins de l’entreprise. Souvent, ce genre de formation se déroule dans les bureaux de l’entreprise, car c’est plus simple de faire déplacer un formateur vers un seul lieu que 10 stagiaires vers l’organisme de formation.
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Inter-entreprises
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On parle de formation inter entreprise quand tous les stagiaires, présents dans une même session de formation, ne font pas partie d’une même entité juridique.
Exemple
Votre entreprise envoie 3 salariés suivre une session d'anglais chez Cegos. C'est alors de l'inter-entreprises, car les autres stagiaires présents pendant la même session font partie de différentes entreprises.
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Note : Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation France est choisie dans l'élément de niveau 1 de la structure administrative où la session est créée (Entité légale).
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Pour chaque période associée à cette formation, ajouter automatiquement ce formateur comme ressource de type formateur (interne-externe)
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Si un formateur (interne ou externe) a été sélectionné, cocher cette case si cette personne doit être ajoutée automatiquement en tant que ressource dans toutes les périodes associées à cette session.
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Attention : Si vous devez gérer les autres frais pour les formateurs (par exemple frais de déplacement et de repas), il est impératif que vous cochiez cette case avant d'ajouter les périodes associées à la session. Les autres frais des formateurs peuvent uniquement être ajoutés si ceux-ci sont ajoutés en tant que ressource dans les périodes. Si vous cochez cette case après l'ajout des périodes, les formateurs ne sont pas ajoutés automatiquement aux périodes, vous devez les ajouter manuellement.
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Méthode de formation
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Indiquer le type de formation de cette session (ex. cassette vidéo ou Internet). Les types de formation sont définis dans la table de codes de sélection Type de formation (code FC).
Note : Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation France est choisie dans l'élément de niveau 1 de la structure administrative où la session est créée (Entité légale).
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Axe de formation
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Les axes de formation sont définis dans la table de codes de sélection Axe de formation (code XAF).
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Note
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Si nécessaire, inscrire une courte note explicative sur cette session de formation.
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Champ
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Description
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Imputable Cerfa 2483
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Conserver la valeur, définie dans le cours sélectionné, qui est reportée automatiquement par le système.
OU
Modifier cette valeur au besoin.
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Attention : Ce champ est visible uniquement en France dans les sessions dont l'année d'imposition est antérieure à 2015 afin que les frais de la session soient pris en considération pour la Cerfa 2483. Lorsqu'on ajoutait des inscriptions dans cette session, la case Imputable Cerfa 2483 était de nouveau visible si le dossier de l'employé inscrit a été créé dans un élément de niveau 4 dans votre structure administrative (Etablissement) où la région d'utilisation est France. Lorsque la case Imputable Cerfa 2483 était cochée dans l'inscription, les frais étaient pris en considération pour la Cerfa 2483.
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Coûts pédagogiques
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Conserver la méthode de saisie des coûts pédagogiques, définie dans le cours sélectionné, qui est reportée automatiquement par le système.
OU
Choisir la méthode à utiliser pour la saisie des coûts pédagogiques.
Méthode
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Utilisation
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Gérer les coûts pédagogiques individuellement (montant variable d'un stagiaire à l'autre)
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Sélectionner cette option lorsque les coûts pédagogiques sont différents pour chacun des employés inscrits à la session.
Avec cette option, vous n'avez pas à saisir les coûts pédagogiques dans la session.
Pour chacun des employés inscrits, vous devez plutôt gérer les coûts pédagogiques dans la fenêtre flottante principale Autres frais associés à la session dans la session. Lors de la saisie des autres frais, assurez-vous de sélectionner le code Coût pédagogique dans le champ Type de frais.
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Gérer les coûts pédagogiques globalement pour la session
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Sélectionner cette option lorsque les coûts pédagogiques sont facturés globalement pour la session ou lorsque des coûts pédagogiques fixes sont exigés pour chacun des stagiaires (employés inscrits).
Option
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Utilisation
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Saisir un montant qui sera multiplié par le nombre de stagiaires
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Entrer les coûts pédagogiques exigés pour chacun des employés inscrits à ce cours. Une fois que les inscriptions sont ajoutées dans la session, le système multiplie ce montant par le nombre d'inscriptions afin de vous afficher le total des coûts pédagogiques pour la session.
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Saisir un montant global pour l'ensemble des inscriptions
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Entrer les coûts pédagogiques exigés globalement pour la session. Une fois que les inscriptions sont ajoutées dans la session, le système divise ce montant par le nombre d'inscriptions afin de vous afficher les coûts pédagogiques par stagiaire.
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Les coûts pédagogiques figurant dans les sessions réalisées sont pris en considération afin de calculer le montant consacré à la formation continue dans le bilan social.
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Coût moyen des dépenses après ventilation
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Ce champ, disponible en lecture seulement lorsqu'on accède aux informations de la session après la création initiale, affiche le coût moyen des dépenses après ventilation. Le système tient compte des dépenses suivantes associées à la session de formation :
•Dépenses encourues par les ressources ajoutées aux périodes si la case Ventiler le coût de cette ressource pour tous les étudiants inscrits à cette session a été cochée. •Coûts pédagogiques. •Dépenses précisées dans la fenêtre flottante Autres frais associés à la session si la case Ventiler le coût de cette dépense pour tous les étudiants inscrits à cette session a été cochée. |
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Organisme de financement pour la formation
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Sélectionner l'organisme de financement pour la formation chargé de gérer les coûts de formation de cette session.
Le système liste uniquement les organismes de financement pour la formation qui ont été enregistrés dans le même niveau de structure administrative que la session.
Note : Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation France est choisie dans l'élément de niveau 1 de la structure administrative où la session est créée (Entité légale).
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Budget
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Conserver le budget, défini dans le cours sélectionné, qui est reporté automatiquement par le système.
OU
Sélectionner le budget associé à ce cours.
Le système liste uniquement les budgets qui ont été enregistrés :
•dans le même niveau de structure administrative que la session; •dans un niveau de structure administrative supérieur à celui défini pour la session (si cela est possible dans votre entreprise). |
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Champ
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Description
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Catégorie d'action par défaut pour les nouveaux inscrits
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Choisir la catégorie d'action qui sera reportée par défaut pour chaque nouvelle inscription ajoutée dans cette session de formation. Les catégories d'action sont définies au moment de l'implantation de l'application SIGMA-RH.net. Si des modifications doivent être apportées à ces catégories d'action, veuillez communiquer avec le service à la clientèle de SIGMA-RH France SARL.
Note : Ce champ s'affiche uniquement si la région d'utilisation France est choisie dans l'élément de niveau 1 de la structure administrative où la session est créée (Entité légale).
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Budget(s) utilisés(s) par défaut lors de l'ajout d'une dépense associée à cette session
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Au besoin, choisir les différents budgets implicites qui s'appliquent à cette session de formation : budget principal de formation et sous-budgets pour les salaires des employés inscrits à la session de formation, le matériel, les formateurs et les salles.
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4.Cliquer Créer la session. Résultat : La fenêtre de définition de la session de formation s'affiche à l'écran.
Fenêtre flottante
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Utilisation
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Informations sur la session
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Permet d'afficher des informations de base sur la session, par exemple, le cours, la durée, le plan de formation, le nombre d'inscriptions, le formateur et l'organisme de formation.
Cliquer Modifier les informations afin de changer les paramètres de la session.
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Structure
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Contrôle des absences
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Permet de saisir les absences d'un employé lors des diverses périodes de la session de formation.
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Habilitation associée
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Rappelle l'habilitation associée à la session de formation par l'entremise du cours.
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Compétences associées
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Rappelle les compétences associées à la session de formation par l'entremise du cours.
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Documents associés
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Permet de joindre des documents numérisés à la session de formation (par ex. le syllabus du cours).
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Documents fusionnés
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Permet de générer des documents en rapport avec la session de formation (par ex. une lettre de confirmation d'inscription aux employés).
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Sommaire des dépenses par type et Sommaire des dépenses par budget
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Permet de consulter les coûts pour cette session de formation.
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Liens utiles
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Permet de valider les habilitations et les compétences de l'employé.
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5.Définir la ou les périodes de formation de cette session. 6.Définir les ressources requises pour chacune des périodes de formation prévues (formateurs, équipements et salles). 7.Répéter les étapes 6 et 7 pour chacune des périodes à créer et les ressources qui leur sont associées. 8.Définir les autres frais associés à cette session de formation. 9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder la session.
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