Insérer des champs dans un modèle de document ou un modèle de portail

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Les modèles de document internes ou les modèles de portail peuvent contenir des champs qui réfèrent à des informations saisies dans l'application. Vous verrez les informations qui ont été saisies dans l'application dans les champs correspondants, par exemple :

•Lorsqu'un document fusionné est généré à partir d'un modèle de document interne.

•Lorsqu'un modèle de portail est visualisé dans le portail de l'entreprise.

Opération

Procédure

Insérer un champ

Prendre soin d'insérer des espaces entre les champs (par ex. entre le champ Prénom et le champ Nom d'un destinataire).

Note : Les champs affichés varient en fonction du type de modèle sélectionné. Par exemple, si l'utilisateur a créé un modèle de type Employé, les champs relatifs aux accidents de travail ne seront pas affichés. Cependant, certaines situations supplémentaires ont également un impact sur la disponibilité des champs.

1.Placer le curseur à l'emplacement requis dans le modèle de document ou le modèle de portail.

2.Cliquer dans la barre d'outils d'édition.

3.Choisir le champ requis dans l'arbre de sélection des champs.

Déplacer un champ

Les champs peuvent être déplacés dans le modèle de document à l'aide de la souris (cliquer-déposer).

1.Cliquer le champ à déplacer.

2.Glisser la souris jusqu'à l'emplacement requis.

Ajouter un champ Date

1.Placer le curseur à l'emplacement requis dans le modèle de document ou le modèle de portail.

2.Cliquer dans la barre d'outils d'édition.

3.Sélectionner le format de date requis (jj.mm.aa, Le jj mmmm aaaa, etc.) dans la catégorie Fonctions de l'arbre de sélection des champs.

Ajouter un champ permettant d'insérer la mention Monsieur ou Madame

Le choix Monsieur/Madame est basé sur le sexe (masculin ou féminin) inscrit dans la fiche de l'employé.

1.Placer le curseur à l'emplacement requis dans le modèle de document ou le modèle de portail.

2.Cliquer dans la barre d'outils d'édition.

3.Sélectionner le champ M. ou Mme.

Ajouter un champ permettant de signer le document

1.Placer le curseur à l'emplacement requis dans le modèle de document ou le modèle de portail.

2.Cliquer dans la barre d'outils d'édition.

3.Sélectionner le champ requis (nom, prénom, adresse, etc.) dans la catégorie Utilisateur de l'arbre de sélection des champs.

Mettre en page le modèle de document

Tout le contenu de la lettre, y compris les champs, peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

Les champs sont regroupés par catégorie et présentés sous forme d'arborescence. Vous pouvez y effectuer les opérations suivantes :

Opération

Procédure

Ouvrir et fermer une catégorie

Par défaut, chaque catégorie est fermée, sauf si elle comprend un seul champ.

1.Cliquer sur le nom de la catégorie.

Résultat : Tous les champs de cette catégorie s'affichent.

2.Cliquer de nouveau sur le nom de la catégorie pour masquer les champs.

Ouvrir toutes les catégories simultanément

Cliquer Ouvrir tout.

Fermer toutes les catégories simultanément

Cliquer Fermer tout.

Lorsqu'un champ est inséré dans une ligne, il prend la mise en forme déjà appliquée sur cette ligne.

Cependant, dans les cas suivants, vous devez appliquer tous les éléments de mise en forme requis avant d'insérer le champ :

•La mise en forme d'un champ est différente de la mise en forme de la ligne où ce champ est inséré (par exemple, champ en gras dans une ligne qui n'est pas en gras).

•La mise en forme d'un champ est différente de la mise en forme de la ligne précédant l'insertion de ce champ (par exemple, champ en gras inséré seul sur une ligne alors que le reste du texte n'est pas en gras).

Application de la mise en forme initiale sur un champ

Utilisez des caractères « guides » pour faciliter la mise en forme des champs. Ces caractères « guides » peuvent par la suite être supprimés.

1.Dans le modèle de document, insérer deux caractères « guides ». Ces deux caractères vous permettront de visualiser correctement à l'écran la mise en forme du champ qui sera inséré.

2.Appliquer la mise en forme requise pour ces deux caractères « guides » (gras, italique, couleur, etc.)

3.Placer le curseur entre les deux caractères « guides ».

4.Insérer le champ requis entre les deux caractères « guides ».

5.Supprimer les deux caractères « guides » pour que ceux-ci ne s'affichent pas dans le document fusionné.

Résultat : Lorsque vous fusionnez un document à partir de ce modèle de document, la mise en forme choisie sera appliquée au contenu du champ.

Modification de la mise en forme d'une ligne contenant un champ ou d'un champ déjà inséré

Comme la mise en forme des champs doit être faite avant l'insertion du champ, vous devez insérer de nouveau les champs dans les cas suivants :

•Vous modifiez la mise en forme d'une ligne contenant un champ. Dans ce cas, il vous suffit de supprimer les champs déjà insérés, puis de les insérer de nouveau.

•Vous modifiez la mise en forme d'un champ déjà inséré. Dans ce cas, vous pouvez utiliser la technique des caractères « guides » pour effectuer vos changements. Vous ne pouvez pas modifier la mise en forme d'un champ déjà inséré en le sélectionnant et en appliquant de nouveaux éléments de mise en forme.

Les champs disponibles pour les modèles de document sont conditionnés par le type de modèle choisi. Cependant, les éléments supplémentaires suivants ont également un impact sur la disponibilité des champs :

Éléments	Explications
Région d'utilisation	La liste des champs affichés tient compte de la région d'utilisation qui a été sélectionnée dans le menu Options de l'utilisateur. Par exemple, si l'utilisateur a sélectionné la région d'utilisation Québec, il ne peut pas choisir les champs spécifiques à la France, comme le numéro de sécurité sociale. Si le modèle de document exige des champs spécifiques à une région d'utilisation, il faut d'abord sélectionner cette région dans le menu Options de l'utilisateur.
Champs utilisateurs	Les champs disponibles comprennent les champs utilisateurs auxquels l'utilisateur connecté a accès.
Droits d'accès accordés dans le dossier de l'utilisateur	Certains champs s'affichent uniquement si l'administrateur a accordé les droits d'accès requis à l'utilisateur connecté. Par exemple, si l'utilisateur n'a pas le droit de voir les champs de rémunération, qui figurent dans la fiche de l'employé, il ne peut pas visualiser ces champs (ou les sélectionner) dans le modèle de document.

Voir aussi...

Créer un modèle de document (interne)

Configurer les modèles de portail

Barre d'outils d'édition

Insérer des statistiques (graphiques, rapports, tableaux de données) et des images dans un modèle de document ou un modèle de portail

Insérer des boutons dans un modèle de document ou un modèle de portail