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SIGMA–RH

Barre de menus : RH global

Menu : Salariés > Dossiers des employés

Le dossier d'un employé (aussi appelé « fiche d'employé ») regroupe l'ensemble des informations sur cet employé, par exemple ses données personnelles, son salaire, etc.

Une fois que le dossier de l'employé est créé, vous pouvez :

créer des événements pour cet employé (ex. absence, entretien, accident de travail, etc.);

produire des statistiques sur ces employés (listes, modèles de rapport, graphiques, bilan social,).

Astuce

Note : Les informations figurant dans le dossier de l'employé sont centralisées et accessibles pour tous les modules et tous les types d'événement.

1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.

2.Cliquer Ajouter.

Résultat : L'écran s'ouvre sur le dossier de l'employé.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Structure, vérifier le niveau de structure dans lequel ce dossier d'employé est créé.

Dans cette structure, le niveau 4 (Etablissement) détermine la région d'utilisation qui doit être prise en considération pour l'affichage de certains éléments (champs, fenêtres flottantes, etc.) dans la fiche de l'employé et, le cas échéant, dans les rapports d'accident créés pour cet employé.

4.Entrer les données obligatoires dans la fenêtre Détails personnels.

Cette fenêtre regroupe les renseignements personnels sur l'employé/le candidat (adresse, situation familiale, etc.).

5.Entrer les données requises dans la fenêtre Communications professionnelles.

Cette fenêtre regroupe les coordonnées (par exemple, Numéro de téléphone (fixe ou portable), Numéro de poste, Adresse de courrier électronique) de cet employé/candidat au bureau.

Le numéro de téléphone doit respecter un format précis.

L'adresse de courrier électronique permet l'envoi de courriers électroniques, par exemple par l'entremise des rappels ajoutés dans l'agenda, par l'Assistant personnel, par les notes automatiques (individuelles et collectives), etc.

Les informations se rapportant aux communications professionnelles peuvent être visualisées dans l'annuaire des employés dans My SigmaRH.

Au besoin, ajouter des renseignements supplémentaires sur les moyens de communication dans la fenêtre flottante Autres informations.

6.Entrer les données obligatoires dans la fenêtre flottante Informations d'emploi.

Cette fenêtre regroupe les particularités de l'emploi (date d'embauche et ancienneté, horaire, date de fin de période d'essai, etc.).

Le système effectue des validations spéciales dans les champs suivants de la fenêtre Informations d'emploi :

7.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Rémunération.

8.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Temps / Demande de congé. Cette fenêtre permet de définir les paramètres de gestion et d'approbation pour :

les feuilles de temps;

les demandes de congé.

9.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Demandes d'inscription aux listes d'attente.

10.Entrer les données requises dans la fenêtre flottante Demande de changement d'informations personnelles.

11.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier d'employé ou cliquer sur l'icône Enregistrer, puis choisir l'une des options suivantes : Enregistrer et rester (pour enregistrer le dossier d'employé courant, puis demeurer dans ce dossier) ou Enregistrer et ajouter (pour enregistrer le dossier d'employé courant et en ajouter un autre).

Astuce

Note : Un paramètre d'entreprise vous permet de configurer quel historique doit s'afficher après que l'utilisateur clique Enregistrer et rester dans le dossier de l'employé.

Validation des numéros de téléphone

Le numéro de téléphone saisi doit être compatible avec la région d'utilisation de l'employé. La région d'utilisation de l'employé est définie dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé.

Les validations de format et de longueur maximale s'effectuent dans les champs suivants du dossier de l'employé :

Champ

Fenêtre flottante principale

Tél. domicile

Détails personnels

Tél. bureau

Communications professionnelles

Validation des codes postaux

Le code postal saisi doit être compatible avec la région d'utilisation de l'employé. La région d'utilisation de l'employé est définie dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) dans lequel le dossier de l'employé est créé.

 

Longueur maximale

Format

Afrique

6

aucun format spécifique

Canada

(toutes les provinces)

6

A0A0A0

Luxembourg

5, 7 ou 8 caractères

00000 ou A-00000 ou AA-00000

Ailleurs

5

00000

Voir aussi...

Aperçu du dossier d'employé

Rechercher un dossier d'employé

Gérer les historiques d'un dossier d'employé

Gérer la rémunération des employés

Définir les assignations de postes d'un employé

Gérer les compétences des employés ou candidats

Gérer les jours fériés des employés

Gérer les compteurs d'un employé

Définir les données requises pour la gestion du temps et des activités dans le dossier de l'employé

Définir les données requises pour le module Formation dans le dossier de l'employé

Définir les paramètres d'approbation des demandes de changement d'informations personnelles

Prêter des équipements aux employés