Gérer les événements à partir de l'outil de planification (Planning)

Le formulaire à remplir lors de l'ajout d'une absence à partir de l'outil de planification est identique à celui affiché lorsque l'absence est ajoutée dans les menus suivants :

•Gestion express;

•Absence.

Pour de plus amples renseignements sur chacun des champs à remplir dans l'absence, veuillez vous référer à la rubrique « Ajouter une absence ou un congé ».

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Créer une absence.

Résultat : L'écran de définition des absences s'affiche à l'écran.

5.Remplir tous les champs obligatoires de l'absence.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'absence.

Résultat : Vous retournez dans l'outil de planification. Pour toute la durée de l'absence, les journées correspondantes portent maintenant le code de la raison d'absence. Selon les options d'affichage que vous aviez sélectionnées, les statistiques sur les heures planifiées et les heures réalisées sont mises à jour.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Editer l'absence.

Résultat : L'écran de définition des absences s'affiche à l'écran.

5.Modifier tous les champs requis dans l'absence.

6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder l'absence.

Résultat : Vous retournez dans l'outil de planification. Pour toute la durée de l'absence, les journées correspondantes portent maintenant le code de la raison d'absence. Selon les options d'affichage que vous aviez sélectionnées, les statistiques sur les heures planifiées et les heures réalisées sont mises à jour.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Au besoin, utiliser les filtres disponibles pour afficher uniquement le ou les employés requis.

3.Dans la cellule correspondant à la journée requise, cliquer sur le bouton droit de la souris.

Résultat : Le système affiche le menu contextuel de gestion.

4.Dans le menu contextuel, choisir l'option Supprimer l'absence.

Résultat : Un message de confirmation s'affiche.

5.Cliquer OK.

Résultat : L'absence est supprimée du menu Planning. Le système récupère le découpage journalier en vigueur avant l'application de l'absence. Selon les options d'affichage que vous aviez sélectionnées, les statistiques sur les heures planifiées et les heures réalisées sont mises à jour.

Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour distinguer rapidement les événements (absences ou accidents de travail) dans l'outil de planification.

Méthode

Explication

Configuration des paramètres d'affichage pour les codes de raisons d'absences ou de conséquence

Vous pouvez configurer les paramètres d'affichage pour les codes de raisons d'absences ou de conséquences.

Note : La présentation des événements dans le planning tient compte des paramètres d'affichage pour le Gestionnaire qui sont définis dans le menu Configuration des absences et des conséquences. Cependant, lors de l'impression du planning, vous pouvez choisir l'affichage pour le Gestionnaire ou la Diffusion.

Création de codes de raisons d'absences ou de conséquences significatifs

Pour toute la durée d'une absence ou d'un accident de travail, les cellules des journées correspondantes peuvent indiquer :

•le code de la raison d'absence (pour les absences);

•le code de la conséquence (pour les accidents de travail).

Assurez-vous que les codes de raisons d'absences ou de conséquences soient significatifs.

Configuration des couleurs

Vous pouvez configurer les couleurs :

•des raisons d'absence;

•des conséquences utilisées dans les d'accidents de travail;

•des journées où il y a plusieurs événements distincts;

•du découpage journalier générique Absent. Ce découpage journalier est utilisé lorsque la case Masquer les informations sensibles en utilisant des termes et couleurs génériques est cochée dans les paramètres d'affichage du code de raison d'absence ou de conséquence. Plutôt que de voir le code de raison d'absence ou de conséquence, l'utilisateur verra le message générique Absent et la couleur qui aura été configurée.

Oui. Si aucune date de fin ou aucune date de retour n'est précisée dans un événement ajouté pour un employé donné, cet événement s'affiche uniquement pour les 30 jours suivants dans le menu Planning.

Chaque jour, la tâche système Mise à jour des événements dans le planning viendra ajouter une journée supplémentaire dans le menu Planning pour les événements qui n'ont toujours pas de date de fin ou de date de retour au moment de l'exécution de la tâche.