Filtrer et trier les employés dans l'outil de planification (Planning)

Vous pouvez filtrer les employés affichés dans l'outil de planification en fonction du niveau de structure administrative dans lequel sont créés les dossiers de ces employés. Par exemple, tous les employés dont le dossier a été créé dans un établissement ou un service donné.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Structure, sélectionner le niveau de structure requis.

Note : Ce niveau de structure est conservé dans vos préférences d'affichage. Il sera donc choisi par défaut lors de vos connexions futures.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Employés, sélectionner l'option Tous les employés de la structure.

4.Cliquer Actualiser.

Vous pouvez filtrer les employés affichés dans l'outil de planification en définissant vos propres critères de recherche.

Note : Vous ne pouvez pas sauvegarder les critères définis dans une recherche de personnel. Cependant, ces critères sont gardés en mémoire pour la durée de votre session. Si vous voulez réutiliser ces critères dans une session ultérieure, vous devrez configurer une recherche de personnel, puis la réutiliser dans le planning.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Employés, sélectionner l'option Sélection d'employés, puis cliquer l'icône .

Résultat : Le système affiche la fenêtre flottante Recherches de personnel où vous pouvez effectuer une recherche simple ou élaborée.

3.Choisir la recherche élaborée afin de définir vos critères de recherche.

4.Vérifier les options de recherche de base.

Option

Utilisation

Vérifier les disponibilités

Au besoin, cocher la case Vérifier les disponibilités afin de définir les critères de disponibilité pour les mandats de placement en fonction d'une date donnée ou des jours de la semaine.

•Dans le premier cas, cocher Par date et saisir la ou les dates de disponibilité recherchées. Si nécessaire, préciser ensuite le quart de travail (ex. jour ou nuit), l'heure de début ainsi que l'heure de fin de la disponibilité.

•Dans le second cas, cocher Par jour de la semaine et cocher les jours de la semaine qui s'appliquent (ex. samedi et dimanche pour rechercher des candidats disponibles la fin de semaine). Si nécessaire, préciser ensuite le quart de travail (ex. jour ou nuit), la date et l'heure de début, ainsi que la date et l'heure de fin de la disponibilité.

Note : La case Vérifier les disponibilités est uniquement affichée si le module Externalisation (Mandats de placement de personnel) a été implémenté et que vous avez accès à l'instance Disponibilités (Employé).

5.Cliquer Ajouter pour définir un ou plusieurs critères de recherche supplémentaire.

Vous devrez sélectionner le type de critère de recherche, puis ajoutez l'information demandée afin de terminer la composition du critère.

Note : Au besoin, vous pouvez aussi cliquer Importer les exigences du poste afin de récupérer dans la liste des critères de recherche toutes les exigences d'un poste donné.

Type de critère

Utilisation

Composition du critère

Un document de sa fiche salarié contient un ou plusieurs mots (.doc, .txt, .html)

Vous permet de rechercher le mot clé spécifié dans les documents associés qui ont été ajoutés dans les dossiers des employés ou des candidats (par exemple, le nom d'une entreprise ou d'une technologie dans les curriculum vitæ des employés/candidats).

Attention : La recherche plein texte s'effectue uniquement dans les fichiers ayant les formats suivants : .doc, .txt, .html. Si vous utilisez la version Word 2007, assurez-vous de sauvegarder le fichier Word en format .doc et non en format .docx avant de l'insérer comme document associé.

Saisir le mot clé qui doit être recherché dans les documents associés.

A suivi le cours

Vous permet de repérer les employés qui ont été inscrits à une session réalisée pour un cours défini dans le module Formation.

Sélectionner le cours défini dans le module Formation.

Doit répondre aux exigences obligatoires d'un domaine (GPEC)

Vous permet de repérer les employés/candidats qui répondent aux exigences associées à un domaine (GPEC) donné.

Ce type de critère est uniquement visible si vous avez configuré une structure GPEC dans votre structure organisationnelle.

Lorsque vous choisissez cette option, le système prend en considération uniquement les exigences obligatoires. Les exigences souhaitables ne sont pas prises en considération, car l'employé peut quand même répondre aux exigences d'occupation, même s'il ne répond pas aux exigences souhaitables.

Sélectionner le domaine requis dans la structure GPEC.

Doit répondre aux exigences obligatoires d'un métier (GPEC)

Vous permet de repérer les employés/candidats qui répondent aux exigences associées à un métier (GPEC) donné.

Ce type de critère est uniquement visible si vous avez configuré une structure GPEC dans votre structure organisationnelle.

Lorsque vous choisissez cette option, le système prend en considération uniquement les exigences obligatoires. Les exigences souhaitables ne sont pas prises en considération, car l'employé peut quand même répondre aux exigences d'occupation, même s'il ne répond pas aux exigences souhaitables.

Sélectionner le métier requis dans la structure GPEC.

Doit répondre aux exigences obligatoires d'un emploi (GPEC)

Vous permet de repérer les employés/candidats qui répondent aux exigences associées à un emploi (GPEC) donné.

Ce type de critère est uniquement visible si vous avez configuré une structure GPEC dans votre structure organisationnelle.

Lorsque vous choisissez cette option, le système prend en considération uniquement les exigences obligatoires. Les exigences souhaitables ne sont pas prises en considération, car l'employé peut quand même répondre aux exigences d'occupation, même s'il ne répond pas aux exigences souhaitables.

Sélectionner l'emploi requis dans la structure GPEC.

Doit répondre aux exigences obligatoires d'un poste

Vous permet de repérer les employés/candidats qui répondent aux exigences associées à un poste donné.

Lorsque vous choisissez cette option, le système prend en considération uniquement les exigences obligatoires. Les exigences souhaitables ne sont pas prises en considération, car l'employé peut quand même répondre aux exigences d'occupation, même s'il ne répond pas aux exigences souhaitables.

Note : S'il existe plusieurs exigences pour un poste donné, vous pouvez importer toutes ces exigences dans la recherche de personnel. Après avoir cliqué Importer les exigences d'un poste, vous pouvez attribuer des pointages distincts à chacune des exigences. Vous obtiendrez ainsi des résultats plus pertinents.

Sélectionner le poste requis dans la structure organisationnelle.

Possède la compétence

Vous permet de repérer les employés/candidats qui détiennent une compétence donnée.

Sélectionner la compétence requise.

Possède le diplôme

Vous permet de repérer les employés/candidats qui détiennent un diplôme donné.

Sélectionner le diplôme requis.

Les diplômes sont définis la table de codes de sélection Diplôme (code DP).

Possède l'habilitation

Vous permet de repérer les employés/candidats qui détiennent une habilitation donnée.

Sélectionner l'habilitation requise.

Possède un permis de type

Vous permet de repérer les employés/candidats qui détiennent un permis donné.

Sélectionner le permis requis.

Les permis sont définis dans la table de codes de sélection Type de permis (code XI).

Autres critères (interrogez la base en utilisant le requêteur)

Vous permet de définir un critère à partir des champs de la base de données. On peut, par exemple, choisir de ne rechercher que des employés déjà à l'emploi de l'entreprise et dont l'ancienneté est de 5 ans. Parce qu'elle s'appuie sur les opérateurs logiques de recherche booléenne, cette fonctionnalité est réservée à des utilisateurs avancés.

Sélectionner le critère en ajoutant une condition simplifiée ou une condition générique.

6.Cliquer Rechercher à partir des critères sélectionnés.

7.Cocher les cases correspondant aux employés à afficher dans le planning.

8.Cliquer Sélectionner.

Résultat : L'outil de planification affiche uniquement les employés correspondant aux filtres sélectionnés

Si vous avez un droit en Lecture sur des recherches de personnel, vous pouvez les réutiliser afin de filtrer les employés affichés dans le planning.

Note : La sélection d'employés obtenue est conservée en mémoire pour la durée de votre session. Lors de votre prochaine connexion, vous devrez de nouveau sélectionner la recherche de personnel requise afin de filtrer les employés dans le planning.

Il existe deux façons de récupérer une recherche de personnel existante.

Méthode 1 - Utilisation de l'option Sélection d'employés

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Employés, sélectionner l'option Sélection d'employés, puis cliquer l'icône .

3.Sélectionner Recherche élaborée.

4.Cliquer Récupérer une recherche de personnel.

5.Choisir la recherche de personnel requise, puis cliquer Sélectionner.

6.Cliquer Rechercher à partir des critères sélectionnés.

7.Cocher les cases correspondant aux employés à afficher dans le planning.

8.Cliquer Sélectionner.

Résultat : L'outil de planification affiche uniquement les employés correspondant aux filtres sélectionnés.

Méthode 2 - Sélection d'une recherche de personnel directement dans la fenêtre flottante Employés

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Employés, sélectionner le bouton radio sous l'option Sélection d'employés.

3.Sélectionner la recherche de personnel que vous voulez utiliser pour filtrer les employés.

4.Cliquer Actualiser.

Résultat : L'outil de planification affiche uniquement les employés correspondant aux filtres sélectionnés.

Lorsque vous filtrez les employés par niveau de structure, vous pouvez utiliser des filtres supplémentaires suivants :

Filtre

Explications

Employé

Affiche le planning d'un employé en particulier.

Actifs (à l'emploi actuellement)

Affiche le planning des employés qui n'ont pas de date de départ dans leur dossier d'employé ou dont la date de départ est dans le futur.

Actifs et inactifs

Affiche le planning de tous les employés que ceux-ci aient ou non une date de départ dans leur dossier d'employé.

Dont je suis le supérieur direct

Affiche le planning des employés pour qui l'utilisateur connecté est le supérieur hiérarchique.

Ayant le même supérieur

Affiche le planning des employés ayant le même supérieur hiérarchique que l'utilisateur connecté.

Dont je suis l'approbateur courant des demandes de congé

Affiche le planning des employés pour qui l'utilisateur connecté est l'approbateur de demandes de congé.

Ayant le même approbateur courant des demandes de congé

Affiche le planning des employés ayant le même approbateur de demandes de congé que l'utilisateur connecté.

Attention : Les filtres Dont je suis l'approbateur courant des demandes de congé et Ayant le même approbateur courant des demandes de congé s'appliquent uniquement si vous utilisez les demandes de congé en mode « standard » où vous devez définir les approbateurs des demande de congé dans le dossier des employés. Ces filtres ne s'appliquent pas si vous utilisez les demandes de congé en mode « évolué ».

Attention : Les filtres concernant le supérieur et l'approbateur s'affichent uniquement si le dossier de l'utilisateur connecté est lié à un employé.

Vous pouvez modifier l'ordre d'affichage des employés dans le planning afin de préciser vos critères de tri (maximum de 5 critères).

Note : Vos critères de tri sont conservés dans vos préférences. Ils sont donc sauvegardés pour les sessions futures.

1.Choisir GTA > Planning dans la barre de menus.

2.Dans la fenêtre flottante secondaire Ordre d'affichage, cliquer Modifier l'ordre d'affichage.

Résultat : Le système affiche la liste des champs disponibles pour la catégorie Employé (Historique courant) figurant dans les modèles de rapport de type Employé.

Les champs sont regroupés par catégorie et présentés sous forme d'arborescence. Vous pouvez y effectuer les opérations suivantes :

Opération

Procédure

Ouvrir et fermer une catégorie

Par défaut, chaque catégorie est fermée, sauf si elle comprend un seul champ.

1.Cliquer sur le nom de la catégorie.

Résultat : Tous les champs de cette catégorie s'affichent.

2.Cliquer de nouveau sur le nom de la catégorie pour masquer les champs.

Ouvrir toutes les catégories simultanément

Cliquer Ouvrir tout.

Fermer toutes les catégories simultanément

Cliquer Fermer tout.

3.Cocher la case correspondant aux champs requis dans la fenêtre Sélection des champs.

Résultat : Les champs passent dans la fenêtre Informations supplémentaires.

4.Modifier le libellé de chacun des champs s'ils sont trop longs.

5.Sélectionner le tri requis pour chacun des champs (Ascendant ou Descendant).

6.Au besoin, modifier l'ordre de tri en sélectionnant le champ, puis en cliquant Monter ou Descendre.

7.Cliquer Enregistrer pour confirmer votre choix de champs.

Résultat :

•Les libellés que vous avez précisés pour les champs sélectionnés sont reportés dans la ligne d'en-tête.

•Sous le nom de chacun des employés, le système reporte la valeur qui a été précisée dans ces champs dans leur dossier d'employé.

•Les champs ajoutés sont conservés dans vos préférences d'ordre d'affichage.