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Pour chaque dossier d'employé, il peut y avoir des historiques distincts. Les historiques du dossier d'employé remplissent deux fonctions :
•Ils servent à conserver une trace des modifications qui ont été apportées à un dossier d'employé.
•Ils servent à planifier quand une modification s'appliquera. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les augmentations salariales futures des employés.
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Note : En utilisant les événements de type Augmentation salariale annuelle, vous pouvez aussi créer des historiques futurs dans les dossiers des employés afin de déterminer la date à laquelle l'augmentation salariale aura lieu. De plus, les historiques peuvent également être créés à partir d'une tâche dans l'Assistant personnel. |
Les historiques d'un dossier d'employé sont en quelque sorte des « photographies » qui donnent un aperçu de la situation d'un employé à une date précise. Lorsque vous accédez au dossier d'un employé, vous visualisez, par défaut, l'historique actif du dossier de l'employé, c'est-à-dire l'historique qui est en vigueur à la date de consultation. Cependant, vous pouvez consulter les historiques passés ou futurs qui auraient pu être créés dans la fenêtre flottante secondaire Historique. Vous pouvez également visualiser les changements apportés aux valeurs des champs d'historique du dossier d'employé en utilisant l'hyperlien Chronologie des champs d'historique figurant dans la fenêtre flottante secondaire Historique.
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Attention : Dès que vous avez de multiples historiques dans le dossier d'un employé, certaines restrictions s'appliquent quant aux changements qui sont répliqués ou non d'un historique à un autre. |
Distinction entre champs historisés et champs non historisés dans le dossier d'un employé
Le dossier de l'employé comprend des champs historisés et des champs non historisés :
Lorsque vous modifiez un champ historisé, le système vous demande, à l'enregistrement du dossier de l'employé, si vous voulez conserver un nouvel historique pour ce changement. Vous avez toujours le choix de modifier l'historique actif ou de créer un nouvel historique. Exemple - Modification de l'historique actif - Erreur de frappe 1.Vous saisissez 3000 € comme salaire annuel brut total dans le dossier d'un employé, alors que le salaire réel de cet employé est 30 000 €. 2.Afin de corriger cette erreur, vous saisissez le salaire réel de l'employé dans le champ Salaire annuel brut total. 3.À l'enregistrement du dossier de l'employé, le système affiche la fenêtre Changement d'historique. 4.Comme vous ne voulez pas conserver un historique pour ce genre de changement, choisissez l'option Modifier l'enregistrement d'historique courant, puis cliquez OK. Résultat : Dans ce cas, l'historique est modifié et aucun nouvel historique n'est créé. Exemple - Création d'un nouvel historique - Augmentation salariale 1.Dans l'historique actif du dossier de l'employé, le salaire annuel brut total est de 30 000 €. 2.Le salaire de cet employé passe à 33 000 €. 3.Afin de tenir compte de cette augmentation de salaire, vous saisissez le nouveau salaire de l'employé dans le champ Salaire annuel brut total. 4.À l'enregistrement du dossier de l'employé, le système affiche la fenêtre Changement d'historique. 5.Comme vous voulez conserver un historique pour ce genre de changement, choisissez l'option Créer un nouvel enregistrement d'historique avec les informations courantes, précisez la date à laquelle ce changement s'applique, la raison du changement, puis cliquez OK. Résultat : Dans ce cas, un nouvel historique est créé, mais le changement sera applicable uniquement à la date précisée. |
Lorsque vous modifiez un champ non historisé, le système ne vous demande pas, à l'enregistrement du dossier de l'employé, si vous voulez conserver un nouvel historique pour ce changement. Si vous créez de multiples historiques pour un dossier d'employé, les champs non historisés ont la même valeur à travers tous les historiques, c'est-à-dire que si vous modifiez un champ non historisé, ce changement sera effectué dans tous les historiques du dossier de l'employé. |
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Note : Vous pouvez désactiver, par un paramètre d'entreprise, le message qui vous demande si vous voulez conserver ou non un nouvel historique pour un changement apporté dans un champ historisé. Un autre paramètre d'entreprise vous permet de configurer quel historique doit s'afficher après que l'utilisateur clique Enregistrer et rester dans le dossier de l'employé. |
Restriction concernant les historiques du dossier d'employé
Lorsque vous modifiez ou créez un historique du dossier d'employé, tous les changements concernant les champs historisés ne sont pas répliqués dans les autres historiques du dossier de l'employé.
En date du 22 août 2008, il y a trois historiques dans un dossier d'employé : •Un historique passé (2007-01-01). Le salaire horaire de l'employé était de 15 €. •Un historique actif (2008-01-01). Le salaire horaire de l'employé est de 16 €. •Un historique futur (2009-01-01) qui définit le nouveau salaire de l'employé pour 2009. En date du 2009-01-01, le salaire horaire de l'employé sera de 17 €. Le 22 août 2008, l'employé obtient une promotion et son salaire horaire passe à 20 €. Vous modifiez l'historique actif (2008-01-01) afin de changer le salaire de l'employé. Lorsque le système affiche la fenêtre Changement d'historique, choisissez l'option Créer un nouvel enregistrement d'historique avec les informations courantes, précisez la date à laquelle ce changement s'applique (2008-08-22), la raison du changement, puis cliquez OK. Résultat : Le dossier de l'employé comprend maintenant quatre (4) historiques : •2007-01-01 où le salaire horaire était de 15 €. •2008-01-01 où le salaire horaire était de 16 €. •2008-08-22 où le salaire horaire est de 20 €. •2009-01-01 où le salaire horaire est de 17 €. Vous devrez modifier manuellement cet historique afin que le salaire reflète l'augmentation annuelle que l'employé obtiendra dans son nouveau poste. |
En date du 22 août 2008, il y a trois historiques dans un dossier d'employé : •Un historique passé (2007-01-01). •Un historique actif (2008-01-01). •Un historique futur (2009-01-01) qui définit le nouveau salaire de l'employé pour 2009. Le 22 août 2008, vous modifiez l'historique futur (2009-01-01) afin de modifier le nouveau salaire de l'employé, car une erreur s'y était glissée. Lorsque le système affiche la fenêtre Changement d'historique, choisissez l'option Modifier l'enregistrement d'historique courant. Résultat : •Le nouveau salaire de l'employé figure uniquement dans l'historique futur du 2009-01-01. •Le nouveau salaire de l'employé ne figure pas dans les historiques du 2008-01-01 et du 2007-01-01 et le salaire courant demeure en vigueur. |
Consulter l'historique des changements
Vous pouvez consulter l'historique des changements apportés au dossier de l'employé dans la fenêtre flottante secondaire Historique. Cette fenêtre liste sommairement les changements avec la date et la raison du changement (ex. augmentation salariale). Vous pouvez cependant visualiser le dossier de l'employé complet pour chacun de ces historiques.
1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.
2.Faire une recherche pour repérer le dossier de l'employé.
3.Dans la fenêtre flottante secondaire Historique, cliquer la date de l'historique requis pour visualiser le dossier de l'employé complet correspondant à cette date.
4.Cliquer Annuler pour sortir du dossier de l'employé sans apporter de changement à l'historique.
Conserver un historique des changements apportés au dossier de l'employé
Il est parfois souhaitable de conserver une trace des modifications apportées au dossier de l'employé, par exemple si l'administrateur RH veut conserver un historique des changements de salaire.
1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.
2.Faire une recherche pour repérer le dossier de l'employé.
3.Apporter les changements requis.
Résultat : S'il s'agit d'un changement dans un des champs historisés du dossier de l'employé, le système affiche une fenêtre Changement d'historique.
4.S'il n'est pas nécessaire de conserver une trace des modifications, sélectionner Modifier l'enregistrement d'historique courant et cliquer Appliquer le choix sélectionné. Ce choix aura pour effet de modifier directement le dossier de l'employé sans qu'aucune trace en soit conservée dans la fenêtre flottante secondaire Historique.
5.Si une trace des modifications doit être conservée :
•Sélectionner Créer un nouvel enregistrement d'historique avec les informations suivantes.
•Inscrire la date du changement (c'est-à-dire, la date à partir de laquelle le changement est valide (la valeur implicite est la date du jour).
•Choisir la raison du changement (le code provient de la table de codes de sélection Raison de changement d'historique (code CH).
•Cliquer Appliquer le choix sélectionné.
6.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.
Déterminer la date d'application d'un changement dans un dossier d'employé
Il existe plusieurs façons de déterminer quand une modification s'appliquera :
•à la saisie de cette modification
(ex. vous avez saisi une augmentation de salaire et voulez qu'elle s'applique au début du mois prochain);
•en allant modifier un enregistrement d'historique existant
(ex. vous avez défini une augmentation de salaire pour le mois prochain, mais avez eu le feu vert pour l'appliquer dès ce mois-ci).
Déterminer la date d'application d'un changement dans un dossier d'employé
1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.
2.Faire une recherche pour repérer le dossier de l'employé.
3.Apporter les changements requis.
Résultat : S'il s'agit d'un changement dans un des champs historisés du dossier de l'employé, le système affiche une fenêtre Changement d'historique.
4.Sélectionner Créer un nouvel enregistrement d'historique avec les informations suivantes.
5.Inscrire la date du changement (c'est-à-dire la date à partir de laquelle le changement est valide).
6.Choisir la raison du changement.
Note : Le code provient de la table de codes de sélection Raison de changement d'historique (code CH).
7.Sélectionner Appliquer le choix sélectionné.
Modifier la date d'application d'un changement dans un dossier d'employé
1.Choisir Salariés > Dossiers des employés dans la barre de menus RH Global.
2.Faire une recherche pour repérer le dossier de l'employé.
3.Dans la fenêtre flottante secondaire Historique, cliquer l'enregistrement d'historique à modifier.
4.Modifier la date à partir de laquelle le changement est valide (il s'agit de la date se trouvant dans le haut de l'écran, sous le libellé Historique actif de l'employé).
5.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le changement.
6.Sélectionner Créer un nouvel enregistrement d'historique avec les informations suivantes.
7.Inscrire la date du changement (c'est-à-dire la date à partir de laquelle le changement est valide).
8.Choisir la raison du changement.
Note : Le code provient de la table de codes de sélection Raison de changement d'historique (code CH).
9.Sélectionner Appliquer le choix sélectionné.
10.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le dossier de l'employé.
Voir aussi...
Rechercher un dossier d'employé
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Définir les assignations de poste d'un employé
Définir une tâche « Créer un nouvel enregistrement d'historique »