Barre de menus : Configuration |
Menu : GTA > Modèle de gestion du temps |
Une fois que le modèle de gestion du temps est créé, vous devez l'attribuer à un ou plusieurs employés.
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Note : La présente rubrique décrit le paramétrage de base d'un modèle de gestion de temps. Du paramétrage supplémentaire peut être requis dans les cas suivants : •Si vous utilisez le module Badgeuse, n'oubliez pas de définir les paramètres sur les autorisations d'accès, l'affichage des soldes pour les terminaux et le calcul du temps planifié restant à l'ajout d'une absence. •Si vous utilisez le planning, n'oubliez pas de définir les paramètres sur la création automatique des badgeages. •Si vous utilisez le module Feuilles de temps, n'oubliez pas d'automatiser le modèle afin que les feuilles de temps de chaque employé puissent être créées automatiquement en utilisant les paramètres précisés dans le modèle affecté, entres autres les périodes figurant dans le calendrier. |
1.Choisir GTA > Modèle de gestion du temps dans la barre de menus Configuration.
2.Cliquer Ajouter.
3.Entrer les données requises dans la fenêtre Informations générales.
Cette liste déroulante s'affiche uniquement si vous utilisez le planning et/ou le module Badgeuse. Selon l'option choisie, le nombre de paramètres sera réduit dans le modèle de gestion du temps, ce qui facilitera la configuration. Options disponibles •Feuille de temps •Gestion du temps et activité avancé : planification du temps et badgeages par terminaux physiques ou virtuels
Tableau comparatif Voici un comparatif des paramètres que vous aurez à configurer selon que vous utilisez les feuilles de temps ou le module planning.
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Entrer le nom (description) du modèle. |
Choisir un calendrier de travail. Une feuille de temps sera créée pour chacune des périodes de ce calendrier. |
Si vous utilisez le module GTA avancée, ce paramètre s'affiche uniquement si le type de gestion de temps sélectionné dans le modèle de gestion est Feuilles de temps. Il ne s'affiche pas si la case Gestion du temps et activité avancée : planification du temps et badgeages par terminaux physiques ou virtuels a été cochée. Cocher cette case si la saisie des feuilles de temps doit tenir compte de l'état des périodes du calendrier. Si cette case est cochée, les employés peuvent uniquement saisir des données dans une feuille de temps si l'état de la période correspondante dans le calendrier est En attente ou Ouvert. Lorsque l'état de la période est Fermée, Scellée ou Correction, la saisie est impossible dans les feuilles de temps, à moins que l'employé ne soit un correcteur de feuille de temps. (Il faut que la case Cet employé est un correcteur de feuilles de temps soit cochée dans le dossier de cet employé.) |
Cette liste déroulante s'affiche uniquement si vous utilisez le module GTA avancée et/ou le module Badgeuse. Dans ce cas, la sélection d'un calendrier est obligatoire. Tant que les périodes figurant dans ce calendrier ont l'état En attente ou Ouvert, les utilisateurs peuvent : •modifier les données dans le menu Planning; •modifier les heures de présences des employés qui ont été enregistrées dans le module Badgeuse; •créer, modifier ou supprimer une feuille de temps. Lorsque l'état des périodes figurant dans ce calendrier est Fermée, Scellée ou Correction, aucune modification n'est permise pour ces données, car celles-ci sont utilisées par le service de la paie. Lorsque vous choisissez un calendrier dans cette liste déroulante, vous devez aussi choisir un calendrier dans la liste déroulante Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées. Vous pouvez choisir le même calendrier dans ces deux listes déroulantes. Cependant, si vous ne choisissez pas le même calendrier, chaque période du calendrier utilisé pour générer les feuilles de temps doit être comprise dans une seule et même période du calendrier utilisé pour le module GTA avancée. Il ne doit pas y avoir de chevauchement de dates entre ces deux calendriers. Si cette condition n'est pas respectée, vous aurez un message d'erreur lorsque vous enregistrez le modèle de gestion du temps. Exemple Vous utilisez un calendrier hebdomadaire (du lundi au dimanche) pour générer les feuilles de temps. Vous y avez créé les périodes suivantes : •Lundi 7 janvier au dimanche 13 janvier; •Lundi 14 janvier au dimanche 20 janvier; •Lundi 21 janvier au dimanche 27 janvier; •Lundi 28 janvier au dimanche 3 février; Vous utilisez un calendrier mensuel pour gérer les périodes pour le module GTA avancée. Vous y avez créé les périodes suivantes : •Mardi 1er janvier au jeudi 31 janvier; •Vendredi le 1er février au 29 février. Comme la période du 28 janvier au 3 février n'est pas comprise dans une seule et même période du calendrier utilisé pour le module GTA avancée, vous aurez un message d'erreur et vous ne pourrez pas enregistrer le modèle de gestion du temps. Contraintes concernant la modification de l'état du calendrier utilisé pour le module GTA avancée Afin que vous puissiez faire passer l’état d'une période de calendrier à « Fermé » ou « Scellé », toutes les conditions suivantes doivent être respectées : •Il ne doit y avoir aucune anomalie bloquante pour les badgeages de tous les employés qui utilisent ce calendrier par l'intermédiaire de l'assignation du modèle de gestion du temps. •L'approbation doit être faite pour toutes les feuilles de temps comprises dans la période clôturée pour tous les employés qui utilisent ce calendrier par l'intermédiaire de l'assignation du modèle de gestion du temps. |
Si vous utilisez le module GTA avancée, ce paramètre s'affiche uniquement si le type de gestion de temps sélectionné dans le modèle de gestion est Feuilles de temps. Il ne s'affiche pas si la case Gestion du temps et activité avancée : planification du temps et badgeages par terminaux physiques ou virtuels a été cochée. Cette option permet de définir une valeur par défaut pour l'une des colonnes dans la feuille de temps. Elle est surtout utilisée par les entreprises qui gèrent les mandats de placement de personnel. Les employés peuvent alors saisir plus rapidement leurs heures travaillées pour les clients auxquels ils ont été affectés dans le cadre d'un mandat. •Lorsque vous sélectionnez Client, lors de l'accès à une feuille de temps, chaque employé doit choisir, dans un fenêtre de sélection, le client pour qui il entre des heures travaillées. Les entrées de la feuille de temps peuvent uniquement être saisies pour le client sélectionné, car seul ce client s'affiche dans la colonne Client. Si l'employé doit entrer des heures travaillées pour un autre client, il doit quitter la feuille de temps, puis y accéder de nouveau afin de choisir un nouveau client. |
Définir la période de validité du modèle : •Sélectionner Ne pas limiter la validité du modèle pour calquer la validité du modèle sur celle du calendrier. OU •Sélectionner Limiter la validité du modèle aux dates suivantes, puis spécifier les dates de début et de fin de la période pendant laquelle ce modèle sera valide. |
4.Au besoin, définir les paramètres de gestion et d'approbation des feuilles de temps (fenêtre flottante Informations sur les employés qui utilisent ce modèle).
Note : Certains paramètres peuvent être remplacés par d'autres dans les dossiers des employés.
Champ |
Description |
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Approbateur par défaut des feuilles de temps basées sur ce modèle |
Sélectionner l'approbateur par défaut des feuilles de temps basées sur ce modèle. La liste des approbateurs ne contient que les noms des employés identifiés comme approbateurs de feuilles de temps dans leur fiche d'employé (case Cet employé est un approbateur de feuilles de temps de la fenêtre flottante Feuille(s) de temps). |
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Délai alloué pour compléter les feuilles de temps après la fin de la période couverte * |
Spécifier la durée dont l'employé dispose pour compléter sa feuille de temps et l'envoyer à l'approbateur (ex. 2 jours après la date de fin de la feuille de temps). Quand ce délai est dépassé, la feuille de temps est classée En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'employé. |
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Ne pas afficher les alertes pour les feuilles de temps en retard |
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Délai alloué pour l'approbation des feuilles de temps après la fin de la période couverte * |
Spécifier la durée dont l'approbateur dispose pour approuver une feuille de temps (ex. 1 jour après la date de fin de la feuille de temps). Passé ce délai, la feuille de temps est classée En retard et un message d'avertissement s'affiche dans la fenêtre secondaire de la page d'accueil de l'approbateur et de son réviseur. |
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Les feuilles de temps n'ayant pas été modifiées sont automatiquement approuvées * |
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Permettre l'utilisation de plusieurs raisons dans une demande de congé |
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5.Au besoin, définir les paramètres sur la création des entrées des feuilles de temps (fenêtre flottante Informations sur la création des feuilles de temps).
Horaire de travail
Cette liste déroulante permet de choisir comment les entrées de temps travaillé doivent être créées automatiquement dans la feuille de temps pour l'employé. Vous pourrez ainsi créer automatiquement des entrées pour du temps travaillé, par exemple si certains de vos employés font uniquement une seule activité (par ex. Service à la clientèle), il peut être plus rapide de créer leurs entrées de feuilles de temps en utilisant les diverses valeurs par défaut précisées dans les vues pour générer ces entrées.
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Si vous choisissez l'option L'horaire de travail défini dans le modèle dans la liste déroulante Créer les entrées de la feuille de temps selon, choisir l'horaire de travail à utiliser. Il peut s'agit d'un horaire standard si vous n'utilisez pas le module GTA avancée ou d'un horaire configuré spécialement pour le module GTA avancée. |
Dans les entreprises qui gèrent les mandats de placement seulement, sélectionner cette case pour que le système crée une feuille de temps pour un employé uniquement lorsque celui-ci est affecté à un mandat pendant la période de calendrier correspondante. |
Sélectionner si les entrées de feuille de temps doivent être en Heures ou en Jours. |
Temps travaillé
Avec cette option, aucune entrée de temps travaillé ne sera générée. Les utilisateurs doivent saisir toutes les entrées de temps travaillé. |
Choisir l'option requise.
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Temps non travaillé
Les entrées de feuilles de temps pour du temps non travaillé (par ex. absences, accidents de travail, jours fériés) sont créées automatiquement si la configuration en vigueur dans votre entreprise le permet.
Entrées de feuilles de temps pour |
Configuration requise |
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Absences |
Sélectionner un facteur de temps dans le code de raison d'absence. |
Accidents de travail |
Sélectionner un facteur de temps dans le code de conséquence. |
Jours fériés |
Sélectionner un facteur de temps dans le jour férié. |
Vous pouvez toutefois configurer comment seront créées les entrées de feuilles de temps pour du temps travaillé s'il y a du temps non travaillé pour une journée donnée.
 | Créer des entrées de temps travaillé seulement lorsque la journée ne contient aucun temps non travaillé |
Avec cette option, aucune entrée de temps travaillé ne sera générée pour les journées où il y a du temps non travaillé (que ce soit une absence, un accident de travail ou un jour férié). Si le temps non travaillé ne couvre pas toute la journée, l'employé devra saisir manuellement le temps travaillé requis pour cette journée. Exemple •Pour une semaine donnée, Daniel Leblanc doit travailler lundi, mardi, mercredi. Il doit s'absenter pour une demi-journée le jeudi et pour toute la journée le vendredi. Des absences ont été créées pour le jeudi (3,5 heures avec le mode Saisie détaillée de la durée) et le vendredi (7 heures avec le mode Automatique). •Pour cette semaine, les entrées de temps travaillé suivantes sont créées dans sa feuille de temps : oLundi = 7 heures; oMardi = 7 heures; oMercredi = 7 heures. •Des entrées de feuille de temps (en temps non travaillé) sont alimentées par les absences : oJeudi = 3,5 heures; oVendredi = 7 heures. •Comme il y a du temps non travaillé pour la journée du jeudi, il devra saisir manuellement une ou plusieurs entrées de feuille de temps pour son temps travaillé du jeudi. |
Avec cette option, aucune entrée de temps travaillé ne sera générée pour les journées où il y a du temps non travaillé pour la journée complète (que ce soit une absence, un accident de travail ou un jour férié). Si le temps non travaillé ne couvre pas toute la journée, une entrée de feuille de temps en temps travaillé est créée pour le nombre d'heures restant. Exemple •Pour une semaine donnée, Daniel Leblanc doit travailler lundi, mardi, mercredi. Il doit s'absenter pour une demi-journée le jeudi et pour toute la journée le vendredi. Des absences ont été créées pour le jeudi (3,5 heures avec le mode Saisie détaillée de la durée) et le vendredi (7 heures avec le mode Automatique). •Pour cette semaine, les entrées de temps travaillé suivantes sont créées dans sa feuille de temps : oLundi = 7 heures; oMardi = 7 heures; oMercredi = 7 heures; oJeudi = 3,5 heures. •Des entrées de feuille de temps (en temps non travaillé) sont alimentées par les absences : o3,5 heures pour jeudi; o7 heures pour vendredi. •Comme il s'est absenté uniquement 3,5 heures le jeudi, une entrée de feuille de temps de 3,5 heures en temps travaillé est créée pour la journée du jeudi. Il n'a pas à la saisir. |
Options de création
Les feuilles de temps sont générées au fur et à mesure, selon les périodes du calendrier sélectionné dans le paramètre Calendrier sur lequel les périodes du modèle sont basées. Le délai paramétré peut être en jours, en heures ou en minutes. La feuille de temps peut être créée : •avant le début de chaque période; •après le début de chaque période; •avant la fin de chaque période; •après la fin de chaque période. Exemples de délais de création •2 jours avant la date de début de la période •1 jour après la date de fin de la période Automatisation de la création des feuilles de temps Pour que les feuilles de temps soient créées automatiquement en fonction de ce paramètre, vous devrez automatiser la création. Si la création des feuilles de temps n'est pas automatisée, vous devrez créer manuellement les feuilles de temps des employés pour chaque période. Restriction concernant les employés inactifs Aucune feuille de temps n'est générée automatiquement en fonction des périodes du calendrier pour les employés inactifs, c'est-à-dire les employés qui ont quitté l'entreprise et pour lesquels vous avez saisi une date de départ dans leur dossier d'employé. |
Sélectionner cette case si les feuilles de temps qui seront créées (en fonction du paramètre Délai de création des feuilles de temps) doivent avoir automatiquement le statut En attente d'approbation. Cette case peut être cochée dans les entreprises où les entrées de feuilles de temps des employés sont générées automatiquement en fonction d'une des options choisies dans le paramètre Créer les entrées de la feuille de temps selon) du modèle de gestion du temps. Exemple Un groupe d'employés fait uniquement du service à la clientèle. Toutes les entrées de la feuille de temps doivent avoir « Service à la clientèle » comme activité. Le gestionnaire doit : •définir les colonnes et les vues requises dans le modèle de gestion du temps; •préciser la période requise dans le paramètre Délai de création des feuilles de temps; •automatiser la création des feuilles de temps. À la création automatique de la feuille de temps : •les entrées de feuilles de temps de ces employés sont générées automatiquement (en fonction du paramètre Créer les entrées de la feuille de temps selon); •le statut de ces feuilles de temps passe automatiquement à En attente d'approbation. Ces employés n'auront donc jamais à remplir leur feuille de temps. Les approbateurs désignés pour ces employés devront toutefois approuver les feuilles de temps de leurs employés. |
Options de saisie
Sélectionner cette case afin de permettre une saisie plus rapide des entrées de feuilles de temps où l'heure de début et l'heure de fin sont requises.
Lorsque cette case est cochée, l'employé se verra proposer un nombre d'heures travaillées (dans la colonne Quantité) qui tiendra compte de l'heure de début et de l'heure de fin saisies. Au besoin, l'employé peut cependant modifier la quantité proposée par défaut.
Exemple Un employé verra la quantité suivante s'il saisit les heures suivantes :
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Sélectionner cette case afin d'empêcher les erreurs lors de la saisie et de l'approbation des feuilles de temps.
Lorsque cette case est cochée, l'employé qui saisit sa feuille de temps ou l'approbateur qui approuve la feuille de temps visualiseront un avertissement s'il y a un chevauchement dans les heures de début et de fin figurant dans deux entrées de la feuille de temps (que ce soit du temps travaillé ou du temps non travaillé). L'avertissement s'affiche à titre informatif seulement. Il n'empêche pas : •la sauvegarde de la feuille de temps; •l'envoi pour approbation de la feuille de temps; •l'approbation de la feuille de temps. Exemple Un employé verra l'avertissement s'il saisit les entrées suivantes :
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Affichage des fériés, absences et jours de repos
Pour les journées correspondant aux jours fériés figurant dans la table de jours fériés attribuée à l'employé, une couleur d'arrière-plan peut être configurée afin que cette journée soit mise en évidence dans les colonnes de la feuille de temps. •Si aucune couleur ne doit être affichée en arrière-plan, choisir Ne pas mettre en évidence. •Si une couleur doit être affichée en arrière-plan, choisir Mettre en évidence avec la couleur de fond, puis sélectionner la couleur requise. |
Pour les journées d'absences de l'employé, une couleur d'arrière-plan peut être configurée afin que cette journée soit mise en évidence dans les colonnes de la feuille de temps. •Si aucune couleur ne doit être affichée en arrière-plan, choisir Ne pas mettre en évidence. •Si une couleur doit être affichée en arrière-plan, choisir Mettre en évidence avec la couleur de fond, puis sélectionner la couleur requise. |
Pour les journées de repos, une couleur d'arrière-plan peut être configurée afin que cette journée soit mise en évidence dans les colonnes de la feuille de temps.
•Si aucune couleur ne doit être affichée en arrière-plan, choisir Ne pas mettre en évidence. •Si une couleur doit être affichée en arrière-plan, choisir Mettre en évidence avec la couleur de fond, puis sélectionner la couleur requise. |
Message de confirmation lors de l'envoi pour approbation
Si cette option est activée, un message de confirmation, ainsi qu'une case à cocher, sont affichés lorsqu'un utilisateur envoie une feuille de temps pour approbation. L'utilisateur doit cocher la case pour que l'envoi pour approbation se déclenche.
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Ce paramètre est uniquement affiché si la case Demander la confirmation à l'utilisateur lors de l'envoi pour approbation a été cochée. Saisir le message de confirmation qui doit être affiché aux utilisateurs avant que ceux-ci puissent envoyer leur feuille de temps pour approbation. |
Information sur l'utilisation de l'entrée de la feuille de temps
Ce paramètre vous permet de configurer les instructions qui s'affichent dans les feuilles de temps. Ces instructions peuvent être formatées avec la barre d'outils d'édition. |
6.Si le modèle de gestion du temps sert pour la gestion des feuilles de temps, définir les données (colonnes) à saisir dans chacun des quatre groupes (Bonis, Dépenses, Temps travaillé et Temps non travaillé) des feuilles de temps utilisant ce modèle.
Dans le groupe Temps travaillé, vous pouvez également activer une vue tabulaire si vous utilisez les projets.
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Attention : Seules les colonnes sélectionnées dans un groupe pourront être choisies lors de la définition des vues. |
7.Si le modèle de gestion du temps sert pour la gestion des feuilles de temps, définir les vues (pour la saisie par les employés et les approbateurs) pour chacun des quatre groupes (Bonis, Dépenses, Temps travaillé et Temps non travaillé).
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Note : Les groupes et les colonnes pour lesquels aucune vue n'est définie seront cachés aux utilisateurs du module My SigmaRH. |
8.Si le modèle de gestion du temps sert pour la gestion des feuilles de temps, automatiser la création des feuilles de temps basées sur ce modèle.
9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le modèle de gestion du temps.
Voir aussi...
Processus de saisie et d'approbation des feuilles de temps
Processus de création des feuilles de temps
Associer un modèle de gestion du temps à un employé
Copier un modèle de gestion du temps
Définir le paramètre sur le calcul du temps planifié restant à l'ajout d'une absence
Définir les colonnes à saisir pour les feuilles de temps dans le modèle de gestion du temps
Définir les vues pour la saisie dans les feuilles de temps par les employés et les approbateurs
Créer manuellement les feuilles de temps des employés associés à un modèle
Configurer les analyses de temps et les outils d'analyses de temps