Télécharger les candidatures électroniques des babillards d'emplois

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Cette fonctionnalité vous permet d'automatiser tout le processus de création d'une base de données de candidats et une bonne partie du processus de recrutement en téléchargeant les données des candidatures électroniques pour les postes affichés sur les babillards Internet d'emplois, par exemple Jobboom, Monster, Pôle emploi, Apec.

À l'aide d'une tâche planifiée, le système crée les dossiers des candidats d'après les informations extraites des candidatures et traite les curriculum vitæ comme des documents associés. Vous pouvez choisir d'envoyer systématiquement une lettre aux candidats et y joindre un questionnaire de votre choix. Si le questionnaire comprend des questions à choix multiple où les réponses sont associées à des compétences, ces compétences sont automatiquement transférées dans les fiches des candidats.

Le traitement des candidatures électroniques peut donner lieu à certaines erreurs (erreur de connexion, adresse de courrier électronique invalide, etc.).

Attention : Cette fonctionnalité exige le réglage :

•de certains paramètres d'entreprise dans la fenêtre flottante principale Configuration des comptes de courriel pour l'automatisation de la réception des demandes de candidature;

•la planification de la tâche Création automatique des candidats;

•la configuration des accusés de réception et des questionnaires qui seront envoyés aux candidats qui soumettront leur candidature.

Note : La fenêtre flottante secondaire Statistiques sur les candidats vous renseigne sur l'origine des candidats, vous permettant ainsi de vérifier l'efficacité du recrutement par les babillards Internet d'emplois. Pour chaque site d'affichage d'emplois, vous aurez le pourcentage de candidats. Le pourcentage de candidats affiché à côté du libellé Recrutement direct correspond aux candidats que vous avez ajoutés après une recherche de candidats dans le recrutement.

Si vous choisissez l'option SIGMA-RH.net après avoir cliqué Ajouter un site d'affichage d'emplois, le gestionnaire de l'intranet doit faire parvenir, pour chaque candidat ayant postulé pour un poste donné sur l'intranet, un courrier électronique dans le format supporté par SIGMA-RH.net.

Le courrier électronique envoyé pour le recrutement à partir d'un intranet doit suivre le format supporté par SIGMA-RH.net pour tous les aspects suivants :

•Objet (sujet) du courrier électronique envoyé par le gestionnaire de l'intranet;

•CV du candidat annexé en pièce jointe;

•Contenu du courrier électronique.

À la réception de ces courriers électroniques, SIGMA-RH.net effectue les opérations suivantes :

•Création des fiches des candidats dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) précisé dans le recrutement correspondant. Pour chacun de ces candidats, SIGMA-RH.net effectue les opérations suivantes :

oTransfert des informations personnelles de l’employé (nom, prénom, adresse, etc.)

oAjout du CV du candidat dans un document associé, le cas échéant.

•Ajout des candidats ayant postulé à un poste (par l’entremise de l’intranet) dans la fenêtre flottante principale Candidats évalués.

•Ajout dans la fiche de candidature (figurant dans la fenêtre flottante principale Candidats évalués du recrutement) d’un suivi de dossier Courriel envoyé où l’on trouvera tout le texte envoyé dans le courrier électronique par le gestionnaire de l'intranet.

Les candidatures pourront alors être traitées de la façon habituelle dans l’application SIGMA-RH.net.

Attention : L'analyse du courriel reçu ne supporte que le français. Cela signifie que si les courriels comportent le terme anglais Recruitment dans l'objet ou si le contenu du courriel comporte des balises autres que celles qui sont supportées, ces courriels ne peuvent pas être analysés par SIGMA-RH.net et que les fiches des candidats ne peuvent pas être créées automatiquement.

Objet (sujet) du courrier électronique envoyé par le gestionnaire de l'intranet

L'objet du courriel doit suivre le format suivant afin que toutes les données puissent être analysées et transférées correctement dans SIGMA-RH.net. Le terme « Recrutement » figurant dans l'objet du courriel sera analysé afin de permettre de départager, dans la fenêtre flottante secondaire Statistiques sur les candidats les candidatures provenant du format générique de recrutement de celles provenant de Jobboom, Monster.ca, etc.

Note : Dans les exemples ci-dessous, les éléments en italique vous sont donnés à titre informatif seulement. Les éléments en gras agissent comme des balises et doivent figurer tels quels (en français) dans le courrier électronique envoyé, sinon les données ne pourront pas être transférés correctement dans SIGMA-RH.net. Vous n'avez pas besoin de respecter le gras et l'italique dans le courrier électronique envoyé. Par contre, les retours de chariot (indiqués par l'icône ) sont obligatoires.

Note : Les XXX doivent être remplacés par le numéro du candidat ayant postulé sur l'intranet. Les ZZZ doivent être remplacés par le numéro du poste pour lequel le candidat postule à partir de l'intranet.

CV du candidat annexé en pièce jointe

Si, sur l'intranet, le candidat qui postule pour un poste a joint son CV, celui-ci doit figurer en pièce jointe dans le courriel envoyé par le gestionnaire de l'intranet. Le CV du candidat sera ajouté comme document associé dans la fiche du candidat qui sera créée automatiquement dans le niveau 4 de la structure administrative (Etablissement) précisé dans le recrutement.

Contenu du courrier électronique

Le contenu du courrier électronique doit suivre le format suivant afin que toutes les données puissent être analysées et transférées correctement dans SIGMA-RH.net.

Message d'erreur	Explication
Adresse de courriel invalide	Impossible de trouver l'adresse de courrier électronique ou adresse invalide.
Paramètres de connexion invalides	Vérifier le nom du serveur, le nom du compte et le mot de passe dans les paramètres d'entreprise.
Erreur de connexion	Impossible de se connecter au serveur POP3.
Erreur d'authentification	Nom de compte et/ou mot de passe invalide.
Format invalide	Le message est dans un format non supporté par l'application.
Impossible de récupérer les informations	Erreur lors de l'extraction des données du message.
Recrutement inexistant	Impossible de trouver un recrutement correspondant au numéro dans la candidature.
Configuration de recrutement invalide	Information invalide ou manquante dans la configuration du recrutement pour créer les candidats.
Création ou modification impossible	Impossible de créer ou de modifier le candidat.
Impossible de créer les documents associés	Impossible de créer les documents associés.
Impossible de fusionner le document	Impossible de créer le document fusionné.
Impossible de créer le questionnaire	Impossible de créer le questionnaire ou de l'envoyer au candidat.
Le recrutement est fermé	La date de fermeture du recrutement est dépassée. Les candidatures ne peuvent plus être traitées.

Voir aussi...

Processus de gestion du recrutement

Créer un recrutement

Gérer les questionnaires et les accusés de réception envoyés aux candidats

Ajouter des candidats dans un recrutement

Gérer les entretiens de recrutement

Suivis de dossier pour les candidats ajoutés dans un recrutement

Changer le statut d'un candidat dans un recrutement

Embaucher un candidat à partir d'un recrutement

Envoyer divers courriers aux candidats et aux responsables des dossiers de recrutement

Envoyer un questionnaire d'évaluation aux candidats dans un recrutement