Envoyer divers courriers aux candidats et aux responsables des dossiers de recrutement

Selon le destinataire à qui le document doit être adressé, vous devrez définir au préalable les modèles de documents suivants :

•Modèles de type Recrutement - Dossier de recrutement;

•Modèles de type Recrutement - Candidat.

Note : Afin d'optimiser la création du document fusionné, assurez-vous de créer le bon type de modèle de document avec le destinataire approprié.

	Modèle de document de type Recrutement - Candidat			Modèle de document de type Recrutement - Dossier de recrutement
Destinataire	Génération en lot à partir de la fenêtre Candidats évalués (avec le bouton Fusionner documents)	Génération individuelle (en ajoutant un suivi de dossier Document fusionné au candidat évalué)	Génération en lot à partir de l'Assistant personnel	Génération individuelle (à partir de la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés) dans le recrutement
Employé
Employé avec C.C. au supérieur de l'employé
Supérieur de l'employé
Responsable de dossier
Expert
Utilisateur

La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de dossier du candidat.

1.Choisir Recrutement > Liste des recrutements dans la barre de menus RH Global.

2.Sélectionner le recrutement concerné.

3.Dans la fenêtre flottante Candidats évalués, cliquer le candidat pour lequel le courrier doit être acheminé.

Résultat : L'écran de suivi de dossier pour l'inscription de ce candidat s'affiche.

4.Dans la fenêtre flottante Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis sélectionner Document fusionné dans la fenêtre contextuelle.

5.Sélectionner le modèle de document requis.

Note : Seuls les modèles de type Recrutement - Candidat sont disponibles.

6.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.

Champ

Description

Date *

Saisir la date et l'heure d'envoi du document. Les valeurs implicites sont la date et l'heure courantes, elles peuvent être modifiées pour envoyer le document à une date ultérieure par exemple.

Courriel de retour

Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).

Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».

Attention : Si l'utilisateur saisit une adresse électronique (peut être utile temporairement), cette valeur n'est pas sauvegardée dans le document fusionné.

Type de destinataire

Le type de destinataire est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.

Options possibles :

•Employé pour les candidats du recrutement.

•Expert pour un examen médical par exemple.

•Responsable du dossier pour la personne responsable du dossier de recrutement.

•Supérieur pour le supérieur hiérarchique du candidat.

Destinataire

Si le type de destinataire sélectionné est Employé, le nom du candidat est récupéré du recrutement.

Si le type de destinataire sélectionné est Expert, sélectionner l'expert requis.

Si le type de destinataire sélectionné est Responsable de dossier, le nom de l'utilisateur qui est connecté est récupéré de sa fiche.

Si le type de destinataire sélectionné est Supérieur, sélectionner le supérieur requis. Le ou les superviseurs de l'employé sont définis dans sa fiche d'employé.

C.C. aux supérieurs de l'employé

Cette case s'affiche uniquement si le type de destinataire sélectionné est Employé. Cocher cette case si une copie du courriel doit être envoyée au(x) superviseur(s) hiérarchique(s) de l'employé. Le ou les superviseurs de l'employé sont définis dans sa fiche d'employé.

Courriel

Si le type de destinataire sélectionné est Employé, Expert ou Responsable de dossier, l'adresse de courrier électronique figurant dans la fiche de l'employé/candidat, de l'expert ou de l'utilisateur concerné est reportée dans ce champ. Vous pouvez cependant la modifier au besoin.

Si le type de destinataire sélectionné est Supérieur, saisir l'adresse électronique requise.

Modèle de document

Le modèle de document est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.

Description *

Le système reporte dans ce champ la description figurant dans le champ Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier cette description au besoin.

Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel

Le système reporte dans cette case à cocher l'état sélectionné dans la case Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel du modèle de document sélectionné (c'est-à-dire case cochée ou non cochée).

Vous pouvez cependant modifier cette valeur au besoin. Si le document fusionné doit être envoyé comme pièce jointe, inscrire alors un court texte dans le champ Introduction.

Origine

Impacts

Modèle de document interne

•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe sera HTML.

•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique.

Modèle de document créé à partir d'un fichier Word

•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe peut être défini dans le champ Format de la pièce jointe.

•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. Seul le format HTML est permis dans ce cas.

Format de la pièce jointe

Ce champ s'affiche uniquement si le modèle de document sélectionné a été créé à partir d'un fichier Word; il n'est pas affiché si un modèle de document interne a été sélectionné.

Le système reporte dans ce champ le format choisi dans le champ Format de la pièce jointe du modèle de document sélectionné : HTML, PDF, Word. Cependant, vous pouvez modifier ce format au besoin.

Introduction

Le système reporte dans ce champ le texte figurant dans le champ Introduction du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier ce texte au besoin.

Si le document fusionné est envoyé par courrier électronique, c'est ce texte qui figurera dans le courriel qui sera transmis.

7.Cliquer Générer le document.

Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite.

8.Au besoin, cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur.

Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.

Note : Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML. Si le fichier Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format WORD ou PDF.

9.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document.

10.De retour dans le recrutement, cliquer Enregistrer pour le sauvegarder.

La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi de dossier des candidatures des employés destinataires du courrier. Il est nécessaire de sélectionner tous les candidats destinataires du courrier avant de fusionner les documents.

Cas

Explications

Format du document fusionné

Lors d'une fusion en lot, le document fusionné sera toujours copié directement dans le corps du courrier électronique (en format HTML). Le système ne prend pas en considération les paramètres suivants qui figurent dans le modèle de document : Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel et Introduction. Donc, le document fusionné n'est pas envoyé en pièce jointe et le contenu du champ Introduction (figurant dans le modèle de document) ne figure pas dans le courriel.

•Si le document a été fusionné à partir d'un modèle de document Word qui comprenait une image, celle-ci ne sera pas visible. Si vous utilisez des modèles de document Word qui comprennent des images, par exemple pour imprimer un en-tête, assurez-vous de fusionner ces documents individuellement dans le dossier concerné et non en lot.

•Si le document a été fusionné à partir d'un modèle de document interne qui comprenait une image, celle-ci sera visible si l'utilisateur accepte de télécharger cette image qui a été sauvegardée à une URL précise dans le modèle de document.

Champs à occurrences multiples exigeant une sélection de la part de l'utilisateur

Si le modèle de document comprend des champs à occurrences multiples qui exigent une sélection de la part de l'utilisateur, le document fusionné ne peut pas être créé. Ce cas se produit, par exemple, lorsque le modèle de document comprend des champs sur la conséquence (Date de début, Date de fin, etc.). Comme il peut y avoir plusieurs conséquences dans un même événement, l'utilisateur doit choisir manuellement la conséquence requise. La fusion en lot ne permet pas ce type de sélection.

Par conséquent, si vous ajoutez ce type de champs dans des modèles de document, assurez-vous de les fusionner individuellement dans le dossier concerné et non en lot. Vous pourrez alors sélectionner l'occurrence requise du champ (conséquence, etc.) et obtenir les données appropriées dans le document fusionné.

1.Choisir Recrutement > Liste des recrutements dans la barre de menus RH Global.

2.Sélectionner le recrutement pour lequel un courrier doit être envoyé aux candidats.

3.Dans la fenêtre flottante Candidats évalués, cocher le ou les candidats auxquels le courriel doit être acheminé. Une case à cocher dans l'en-tête de la liste permet de sélectionner tous les candidats.

4.Cliquer le bouton Fusionner documents.

5.Saisir les données requises dans la fenêtre flottante Documents fusionnés.

Champ

Description

Date *

Saisir la date et l'heure d'envoi du document. Les valeurs implicites sont la date et l'heure courantes, elles peuvent être modifiées pour envoyer le document à une date ultérieure par exemple.

Type de destinataire

Sélectionner Employé ou Responsable de dossier.

Modèle de document

Choisir le modèle de document requis dans la liste déroulante.

Seuls les modèles de type Recrutement - Candidat correspondant au type de destinataire sélectionné précédemment sont disponibles.

Courriel de retour

Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).

Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».

Attention : Si l'utilisateur saisit une adresse électronique (peut être utile temporairement), cette valeur n'est pas sauvegardée dans le document fusionné.

C.C.

Saisir éventuellement l'adresse électronique de la personne qui recevra une copie des courriels envoyés. Il peut s'agir, par exemple, du responsable du service dans lequel le candidat a postulé. Celui-ci recevra une copie du courrier ainsi que la liste des candidats.

Description *

Le système reporte dans ce champ la description figurant dans le champ Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier cette description au besoin.

Cette description n'est obligatoire que si le document est sauvegardé comme élément de suivi de dossier. S'il est simplement envoyé par courrier électronique sans sauvegarde, la description est facultative.

6.Cliquer Enregistrer les documents pour générer et sauvegarder les documents. Il n'est pas nécessaire de sauvegarder les documents pour les envoyer. Dans ce cas, le système n'en conservera aucune trace.

7.Au besoin, cliquer Envoyer les documents par courrier électronique pour expédier le document par courriel à tous les candidats sélectionnés.

8.Cliquer Quitter pour retourner au recrutement. Cliquer alors Enregistrer pour le sauvegarder.

La fonction Document fusionné est alors un élément de suivi du recrutement.

1.Choisir Recrutement > Liste des recrutements dans la barre de menus RH Global.

2.Sélectionner le recrutement pour lequel un courrier doit être envoyé aux candidats.

3.Dans la fenêtre flottante secondaire Documents fusionnés, cliquer Détails…, puis Ajouter.

4.Sélectionner le modèle de document requis.

Note : Seuls les modèles de type Recrutement - Dossier de recrutement sont disponibles.

5.Saisir les données requises dans la fenêtre Informations générales.

Champ

Description

Date *

Saisir la date et l'heure d'envoi du document. Les valeurs implicites sont la date et l'heure courantes, elles peuvent être modifiées pour envoyer le document à une date ultérieure par exemple.

Courriel de retour

Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).

Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».

Attention : Si l'utilisateur saisit une adresse électronique (peut être utile temporairement), cette valeur n'est pas sauvegardée dans le document fusionné.

Type de destinataire

Le type de destinataire est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.

Options possibles :

•Employé pour les candidats du recrutement.

•Responsable du dossier pour la personne chargée du recrutement.

Destinataire

Si le type de destinataire sélectionné est Employé, sélectionner le nom du candidat requis.

Si le type de destinataire sélectionné est Responsable de dossier, le nom de l'utilisateur qui est connecté est récupéré de sa fiche.

C.C. aux supérieurs de l'employé

Cette case s'affiche uniquement si le type de destinataire sélectionné est Employé. Cocher cette case si une copie du courriel doit être envoyée au(x) superviseur(s) hiérarchique(s) de l'employé. Le ou les superviseurs de l'employé sont définis dans sa fiche d'employé.

Courriel

Si le type de destinataire sélectionné est Employé ou Responsable de dossier, l'adresse de courrier électronique figurant dans la fiche de l'employé/candidat ou de l'utilisateur est reportée dans ce champ. Vous pouvez cependant la modifier au besoin.

Modèle de document

Le modèle de document est pré-sélectionné et il ne peut pas être modifié.

Description *

Le système reporte dans ce champ la description figurant dans le champ Description à utiliser lors de la fusion et comme sujet du courriel du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier cette description au besoin.

Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel

Le système reporte dans cette case à cocher l'état sélectionné dans la case Envoyer en tant que pièce jointe dans le courriel du modèle de document sélectionné (c'est-à-dire case cochée ou non cochée).

Vous pouvez cependant modifier cette valeur au besoin. Si le document fusionné doit être envoyé comme pièce jointe, inscrire alors un court texte dans le champ Introduction.

Origine

Impacts

Modèle de document interne

•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe sera HTML.

•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique.

Modèle de document créé à partir d'un fichier Word

•Si cette case est cochée, le format de cette pièce jointe peut être défini dans le champ Format de la pièce jointe.

•Si cette case n'est pas cochée, le document fusionné figurera en format HTML directement dans le courrier électronique. Seul le format HTML est permis dans ce cas.

Format de la pièce jointe

Ce champ s'affiche uniquement si le modèle de document sélectionné a été créé à partir d'un fichier Word; il n'est pas affiché si un modèle de document interne a été sélectionné.

Le système reporte dans ce champ le format choisi dans le champ Format de la pièce jointe du modèle de document sélectionné : HTML, PDF, Word. Cependant, vous pouvez modifier ce format au besoin.

Introduction

Le système reporte dans ce champ le texte figurant dans le champ Introduction du modèle de document sélectionné. Cependant, vous pouvez modifier ce texte au besoin.

Si le document fusionné est envoyé par courrier électronique, c'est ce texte qui figurera dans le courriel qui sera transmis.

6.Cliquer Générer le document.

Résultat : Le document s'affiche; les champs ont été remplacés par les données récupérées dans la base de données.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document interne, le contenu peut être mis en page à l'aide de la barre d'outils d'édition.

•Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, aucune mise en page supplémentaire ne peut être faite.

7.Au besoin, cliquer Envoyer par courrier électronique pour expédier le document par courriel à l'adresse électronique saisie plus haut pour le candidat ou la personne responsable du recrutement. À défaut de pouvoir envoyer un courriel, le document peut être imprimé, puis envoyé par la poste ou transmis par télécopieur.

Note : Si vous avez sélectionné un modèle de document créé à partir d'un fichier Word, cliquer Visualiser, puis sélectionner un format d'affichage (WORD, HTML, PDF). Le bouton Visualiser n'est pas disponible s'il s'agit d'un modèle de document interne.

Note : Si le fichier Word contient des images, celles-ci ne seront pas visibles si vous choisissez le format HTML. Si le fichier Word comprend des images, par exemple pour créer un en-tête, assurez-vous d'utiliser le format WORD ou PDF.

8.Cliquer Enregistrer pour sauvegarder le document.

9.De retour dans le recrutement, cliquer Enregistrer pour le sauvegarder.

L'envoi de documents fusionnés aux candidats et responsables de dossier peut être automatisé en définissant des tâches de type « Evénement de l'employé » à l'aide de l'Assistant personnel. Seuls les modèles Recrutement - Candidat sont disponibles.