Gérer les questionnaire envoyés aux candidats dans un recrutement

1.Ouvrir le recrutement de votre choix.

Résultat : La liste des candidats potentiels et à l'étude est affichée dans la fenêtre flottante Candidats évalués.

2.Cocher le ou les candidats auxquels le questionnaire sera envoyé, puis cliquer Créer questionnaire.

Résultat : Une nouvelle fenêtre s'affiche à l'écran.

3.Préciser les modalités d'envoi du questionnaire.

Champ

Description

Date *

Saisir la date et l'heure d'envoi du questionnaire.

Questionnaire *

Sélectionner le questionnaire à envoyer.

Le système affiche uniquement les questionnaires :

•pouvant être visualisés en fonction du niveau de structure administrative précisé dans le recrutement;

•qui n'ont pas encore été ajoutés dans le recrutement;

•qui ont été rendus disponibles dans le module Recrutement, c'est-à-dire pour lesquels la case Recrutement a été cochée;

•pour lesquels l'utilisateur connecté a un accès (en lecture), tel que défini dans les paramètres de sécurité du questionnaire.

Date de retour

Saisir la date de retour. Cette date s'affiche dans le module My SigmaRH afin d'indiquer aux candidats la date limite à laquelle ils doivent remplir le questionnaire.

Envoyer le questionnaire par courriel

Cocher cette case pour envoyer aux candidats sélectionnés l'adresse électronique du questionnaire à remplir.

Cette case est grisée si le questionnaire sélectionné n'est pas disponible dans My SigmaRH.

Sujet du courriel

Saisir le texte qui doit s'afficher dans le sujet du courriel qui sera envoyé.

Modèle de document utilisé pour le contenu du courriel

Sélectionner le modèle de document qui contient le texte devant figurer dans le courriel envoyé. Ce texte peut comprendre des éléments variables qui réfèrent à des informations figurant dans l'écran.

Seuls les modèles de documents applicables pour l'écran peuvent être sélectionnés.

Courriel de retour

Préciser l’adresse qui sera reportée dans le champ réservé à l’expéditeur dans le courrier électronique envoyé. L'adresse par défaut est celle de l'utilisateur qui est connecté, cependant elle peut être modifiée si vous souhaitez que l'adresse de l'expéditeur soit une adresse « générique » (par exemple RH@societeabc.com).

Cette adresse permet d’éviter les rejets des serveurs de courrier électronique. En effet, certains serveurs rejettent les courriers électroniques si aucun expéditeur ne figure dans le message envoyé, car ils considèrent qu’il peut s’agir de « spam ».

Attention : L’adresse qui est saisie dans ce champ ne correspond pas à l’adresse à laquelle vous recevrez les réponses données au questionnaire. Les réponses aux questionnaires seront visibles dans le suivi de dossier une fois que le salarié aura répondu au questionnaire.

4.Cliquer Enregistrer pour finaliser l'envoi.

Il est possible d'ajouter un questionnaire et d'y répondre immédiatement, par exemple si le responsable du recrutement fait un suivi au téléphone et qu'il veut remplir lui-même le questionnaire immédiatement.

1.Ouvrir le recrutement de votre choix.

Résultat : La liste des candidats potentiels et à l'étude est affichée dans la fenêtre flottante Candidats évalués.

2.Cliquer le candidat pour lequel le questionnaire doit être rempli.

3.Dans la fenêtre Suivi de dossier, cliquer Ajouter, puis choisir Questionnaire.

4.Sélectionner le questionnaire à remplir dans la liste déroulante.

Le système affiche uniquement les questionnaires :

•pouvant être visualisés en fonction du niveau de structure administrative précisé dans le recrutement;

•qui n'ont pas encore été ajoutés dans le recrutement;

•qui ont été rendus disponibles dans le module Recrutement, c'est-à-dire pour lesquels la case Recrutement a été cochée;

•pour lesquels l'utilisateur connecté a un accès (en lecture), tel que défini dans les paramètres de sécurité du questionnaire.

Résultat : Le questionnaire s'affiche à l'écran pour que le responsable saisisse immédiatement les réponses.

•Si un critère d’évaluation a été entré pour une question, celui-ci est visible en entier.

•Si aucun critère d'évaluation n'a été entré pour une question dans un questionnaire, le champ Critères d'évaluation n'est pas visible.

5.Répondre aux questions du questionnaire, puis le sauvegarder en cliquant Enregistrer.

Résultat : Le système revient à l'écran principal du recrutement où le questionnaire est listé dans la fenêtre flottante Suivi de dossier avec le total des notes obtenues.

Vous pouvez clôturer tous les questionnaires ajoutés pour les employés/candidats ajoutés dans un recrutement.

Note : Une fois qu'un questionnaire est clôturé, les employés ou candidats ne peuvent plus modifier leurs réponses depuis My SigmaRH et les gestionnaires ne peuvent plus modifier les réponses dans le questionnaire ajouté en suivi de dossier. Si les réponses doivent être modifiées, un gestionnaire doit annuler la clôture.

Attention : Le bouton Clôturer les questionnaires peut uniquement être utilisé par les utilisateurs qui ont accès en Lecture et Écriture à l'instance Clôturer les évaluations des candidats (Candidats évalués).

1.Ouvrir le recrutement de votre choix.

Résultat : La liste des candidats potentiels et à l'étude est affichée dans la fenêtre flottante Candidats évalués.

2.Cocher la case du ou des employés/candidats pour lesquels les questionnaires doivent être clôturés.

3.Cliquer Clôturer les questionnaire.

Vous pouvez clôturer un ou plusieurs des questionnaires ajoutés pour les employés/candidats ajoutés dans un recrutement.

Note : Une fois qu'un questionnaire est clôturé, les employés ou candidats ne peuvent plus modifier leurs réponses depuis My SigmaRH et les gestionnaires ne peuvent plus modifier les réponses dans le questionnaire ajouté en suivi de dossier. Si les réponses doivent être modifiées, un gestionnaire doit annuler la clôture.

Attention : Le bouton Clôturer les questionnaires peut uniquement être utilisé par les utilisateurs qui ont accès en Lecture et Écriture à l'instance Clôturer les évaluations des candidats (Candidats évalués).

1.Ouvrir le recrutement de votre choix.

Résultat : La liste des candidats potentiels et à l'étude est affichée dans la fenêtre flottante Candidats évalués.

2.Cliquer l'employé/candidat pour lequel le ou les questionnaires doivent être clôturés.

3.Dans la fenêtre Suivi de dossier, cocher le ou les questionnaires qui doivent être clôturés.

4.Cliquer Clôturer les questionnaire.

Vous pouvez annuler la clôture d'un questionnaire, par exemple si les réponses doivent être modifiées.

Note : Une fois que les réponses ont été modifiées, il est préférable de clôturer de nouveau le questionnaire.

Attention : Le bouton Annuler la clôture peut uniquement être utilisé par les utilisateurs qui ont accès en Lecture et Écriture à l'instance Annuler la clôture du questionnaire (Candidats évalués).

1.Ouvrir le recrutement de votre choix.

Résultat : La liste des candidats potentiels et à l'étude est affichée dans la fenêtre flottante Candidats évalués.

2.Cliquer l'employé pour lequel la clôture d'un questionnaire doit être annulée.

3.Dans la fenêtre Suivi de dossier, accéder au questionnaire.

4.Cliquer Annuler la clôture.

Vous pouvez imprimer les réponses à tous les questionnaires remplis par les employés/candidats ajoutés à un recrutement.

1.Ouvrir le recrutement de votre choix.

Résultat : La liste des candidats potentiels et à l'étude est affichée dans la fenêtre flottante Candidats évalués.

2.Cocher la case du ou des employés/candidats pour lesquels les réponses aux questionnaires doivent être imprimées.

3.Cliquer Imprimer les questionnaires.